Stappenplan voor prestatieprikkels

In de eerste stap stelt u de doelen, wensen en eisen vast van uw inkoopbehoefte. Van de wensen en doelen bepaalt u of u deze wilt stimuleren door middel van prestatieprikkels. Bij het definiëren van de wensen en doelen kunnen tegenstrijdige belangen een uitdaging zijn. Denk hierbij aan de verschillende belangen en behoeftes binnen inkoopsamenwerkingen. Als u uw wensen en doelen heeft vastgesteld, toets dan periodiek of de wensen en doelen nog steeds de beoogde wensen en doelen zijn voor uw organisatie. Maak hiervoor afspraken en leg deze vast.

In plaats van een prestatieprikkel kunt u wensen ook in uw aanbesteding meenemen als Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding (BPKV) criterium. Wensen opnemen als BPKV criterium heeft de voorkeur boven een prestatieprikkel als u bij gunning veel zekerheid wilt hebben over de mate waarin uw wensen invulling krijgen. De onderstaande stappen zijn voor zowel BPKV-criteria als prestatieprikkels toepasbaar.

Om invulling te geven aan de te belonen of te sanctioneren prestaties is in de eerste plaats inzicht nodig in de markt, de individuele ondernemers en de interne klant. Om marktinzicht te krijgen, kunt u vragen stellen zoals:

• Wat bepaalt in deze markt de kosten?
• Wat vinden ondernemers belangrijk?
• Wat beïnvloedt de prestatie en heeft de markt hier wel of geen invloed in?
• Hoe belangrijk bent u als klant?
• Gaat het om een innovatieve oplossing?
• Wie zijn de marktpartijen en hoeveel zijn er?
• Is het een competitieve markt?

Antwoorden op deze vragen kunt u verkrijgen door marktconsultaties uit te voeren of door onderzoek te doen naar de ervaringen van andere aanbestedende diensten. Ook kunt u ondernemers vragen een innovatieplan op te stellen waarin zij aangegeven op welke terreinen ze willen innoveren en wat hiervoor noodzakelijk is. Met dit plan krijgt u inzicht in de belangrijkste drijfveren van deze ondernemers. Geef ondernemers wel altijd individueel terugkoppeling op hun innovatieplan en zorg ervoor dat voor u interessante verbeteringen lonend zijn in een toekomstige aanbesteding door hiervoor onderscheidende BPKV-criteria op te nemen of voor dit type innovatie ruimte te laten in het bestek door functioneel te specificeren.

Om meer inzicht te verkrijgen in uw interne klant, stelt u vragen als:

• Wat vindt de interne klant belangrijk?
• Wat levert (meer)waarde op?
• Welke risico's ervaart de interne klant?
• Welke aanvullende (beleids)doelen wil de interne organisatie met een inkooptraject bereiken?
• Wat zijn de ervaringen met eerdere gelijksoortige inkooptrajecten, met name vanuit het contractmanagement gezien?

Het bespreken van deze onderwerpen voorafgaand aan het aanbestedingsproces helpt u om scherp te krijgen wat voor deze aanbesteding echt belangrijk is. Dit draagt niet alleen bij aan de kwaliteit van de prestatieprikkels, maar draagt ook bij aan de algehele kwaliteit van de uitvraag.

Heeft u vastgesteld welke prestaties u wilt belonen of sanctioneren toets dan altijd de geschiktheid van de prestatieprikkel, bijvoorbeeld in een marktconsultatie. Dit is van belang omdat prestatieprikkels soms een dempend effect hebben op het te verwachten inkoopresultaat. Ondernemers maken dan een keuze voor welke prikkel ze gaan waardoor zij mogelijk minder risico durven te nemen. Toets ook of de prestatieprikkel objectief meetbaar is om discussies in de contractsfase te voorkomen. Ten slotte is het belangrijk dat de prestatieprikkel ook daadwerkelijk uitvoerbaar is voor de markt. Een prikkel die niet realiseerbaar is, leidt namelijk alleen maar tot frustraties bij zowel de opdrachtnemer als de opdrachtgever.

Heeft u de prestatieprikkel getoetst, dan is het noodzakelijk deze ook in uw bestek en/of in de (concept) overeenkomst te borgen. Leg daarom eenduidige definities en eisen vast in uw bestek waaraan u de prestatieprikkel koppelt. Neem ook in het bestek op wie van de partijen verantwoordelijk is voor het effectueren van de prikkel, welke bewijsmiddelen hiervoor noodzakelijk zijn en welke personen op welke wijze toezicht houden op de te leveren en geleverde prestaties. Zorg ten slotte bij malussen voor een duidelijk aanpak hoe om te gaan met overmacht. Leg dit in de (concept) overeenkomst en/of uw algemene inkoopvoorwaarden vast.

Bonussen, malussen en boetes zijn alle drie relatief eenvoudig toe te passen prikkels. Wilt u ondernemers stimuleren meerwaarde te leveren gedurende de looptijd van het contract, dan kunt u beter voor een beloning kiezen. U dient dan wel een bedrag te reserveren voor de uit te keren bonus en de waarde daarvan mee te nemen in de raming van de opdrachtwaarde. Ziet u de prestatieprikkel meer als stok achter de deur, dan kunt u wellicht net zo goed kiezen voor een malus of boete. Malussen en boetes kunnen de relatie in ernstige mate verstoren, waardoor een goede uitvoering van de overige onderdelen van de opdracht in het geding komt. Dit zou zelfs kunnen leiden tot het ontbinden van de overeenkomst.

Bepaal het gewenste gedrag van de opdrachtnemer en hiermee het verloop van de prikkel. Wilt u dat de opdrachtnemer zich net iets extra inspant dan vereist, laat dan de bonus bij een minimale verbetering sterk oplopen. Wilt u dat de opdrachtnemer zich extra inspant net voor het maximum, laat dan de bonus net voor dit punt sterk stijgen. Deze laatste variant kan aantrekkelijk klinken omdat u zo een extra stimulans bij de opdrachtnemer neerlegt om echt het onderste uit de kan te halen. Echter de variant  kan ook tot extra discussie leiden als de opdrachtnemer snel het maximum bereikt. U geeft immers bij een sterk stijgende bonus het signaal af dat nog beter u nog meer waard is. Uiteraard geldt bij prestatieprikkel op een eis dat u de bonus uitkeert of de malus int indien de opdrachtnemer voldoet of niet voldoet aan de gestelde eis. Heeft u per onderdeel het verloop van de prestatieprikkel bepaald. Schets deze dan en beschrijf deze in een of meerdere wiskundige formules. Deze beschrijving en wiskundige formule neemt u in uw bestek.

Overweeg ook bij malussen en boetes een (periodiek) maximum in te stellen. Zo voorkomt u dat opdrachtnemers disproportioneel hoge malussen en boetes moeten  betalen met het risico op juridische procedures en/of een faillissement waardoor de uitvoering van de opdracht gevaar loopt. Dit kan er zelfs toe leiden dat u een nieuwe opdracht in de markt zal moeten zetten.

Bonussen kunt u uitkeren aan de opdrachtnemer. Echter mocht er sprake zijn van onderaanneming dan kunt er ook voor kiezen de onderaannemer te belonen voor de prestatie. Ook kunt u besluiten juist het bij de opdracht betrokken personeel te belonen. Denk hierbij niet alleen aan financiële beloningen. Uiteraard dient u hierover transparant te zijn en de wijze van uitkering in het contract vast te leggen.

Int u financiële malussen of boetes, leg dan vast welk organisatieonderdeel van uw aanbestedende dienst op welke wijze de malus of boete ontvangt en overweeg ook vast te leggen waaraan u de ontvangen gelden uitgeeft. Opdrachtnemers zullen eerder vrede hebben met een malus of boete indien u de ontvangen gelden terug in de sector brengt via een nieuwe opdracht of gebruikt voor onderzoek dan wel voorlichting aan deze ondernemers.

Prestatieprikkels hebben effect op het (inschrijf)gedrag van ondernemers. Probeer daarom voor publicatie van de opdracht vast te stellen of de prikkel het gedrag verandert en bijdraagt aan het gewenste doel. Zo voorkomt u dat de prestatieprikkel het doel voorbij schiet. Vraag u altijd af of er alternatieve mogelijkheden zijn om hetzelfde doel te bereiken. Stel vragen zoals: Is hetzelfde doel te bereiken door de wens op te nemen als BPKV criterium? Is er een andere contractvorm of aanbestedingsvorm die hetzelfde resultaat oplevert? Wordt hetzelfde doel bereikt door de prikkel weg te laten? Kan ik het beoogde effect niet beter vereisen?

Nadat de opdracht is uitgevoerd evalueert u deze. U kijkt daarbij ook naar het resultaat van de prikkels. Uw bevindingen neemt u mee bij de aanbesteding van gelijksoortige toekomstige opdrachten.