Samenwerken begint al in de aanbesteding
Wat samenwerkende partijen zich niet altijd realiseren is dat samenwerking al begint in de aanbesteding. Hier wordt de kiem gelegd voor de samenwerking die u aangaat met elkaar, tot ver nadat de aanbesteding is afgerond en het werk in volle gang is. Het goed inrichten van het aanbestedingsproces is dus een kans om vanaf de start de juiste toon en ritme te vinden in de samenwerking. Beter Aanbesteden geeft tips voor aanbestedende diensten en marktpartijen.
Een aanbesteding lokt niet altijd automatisch bij iedereen het gewenste samenwerkingsgedrag uit. Zo begint een aanbesteding vaak niet heel gelijkwaardig. Een opdrachtgever heeft een opdracht, waar meerdere marktpartijen in geïnteresseerd zijn. Deze partijen halen alles uit de kast om de opdracht binnen te halen. Dat alles ook nog in competitie met elkaar. Dit is niet direct het beste uitgangspunt om een samenwerking te starten.
Ook draait het in een aanbesteding veel om procedures en formaliteiten en gaat het over specificaties en inhoud. Dit daagt niet altijd uit om elkaar op te zoeken en een open gesprek aan te gaan. Laat staan om een goed gesprek te voeren over wat u van elkaar verwacht in de samenwerking.
Meer doen aan samenwerking
U kunt in een aanbesteding meer doen aan de onderlinge samenwerking dan u denkt. Betrokken partijen zijn vaak huiverig. Er bestaat twijfel over: kom ik niet in de problemen als ik teveel informatie geef aan een partij in een gesprek? Of ben ik nog wel objectief genoeg als u in de aanbesteding teveel samen optrekt? Dit zijn terechte zorgen. U moet objectief beoordelen en in elke aanbesteding is het credo: gelijke monniken, gelijke kappen. U moet als aanbestedende dienst marktpartijen gelijk behandelen en als markt gelijk behandeld worden. Een level playing field is een essentiële voorwaarde.
Uitgangspunten en ruimte samenwerking
Er zijn binnen de (juridische) kaders van een aanbesteding allerlei momenten waar ruimte zit voor samenwerking. Zoek die ruimte op! Er zijn een aantal uitgangspunten belangrijk:
- Voorbeeldgedrag
In het contact tussen marktpartijen en aanbestedende diensten laat u bij voorkeur zoveel mogelijk gedrag zien dat strookt met hoe u zou willen samenwerken. Laat bijvoorbeeld als aanbesteder het gedrag zien dat u opschrijft in uw uitvraag. Als u bijvoorbeeld gelijkwaardigheid vraagt in samenwerking, stel u dan tijdens informatiebijeenkomsten of dialogen ook zo op en geef de marktpartij ook ruimte om inbreng te geven of kritische vragen te stellen. Wanneer u als marktpartij zegt dat u proactief mee wilt denken met de aanbesteder, helpt het als u initiatief laat zien en zaken inbrengt. - Begrip voor elkaars positie
Heb in een aanbesteding begrip voor elkaars positie. Begrijp als marktpartij dat aanbesteders zitten met wettelijke kaders en aanbestedingswetgeving waar ze rekening mee moeten houden. Ook moeten zij objectieve criteria formuleren om marktpartijen op te toetsen. Realiseer u als aanbesteder dat marktpartijen bij grote opdrachten tenderteams vrijmaken en op eigen kosten een enorme investering doen om de aanbesteding aan te gaan en de opdracht binnen te halen. Erken dit ook, bijvoorbeeld met een financiële tegemoetkoming of begrip in hoe een marktpartij aan tafel kan zitten en alles zal doen om de opdracht op een goede manier te doorgronden.
Cruciale rol planning
Als de vraag in de markt is gezet, gaat de planning een cruciale rol spelen. Hier ligt voor aanbesteders een kans om goed samenwerkingsgedrag te laten zien. Bijvoorbeeld als het gaat om het bepalen van de planning. Belangrijke aspecten kunnen zijn:
- Voor aanbestedingen gelden wettelijke minimum termijnen.
Dit betekent niet dat u deze dan ook moet hanteren. Denk goed na over het geven van meer ruimte in de tijd als de uitvraag hierom vraagt. Gun marktpartijen de tijd om hun tender goed op te starten. Houdt er bijvoorbeeld rekening mee dat de publicatie van uw aanbesteding op TED 2 dagen duurt nadat u deze hebt opgegeven in Tenderned. Houdt rekening met deze extra 2 dagen in de termijn die u hanteert voor de 1e nota van inlichtingen. - Het omgaan met de deadlines en streefdata.
Als een marktpartij te laat is met het indienen van een inschrijving, dan is een inschrijving ongeldig en ligt de partij eruit. De gewetensvraag is: laten u als aanbestedende dienst zelf ook dit gedrag zien? Het is essentieel om hier voorbeeldgedrag te laten zien als aanbestedende dienst en zelf ook de deadlines serieus neemt.
Stappen vormgeven samenwerking
Er zijn in het aanbestedingsproces allerlei momenten waar ruimte zit om na te denken over hoe u samenwerking een plek kunt geven.
-
Voorfase
Nog voordat u überhaupt begint aan een aanbesteding is het zinvol als u zich als aanbestedende dienst oriënteert op wat de markt te bieden heeft. Doe een verkenning van de markt om te inventariseren welke kennis, expertise en vaardigheden in de markt aanwezig zijn. Dit helpt al om een beeld te schetsen welke partijen mogelijk gaan inschrijven en welke uitvraag past bij wat er aanwezig is in de markt.
-
Opdrachtformulering
Gebruik vervolgens als aanbestedende dienst bij het formuleren van de opdracht de aanwezige kennis uit de markt. Zo is er de mogelijkheid om voordat een vraag op de markt gezet wordt, potentiële marktpartij mee te laten denken over de opdrachtformulering. Dit zorgt voor een betere match tussen opdracht (vraag) en aanbod (competenties en kwaliteiten in de markt).
Maak daarnaast de aanbestedingsleidraad niet complexer dan strikt noodzakelijk en zorg dat het een leesbaar en uitnodigend document is. Laat als aanbestedende dienst eventueel uw leidraad reviewen, bijvoorbeeld door een collega of iemand van een andere organisatie. En doe dit vooral niet alleen op juridische aspecten, maar ook op leesbaarheid en taalgebruik. Als er sprake is van een complexe uitvraag, kan een informatiebijeenkomst na publicatie helpen om wat meer tekst en uitleg te geven bij de opdracht.
Denk na over hoe u de samenwerking met leveranciers onderdeel kan laten zijn van de gunningscriteria. Bijvoorbeeld door in de uitvraag marktpartijen een samenwerkingsplan te laten opstellen of het doen van een interview of samenwerkingsassessment.
-
Nota van Inlichtingen
Een ander belangrijk punt is de wijze waarop u als aanbestedende dienst antwoord geeft op vragen. Een belangrijk moment in de aanbesteding is het stellen van vragen, meestal via een Nota van Inlichtingen. Dit is een kans om de uitvraag scherper te krijgen. Wees als marktpartijen kritisch en constructief in het stellen van vragen. Ga als aanbestedende dienst serieus in op alle vragen. Dit is in de samenwerking een belangrijke kans om te laten zien dat je marktpartijen en hun vragen serieus neemt. Geef bijvoorbeeld niet alleen antwoord in “Ja” of “Nee” of met verwijzingen naar de plaatst in de leidraad waar het antwoord staat. Pas de leidraad aan wanneer blijkt uit gestelde vragen dat het nodig is om deze aan te passen (zoals bijvoorbeeld de planning).
-
Dialoog
Met een samenwerkingsbril op voelt het ook niet altijd goed dat u de Nota van Inlichtingen gebruiken als “laatste kans” om tot uitwisseling te komen over de opdracht. Een constructief gesprek via papier of een portaal is lastig. Als het even kan, communiceer dan niet alleen via papier maar benut de mogelijkheden in het aanbestedingsproces om in gesprek te gaan met elkaar en bepaal welke vorm het beste past. Past een strak geregisseerd interview bij de samenwerking die u wilt uitstralen? Wilt u ruimte nemen om als aanbestedende dienst en marktpartij te laten zien hoe u zou willen samenwerken? En geeft u de marktpartij de ruimte om het initiatief te nemen om met u het gesprek aan te gaan? Er zijn steeds meer voorbeelden van dialogen waar het initiatief bij marktpartijen ligt om een agenda te maken en onderwerpen in te brengen. Door andere vormen te kiezen dan het “klassieke” interview geeft u zowel aanbestedende diensten als marktpartijen ruimte om meer van zichzelf te laten zien.
-
Gunning
Neem als aanbestedende dienst bij gunning de tijd voor een goede, begrijpelijke motivering waarin marktpartijen zich kunnen herkennen. Ook voor partijen die de opdracht niet hebben gekregen. Plan de mogelijkheid voor een evaluatiegesprek over het aanbestedingsproces om wat meer duiding te geven aan de motivering. Gebruik als marktpartij dit evaluatiegesprek om leerervaring te delen en geef feedback op het verloop van het aanbestedingsproces, zodat aanbestedende diensten hiervan kunnen leren.
-
Samen aan de slag
Na gunning gaat u “echt” met elkaar de slag. Gelukkig heeft u als aanbestedende dienst en marktpartij al de nodige ervaring met elkaar opgedaan. Beter Aanbesteden heeft op een rij gezet hoe u dit vorm kunt geven en hoe u als samenwerkingspartners aan de slag kunt gaan.