Maak of koopbeslissing

Op deze pagina:
Aanbestedingswet 2012
Strategische en niet-strategische activiteiten
Uitbesteden strategische activiteiten
Zelf uitvoeren van niet-strategische activiteiten
Inzicht in kosten
Afwegingskader en stappenplan

Aanbestedingswet 2012

De Aanbestedingswet 2012 stelt geen randvoorwaarden aan de maak/koopbeslissing zelf. Dit betekent dat een aanbestedende dienst volgens deze wet altijd zelf kan bepalen welke activiteiten zij zelf uitvoert en welke activiteiten zij overlaat aan het bedrijfsleven. Volgens de Europese Commissie is het exclusief aan nationale overheden hoe publieke taken worden gerealiseerd. Autoriteiten behouden de vrijheid de op hen rustende taken van algemeen belang ofwel zelf te verrichten met inzet van eigen middelen ofwel aan externe ondernemingen toe te vertrouwen; alleen in het laatste geval gelden de regels inzake overheidsopdrachten en concessies. In de Aanbestedingswet 2012 zijn uiteraard wel voorwaarden van toepassing voor quasi-inbesteden voor activiteiten die u door publiek-publieke samenwerkingsverbanden laat uitvoeren.

Keuze voor uitbesteden

Door activiteiten uit te besteden kan een aanbestedende dienst profiteren van schaalvoordelen, expertise van bedrijven, lagere uitvoeringslasten en innovatieve oplossingen. Door activiteiten zelf te doen kan een aanbestedende dienst sneller inspelen op veranderende wensen, worden ketenrisico's beperkt en is men minder afhankelijker van externen en hun kwaliteitsbeheersing. Maak deze keuze niet lichthartig, is een activiteit eenmaal uitbesteed dan is het moeilijk deze weer zelf uit te gaan voeren. Zo is de wens van sommige overheden om schoonmaakdiensten, beveiligingsdiensten en scandiensten weer zelf uit te voeren aanleiding voor een intensief maatschappelijk debat. In de wet Markt en Overheid zijn gedragsregels opgenomen waar overheden zich aan moeten houden om concurrentievervalsing met bedrijven te voorkomen.

Strategische en niet-strategische activiteiten

In elke organisatie zijn er strategische en niet-strategische activiteiten die moeten worden uitgevoerd. Strategische activiteiten lenen zich minder voor uitbesteden dan de niet-strategische. Strategische activiteiten worden daarom meestal niet uitbesteed, niet-strategische activiteiten wel. Alle activiteiten, zowel strategische als niet-strategische activiteiten dragen bij aan de publieke taak van een aanbestedende dienst.

Kenmerkend voor strategische activiteiten zijn:

• De mate waarin deze activiteit van invloed is op de publieke dienstverlening.
• De mate waarin specialistisch personeel of materieel noodzakelijk is om deze activiteit uit te voeren gecombineerd met de beschikbaarheid van dit personeel of materieel.
• De mate waarin deze activiteit behoort tot de kerncompetenties van de aanbestedende dienst en/of de aanbestedende dienst bij wet verplicht is deze activiteit zelf uit te voeren.

De omvang of de kosten van een bepaalde activiteit zijn geen kenmerken voor een strategische activiteit. Zo kunnen activiteiten die een groot beslag doen op uw budget toch niet-strategische activiteiten zijn en visa versa.

Is een activiteit bestempeld als strategisch, dan kunt u onderzoeken of deze strategische activiteit kunt opknippen in strategische en niet-strategische deelactiviteiten. Van de niet-strategische deelactiviteiten kan besloten worden om ook deze niet zelf te doen.

Uitbesteden strategische activiteiten

Ook wanneer een strategische activiteit behoort tot de kerncompetenties, kan besloten worden deze (deels) uit te besteden. De volgende overwegingen kunt u gebruiken bij uw keuze. Verdeel (deel)activiteiten op in kern- en niet-kerncompetenties en stel de complexiteit van deze activiteiten vast: standaard of uniek. Richt op basis hiervan vier kwadranten in. Voor de activiteiten in elk van deze vier kwadranten kunt u een specifieke strategie volgen.

Kwadrant 1: niet-kern – uniek

Activiteiten in dit kwadrant vragen om bijzondere aandacht, maar hebben een beperkte relatie met de publieke opgaven van een aanbestedende dienst. Er zijn kansen voor overheden om gebruik te maken van de unieke gespecialiseerde kennis van het bedrijfsleven.

Kwadrant 2: kern – uniek

Activiteiten in dit kwadrant zijn uniek en vragen om zeer gespecialiseerde kennis. Het bedrijfsleven kan moeite hebben de gevraagde kwaliteit op consistente wijze te leveren. Het zelf uitvoeren van deze activiteiten kan de kwaliteit verhogen (meer expertise in huis dan in de markt) en de risico's beperken. In de regel voert u deze activiteiten zelf uit, echter er kan ook besloten worden deze activiteit uit te besteden aan innovatieve bedrijven. Beslissing om deze activiteiten uit te besteden wordt meestal gemaakt op basis van een kosten/baten analyse.

Kwadrant 3: niet kern – standaard

Activiteiten in dit kwadrant zijn makkelijk te standaardiseren en beschikbaar van een relatief groot aantal bedrijven. In de regel is het bedrijfsleven beter in staat deze activiteiten uit te voeren dan de overheid zelf.

Kwadrant 4: kern - standaard

Activiteiten in dit kwadrant staan centraal tot de publieke taak en het publieke imago van een aanbestedende dienst. Het succesvol uitvoeren van deze activiteiten hebben direct impact op het functioneren van de aanbestedende dienst. Bedrijven kunnen in staat zijn deze activiteiten beter uit te voeren. Deze beslissing wordt meestal gemaakt op basis van een kosten/baten analyse.

Zelf uitvoeren van niet-strategische activiteiten

Hieronder staan criteria die u kunt gebruiken bij de beslissing om niet-strategische activiteiten wel of niet uit te besteden. Deze lijst met criteria is niet limitatief.

Argumenten tegen uitbesteden:

• Het is goedkoper om het zelf te doen.
• Integratie met andere activiteiten maakt zelf doen effectiever, efficiënter.
• Er moet continue kunnen worden ingespeeld op veranderende behoeftes.
• De continuïteit en de kwaliteit worden geborgd.
• Het vertrouwelijk karakter maakt zelf doen noodzakelijk.
• In de markt zijn weinig (betrouwbare) leveranciers actief.
• De markt kent een aanzienlijk leveringsrisico.
• Ethische overwegingen.
• Er is een aanzienlijk risico op het hold-up probleem, risico dat leveranciers de belangen van de aanbestedende dienst uitbuiten voor eigen gewin.
• Het is (politiek) wenselijke een stabiele werkomgeving te bieden (in periodes van krimp).

Argumenten voor uitbesteden:

• Bepekte mogelijkheden om het zelf uit te voeren (mensen, resources, faciliteiten).
• Het bedrijfsleven kan het goedkoper.
• Er is slecht een bepekte oplage gewenst.
• De overstapkosten tussen leveranciers zijn laag.
• Het bedrijfsleven heeft specifieke kennis en knowhow.
• Het bedrijfsleven kan beter en makkelijker innoveren.
• Het is (politiek) wenselijke een stabiele werkomgeving te bieden (in periodes van groei).
• Het is wenselijk om niet door één organisatie(onderdeel) de activiteiten te laten uitvoeren.
• Overwegingen met betrekking tot indirecte managementinvloed.

Inzicht in kosten

Voor niet-strategische activiteiten zijn kosten voor zowel het zelf doen als het uitbesteden een belangrijke overweging. Om een goede afweging te maken is in detail zicht op alle kosten noodzakelijk. Zo zal voor beide scenario's, uitbesteden of zelf doen, een complete vergelijking moeten worden opgesteld met niet alleen de directe kosten van beide scenario's maar ook indirecte (maatschappelijke) kosten. Kosten die vaak vergeten worden in een maak/koopbeslissing zijn de logistieke kosten, voorraadkosten, administratieve kosten, en kosten vanwege productieproblemen. Vaak worden ook de levenscycluskosten vergeten.

Afwegingskader en stappenplan

PIANOo heeft een stappenplan en afwegingskader voor een onderbouwde maak/koopbeslissing opgesteld. Het afwegingskader helpt in het doorlopen van de maak/koopbeslissing. Het stappenplan ondersteunt u in de beslissing strategische activiteiten uit te besteden of niet-strategische activiteiten zelf te doen.