Aan de slag als samenwerkingspartners
De aanbestedende dienst en marktpartijen hebben elkaar na een intensieve aanbestedingsperiode als samenwerkingspartner gevonden. Zaak is om dit met z’n allen een vliegende start en goed vervolg te geven. U gaat nu immers écht samen aan het werk. En dat is nog niet zo eenvoudig, zo blijkt uit de praktijk. Beter Aanbesteden geeft tips voor aanbestedende diensten en marktpartijen.
Inzichten uit de theorie en praktijk van samenwerking geven houvast, in de vorm van een aantal condities die de kans op succes groter maken. Het is goed eerst een aantal uitgangspunten te benoemen, die in elke samenwerking aan de orde zijn. En dus ook in de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Benoemen uitgangspunten
Begin de samenwerking met het benoemen van uitgangspunten:
Doel samenwerking
Samenwerking is nooit een doel op zich: u doet het omdat u als samenwerkend team van opdrachtgever en opdrachtnemer iets wilt bereiken. Wat de samenwerking moet opleveren, verschilt. Of het nu gaat om een groot infra project of een schoonmaakcontact. Uiteindelijk is de opgave altijd leidend in waarom en hoe u wilt samenwerken.
Spraakverwarring
In iedere samenwerking kijken partijen door hun eigen bril naar de werkelijkheid. Iedereen brengt eigen leerervaringen mee en komt ook uit een andere organisatie met een eigen traditie, werkwijze, cultuur en zowel goede als minder goede ervaringen met samenwerken. Dit kleurt hoe samenwerkingspartners kijken naar het beoogde resultaat van een samenwerking. U bent vaak geneigd ervanuit te gaan dat u hetzelfde denkt over hoe goed samenwerken eruit ziet. Alleen leert de praktijk dat u hier vaak verschillende beelden over heeft die bepalen hoe u dit in de dagelijkse praktijk doet.
Tip:
Voer bij de start van de samenwerking een gesprek over wat u verstaat onder goede samenwerking en hoe u de komende periode de samenwerking voor u ziet.
Samenwerking is gedoe
Samenwerking brengt eigenlijk altijd wel gedoe met zich mee. De partners hebben een loyaliteit naar hun samenwerking, maar ook naar de achterban en moederorganisaties met ieder hun eigen belangen en verwachtingen. Dit kan op gespannen voet staan met datgene wat u samen wilt bereiken. Ook kan het snel uitdagend worden als u verschil van inzicht heeft, als belangen gaan botsen of u tegengestelde kanten op wilt. De uitdaging is om gedoe te voorkomen, maar wees voorbereid, want gedoe komt er sowieso!
Tip:
Ga er van uit dat er gedoe komt en ga bij aanvang van de samenwerking al gezamenlijk nadenken over hoe u hier met elkaar mee wilt omgaan als gedoe zich voordoet.
Samenwerking niet even erbij doen
Het beeld bestaat dat samenwerking vooral bestaat uit het goedhouden van relaties en dat het dus vooral belangrijk is dat u het goed met elkaar kunt vinden. Dit is zeker waar, goede relaties zijn de smeerolie van elke samenwerking. Maar de basis voor een goede samenwerking wordt vooral gelegd in het dagelijkse handwerk van de samenwerking: het maken van afspraken, tijdig bij elkaar brengen van de partners of het maken van een gezamenlijk plan of een gezamenlijke plan. Samenwerking zit in al het dagelijkse werk. U doet het er dus niet even bij of “regelt het even” met een teambuilding sessie. Een goede samenwerking vraagt meer van een team en kunt u niet zien als iets dat los staat van het dagelijkse werk.
Tip:
Leg spelregels en afspraken over hoe u de samenwerking wilt organiseren vast en evalueer periodiek of deze nog levend en werkend zijn.
Geen blauwdruk voor goede samenwerking
Er is geen blauwdruk voor goede samenwerking en als samenwerkingspartners zoekt u naar een vorm die het beste past bij de doelstelling, de omgeving en de organisaties en medewerkers die samen aan de slag gaan. Zo vraagt een bouwteam waarin u samen de uitgangspunten en specificaties bepaald heel wat anders dan een contractvorm waarbij u als opdrachtgever alle eisen technisch specificeert.
Goede samenwerking
U heeft met elkaar uitgangspunten bepaald en weet nu iets meer over samenwerken. Maar waar moet u nu op gaan letten om tot een goede samenwerking te komen? Het Kijkglas op Samenwerking biedt u hiervoor een kapstok. Het model staat stil bij de essentiële kenmerken van samenwerkingsvraagstukken. Vervolgens gaat het in op de condities waaraan u kunt werken om een samenwerking kansrijker te maken. Het model bestaat uit 5 condities voor kansrijke samenwerking: Ambitie, Belangen, Relaties, Organisatie en Proces. Om een de juiste condities te creëren kunt u de volgende stappen nemen.
Stappen creëren juiste condities samenwerking
-
Benoem de gezamenlijke ambitie
Het vertrekpunt van elke samenwerking is wat u als samenwerkende partners samen wilt bereiken: de opgave en het doel van de samenwerking. Voor een goede samenwerking is het essentieel dat de ambitie voor iedereen duidelijk is en dat het deelnemers in de samenwerking inspireert en mobiliseert om met energie en toewijding aan de slag te gaan. Dus een doelstelling door de opdrachtgever geformuleerd in een uitvraag geeft richting, maar is niet vanzelfsprekend voldoende voor een goede samenwerking. Die doelstelling wordt pas een gedeelde ambitie voor een goede samenwerking wanneer opdrachtgever en opdrachtnemer deze hebben doorleefd en tot een gezamenlijke doelstelling hebben ontwikkeld.
Een goede ambitie wordt daarnaast ook gedragen door de achterban van opdrachtgever en opdrachtnemer. In de praktijk kunt u zich vaak hoogover wel vinden in wat u wilt bereiken, maar dat het lastiger wordt zodra u ambities concreet moet maken voor de verschillende rollen en taken in de samenwerking. Denk dus bij een ambitie altijd na wat deze betekent voor alle mensen die een belang hebben in de samenwerking.
Tips bij het creëren van gezamenlijke ambitie:
- Ga met elkaar in gesprek om de doelstelling van de uitvraag om te zetten in een gezamenlijk gedragen ambitie voor uw samenwerking.
- Onderzoek als opdrachtgever en opdrachtnemer met elkaar welke betekenis deze voor uw ambities heeft en hoe belangrijk deze is voor beide partijen.
- Verken met elkaar ook elkaars persoonlijke ambities daarbij; het legt een goede basis voor wederzijds begrip en de duiding van elkaars gedrag in de samenwerking.
-
Heb oog voor elkaars belangen
Elke partner heeft belangen. Vaak worden belangen lastig gevonden, er kleeft iets negatiefs aan. Veel mensen ervaren het als een taboe om hun belang op tafel te leggen en zijn bang als opportunistisch gezien te worden. Belangen zijn helemaal niet erg en iedereen in een samenwerking heeft ze. Waarom zou u immers aan tafel zitten als er voor u geen meerwaarde te behalen valt in waar u samen aan werkt? Verwar belangen niet met eigen gewin, want de meerwaarde komt voor de partners vaak voort uit hun betrokkenheid met een collectieve opgave, ook voor betrokken opdrachtnemers. Zo is het bijvoorbeeld hun belang om eerlijk geld te krijgen voor eerlijk werk.
Voor een goede samenwerking is het belangrijk dat u in de afstemming en besluitvorming oog heeft voor en rekening houdt met de belangen die spelen. Als u hier geen aandacht voor heeft, ontstaan sneller conflicten of bestaat de kans dat u elkaar gaat tegenwerken of afhaakt. Daarom moet u altijd het open gesprek voeren over welke belangen er spelen. Pas als u dit soort zaken open bespreekt, kunt u elkaar helpen om belangen te verwezenlijken.
Tips voor omgaan met belangen:
- Onderzoek elkaars belangen, wees nieuwsgierig naar die belangen en wees open over die van uzelf. Organiseer dat gesprek!
- Wederzijds commitment begint met uw bereidheid om de ander mee te nemen in wat uj belangrijk vindt en wat u bezig houdt, en uw oprechte nieuwsgierigheid naar de belevingswereld van de ander.
- Maak daarbij indien nodig ook gebruik van instrumenten die daarvoor zijn ontwikkeld zoals een halen/brengen werkblad.
-
Besteed aandacht aan goede relaties
Bij samenwerking gaat het ook om persoonlijke relaties, goede verhoudingen en de werksfeer. Zoals gezegd zijn goede persoonlijke betrekkingen de smeerolie van de samenwerking. Elke samenwerking is een samenspel van mensen die al dan niet iets moeten of willen met elkaar. In een goede samenwerking heeft aandacht voor de juiste samenstelling van het team. En voor het bouwen van een goed team is het goed om elkaars achtergronden, ervaringen en werkstijlen te leren kennen. Bijvoorbeeld om te weten hoe iemand reageert bij onzekerheid, stress of druk.
Realiseer u daarbij dat er in een samenwerking niet zomaar en ineens vertrouwen ontstaat. Houd rekening met waakzaamheid bij uzelf en uw partners. De uitdaging is om die waakzaamheid om te zetten naar vertrouwen door met elkaar aan het werk te gaan en daarbij betrouwbaar te zijn, oprecht geïnteresseerd te zijn in elkaar en elkaar tijdig en volledig te informeren. U moet eraan werken door samen ervaringen op te doen, samen problemen op te lossen, samen gedoe te overwinnen en zorgen te delen. Goede teams besteden daarnaast ook aandacht aan het samen vieren van (deel)successen en plezier te maken, naast al het werk dat gedaan moet worden.
Verwar goede relaties niet met elkaar altijd aardig te willen vinden. Soms is het voor een goede relatie ook goed om te botsen of zakelijk duidelijk naar elkaar te zijn. Teams waar het altijd gezellig is, zijn niet persé de beste voorbeelden van samenwerking.
Tips voor goede relaties in samenwerking:
- Leer elkaar zo snel mogelijk kennen: persoonlijk en professioneel. Bijvoorbeeld door elkaar te bevragen op wat u uit de samenwerking wil halen of welke ervaring u meeneemt uit een eerdere samenwerking.
- U hoeft geen vrienden te worden maar moet elkaars gedrag wel gaan begrijpen.
- Maak met elkaar afspraken over wat u wilt doen bij een verschil van inzicht of conflict. Bijvoorbeeld hoe u elkaar aanspreekt of wanneer u wilt escaleren als u er écht niet uit komt.
-
Organiseer de samenwerking goed en professioneel
Elke samenwerking moet u goed en professioneel organiseren. De inrichting van de organisatie moet houvast geven voor alle deelnemers, dus een heldere rol- en taakverdeling, duidelijkheid over de besluitvorming en heldere afspraken en spelregels over hoe u als partners werkt. Het contact dat opdrachtgever en opdrachtnemer sluiten speelt hierbij een duidelijke rol, maar doorslaggevend is hoe u als partners invulling geeft aan dat contract, in de geest van dat contract. U kunt als team dus ook samen besluiten hier vanaf te wijken of iets anders te doen. Het gesprek hierover is essentieel.
Tips voor het goed organiseren van een samenwerking:
- Teken de gezamenlijke organisatie eens uit, en doorloop samen eens een aantal verwachte situaties en spanningen, om te toetsen of de juiste organisatievorm is bedacht om met deze spanningen om te gaan.
- Wees erop bedacht dat het niet alleen gaat om de formele structuren, maar ook om een aantal gezamenlijk kernwaarden en daarbij passende spelregels voor samenwerking. Probeer die spelregels met elkaar te benoemen.
- Denk na over hoe u de achterban op een goede manier aangehaakt houdt bij de samenwerking.
- Maak de organisatie niet complexer dan strikt noodzakelijk in het licht van wat u samen wilt bereiken. Voorkom complexe structuren die u uiteindelijk in de weg gaan zitten.
-
Maak het gezamenlijk proces helder
Elk opdrachtgever-opdrachtnemer relatie kent een redelijk vast verloop qua proces, van de aanbesteding en de start van de samenwerking tot en met de oplevering. Hoe u samen vorm geeft aan de verschillende stappen in het samenwerkingsproces is toch steeds weer anders. Daarom is het belangrijk dat u met elkaar doorleeft wat in het samenwerkingsproces de mijlpalen en kritieke momenten zijn en wat dit betekent voor de samenwerking in de verschillende stappen die u samen zet in het proces. Gedurende het samenwerkingsproces weet u als team in welke fase u welke prioriteiten moet stellen en is duidelijk voor iedereen welke afwegingen er worden gemaakt in termen van geld, de planning en wat u wanneer samen bereikt willen hebben (bijv. mijlpalen). Als dit niet helemaal duidelijk is, worden deelnemers onzeker en haken ze eventueel af.
Advies is om uw samenwerking terugkerend onderwerp van gesprek te maken. Ook als het goed gaat. In een goede samenwerking is er blijvende aandacht voor samenwerking en heeft u zo nu en dan het gesprek over hoe het gaat in de samenwerking en welke verbeterpunten er zijn voor de volgende stap. Of om vroegtijdig potentieel gedoe op te sporen en bespreekbaar te maken.
Tips voor een goed proces:
- Blijf elkaar ook tijdig en open informeren over zaken die voor de kwaliteit van de samenwerking van belang zijn. Het gaat natuurlijk om inhoud en voortgang, maar de kwaliteit van de samenwerking is daarop van grote invloed. Zet uwe samenwerking op de reguliere agenda van uw overleg.
- Evalueer regelmatig uw onderlinge samenwerking, en maak daarbij indien nodig ook gebruik van instrumenten die daarvoor zijn ontwikkeld zoals een quick scan.
- Schroom niet om bij belangrijke gesprekken (het doorleven van de gedeelde ambitie, de verkenning van elkaars belangen, spanning in de relatie, het bepalen van kernwaarden en spelregels, etc.) een begeleider in te schakelen. Het verhoogt de kwaliteit van het gesprek.