Aanbesteden op 3 A4: minder pagina’s, meer resultaat
Veel organisaties zijn gewend om aanbestedingen te beschrijven op vele pagina’s. Een groeiende groep aanbestedende diensten bewijst dat het anders kan. Zij besteden aan op ongeveer 3 A4’tjes. En dat heeft allerlei voordelen. Zo verlaag je de drempel voor kleinere ondernemingen om deel te nemen en focus je meer op het doel van de aanbesteding. Ontdek de voordelen van Uitgangspunt 3 A4.
Wat is aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4?
Aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4 is bedoeld om de administratieve lasten bij (Europese) aanbestedingen te verminderen. Het idee is om aanbestedingen niet langer te beschrijven op vele pagina’s en te voorzien van stapels bijlagen. De focus komt meer te liggen op de bedoeling van de opdracht. Juist door de essentie in begrijpelijke taal te beschrijven op ongeveer 3 A4’tjes. Hierdoor maak je aanbestedingen ook voor kleinere ondernemingen toegankelijk.
Wat zijn de voordelen?
Er zijn genoeg redenen om aan te besteden met Uitgangspunt 3 A4:
- Het vermindert de administratieve lasten, zowel voor u als opdrachtgever als voor inschrijvers, en het past bij een LEAN-werkproces.
- Het verlaagt de drempel voor kleinere (regionale) ondernemingen om deel te nemen aan een aanbesteding. Dat kan leiden tot meer en betere inschrijvingen.
- Het verlegt de focus van procesbeschrijving naar doel van de aanbesteding.
- Het bevordert een betere match tussen vraag en aanbod.
Hoe past u Uitgangspunt 3 A4 toe?
Met Uitgangspunt 3 A4 keert u als aanbestedende dienst terug tot de kern van aanbesteden. U beschrijft wat voor organisatie u bent en welk product of dienst u wilt hebben. U geeft aan wat u daarin belangrijk vindt en wat u bereid bent te betalen. Dat doet u op ongeveer 3 A4. Enkele tips:
- Schrijf helder en toegankelijk.
- Ga na wat u kunt doen om het proces te vereenvoudigen en de inhoud zo beknopt mogelijk te houden.
- Kijk kritisch naar de inhoud en schrap wat niet per se noodzakelijk is.
- Zet niet alle informatie in bijlagen, want daarmee creëer je alsnog een aanbesteding van tientallen pagina’s. Denk er bijvoorbeeld aan om infographics of animaties te gebruiken.
Vervolgens vraagt u offertes aan leveranciers die u objectief, transparant en non-discriminatoir beoordeelt.
Interesse in deze aanpak? Bekijk en deel het onderstaande animatiefilmpje.
- MPEG4 Video | MP4 | 89.7 MB
- Material Exchange Format Video | MXF | 1.5 GB
- WebM Video | WEBM | 4.5 MB
- MPEG4 Web HD Video | MP4 | 27.2 MB
- Audiospoor Audio | MP3 | 1.6 MB
- Onderschrift bestandOnderschrift | SRT | 2.2 kB
- Onderschrift bestandOnderschrift | VTT | 2.0 kB
- Onderschrift bestandOnderschrift | TXT | 1.8 kB
Voor welke aanbesteding is Uitgangspunt 3 A4 geschikt?
Aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4 is een aantrekkelijke werkwijze voor aanbestedingen met een kleinere opdrachtwaarde. Het is ook kansrijk als u denkt dat onder de potentiële inschrijvers vooral kleinere ondernemingen zitten. Of als u op zoek bent naar onbekende aanbieders. Voorwaarde is dat u de opdracht goed functioneel kunt beschrijven en dat u de tijd kunt nemen om de aanbesteding op deze nieuwe manier te organiseren.
Benieuwd of uw aanbesteding Uitgangspunt 3 A4 geschikt is? Bekijk het overwegingsschema voor aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4.
Leer van andere organisaties met Uitgangspunt 3 A4
Uitgangspunt 3 A4 is geïntroduceerd door de Rijks Inkoop Samenwerking (RIS voorheen HIS) die onder meer inkoopt voor 6 ministeries. Universiteit Utrecht volgde snel dit voorbeeld, maar bijvoorbeeld ook de gemeente Den Haag en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Samen vormen ze de Beweging #Uitgangspunt3A4, die deze manier van aanbesteden verder wil verspreiden.
Meer weten?
Het programma Beter Aanbesteden ziet de voordelen van Uitgangspunt 3 A4 en draagt bij aan de verspreiding van deze methodiek, onder meer met informatie en het overwegingsschema. Neem contact op met een van de regiomanagers van het programma Beter Aanbesteden.