Proeftuin of pilot inrichten

Een proeftuin kan nuttig zijn als de werkelijke omstandigheden lastig zijn na te bootsen in bijvoorbeeld een laboratoriumomgeving. Een proeftuin kan een straat of gebouw zijn, of een gedeelte van snelweg als testlocatie, maar ook een digitale omgeving. Als overheid richt u zo’n omgeving in en stelt deze onder bepaalde randvoorwaarden open aan ondernemers. Op deze manier faciliteert u de mogelijkheid zodat ondernemers de innovaties in een praktijksituatie kunnen onderzoeken en de effectiviteit kunnen valideren.

Een proeftuin is nuttig als de praktijk moet bewijzen of een oplossing echt werkt. Een proeftuin verkleint bovendien de risico’s voor u als aanbestedende dienst, bijvoorbeeld doordat kinderziektes sneller aan het licht komen. Daarnaast kan een proeftuin waardevol zijn als u wilt verkennen welke verschillende mogelijkheden voor innovatie er zijn.

Door de oplossingen in de proeftuin te monitoren en resultaten te meten, bent u in staat weloverwogen te bepalen wat het beste werkt in uw situatie. De inzichten uit een proeftuin kunt u in toekomstige aanbestedingen gebruiken en zo de ruimte bieden voor de bestudeerde oplossingen.

Stappenplan bij inrichten proeftuin

Een uitgebreide beschrijving van het gehele traject vindt u bij het Stappenplan proeftuin. Het stappenplan gaat in op de kaders, zoals over de scope en het kiezen van een geschikte locatie tot aan de evaluatie van een proeftuin. Uitgangspunt bij het stappenplan is dat u al weet welke doelen u wilt halen en wat de markt in grote lijnen te bieden heeft. Is dat niet zo? Voer dan eerst een behoefte-analyse en een marktverkenning uit.

Looptijd en kosten proeftuin

Een proeftuin heeft veelal een beperkte looptijd. Deze kan variëren van enkele maanden tot meerdere jaren, als de looptijd maar afgebakend is. De looptijd hangt af van de tijd die nodig is om de gewenste informatie te verkrijgen over de haalbaarheid van de innovatie. Gedurende de periode worden oplossingen uitgeprobeerd. Afhankelijk van de opzet van een proeftuin kunnen de kosten snel relatief hoog worden. Vandaar dat het slims is om vooraf te onderzoeken of de proefomgeving de mogelijkheid biedt om verschillende proeven tegelijkertijd uit te voeren.

Vergoeding voor deelnemers proeftuin

U bepaalt zelf of u de deelnemers van de proeftuin een (financiële) vergoeding geeft. Neem in overweging dat bedrijven mogelijk afhaken als ze een grote investering moeten doen in de proeftuin. Denk er ook aan dat een hoge vergoeding als staatsteun gezien kan worden. In principe hoeft dit geen probleem te zijn zolang u zich houd aan de voorwaarden uit artikel 2.33a van de Aanbestedingswet 2012. Bent u van plan om ook een substantiële vergoeding aan te bieden voor de bijbehorende onderzoek en ontwikkeling? Dan valt te overwegen om te kiezen voor pre-commercieel inkopen via SBIR of een aanbestedingsprocedure zoals het innovatiepartnerschap. Voordeel van het innovatiepartnerschap is dat u de oplossingen na het beproeven ook direct kunt afnemen zonder dat een opvolgende aanbesteding nodig is. Dit is niet mogelijk in een proeftuin of SBIR.

Procedure proeftuin

U bepaalt zelf welke spelregels gelden bij het verloop van de proeftuin. Naast het Stappenplan proeftuin kan het ook handig zijn om ter inspiratie naar de procedure van de prijsvraag te kijken. Wilt u, nadat het valideren van de oplossingen is afgerond, vervolgens overgaan tot inkoop van het ontwikkelde resultaat? Dan moet u normaal gesproken een opvolgende aanbestedingsprocedure beginnen. Een mededingingsprocedure met onderhandeling lijkt veelal voor de hand te liggen.

Verschil pilot en proeftuin

U kunt ook kiezen voor een pilot, dit is een alternatief voor een proeftuin. Het verschil is dat u bij een pilot een bepaalde oplossing in kleine oplage koopt en daarna test of deze voldoet aan uw wensen. Bijvoorbeeld als u overweegt over te stappen op energiezuinige verlichting. U richt hiervoor dan een ruimte in en beoordeelt de prestaties, voordat u alle verlichting vervangt. Een ander (minimaal) onderscheid is dat bij een pilot de opdrachtgever doorgaans één of enkele oplossingen wil testen, terwijl bij een proeftuin een omgeving/locatie wordt opengesteld aan veelal meerdere innovatieve oplossingen van verschillende aanbieders om in werkelijke omstandigheden te oefenen en onderzoeken.