Aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4: beknopt, to the point en in begrijpelijke taal

Praktijkvoorbeeld

Peter Ciere (Coördinerend specialistisch adviseur bedrijfsvoering UBR|HIS): “We merken dat de werkwijze aanbesteden met uitgangspunt 3 A4 de samenwerking tussen inkopers en interne opdrachtgevers stimuleert.”

Omvangrijk, complex en heel erg procedureel. Zo omschrijft Peter Ciere, Coördinerend specialistisch adviseur bedrijfsvoering UBR|HIS, hoe een Europese aanbesteding veelal wordt vormgegeven. “De gedachtegang hierachter is dat je juridische risico’s zoveel mogelijk wilt uitsluiten. Maar het gevolg is een alsmaar uitdijend document.”

Niet uitnodigend

Geen uitnodigende manier om partijen die niet of nauwelijks ervaring hebben met Europese aanbestedingen te verleiden mee te doen. Ciere: “Dan gaat het met name om de start-ups en het MKB. Voor hen komt zo’n aanbesteding al snel heel ingewikkeld en bureaucratisch over, omdat ze geen ervaring hebben met dit type aanbestedingen en de juridische kennis missen. En het is ook ingewikkeld en bureaucratisch.”

Uitgangspunt 3 A4

Hoog tijd dus voor een andere manier van aanbesteden. Geen 35 kantjes juridische taal, maar een beknopte omschrijving van de belangrijkste elementen van de opdracht en de uitvraag (uitgangspunt 3 A4) in begrijpelijke taal.­ “De kern is dat het aanbestedingsdocument eenvoudiger wordt. En dat je als opdrachtgever en inkoper bewuster omgaat met risico’s, waardoor ook de administratieve last voor inschrijvers minder wordt.”

Universiteit Utrecht

Ondertussen kreeg ook de Universiteit Utrecht weet van het initiatief van de HIS. Eric Faase, Manager Inkoop- en Aanbestedingscentrum bij de Universiteit Utrecht: “Ook voor ons geldt dat onze Europese aanbestedingen vrij groot, complex en juridisch zijn. Dat komt, omdat het template dat we voor deze aanbestedingen hadden continue werd aangepast op basis van de laatste jurisprudentie. Daardoor werd zo’n template steeds groter, complexer en steeds meer juridisch." Een poging om het document eenvoudiger en meer behapbaar te maken, samen met inkopers en juristen bleek weinig succesvol: “We gingen van 35 naar 34 kantjes. Schrappen lukte dus niet, dus zijn we terug naar de basis gegaan: wat willen we en hoe kunnen we dat op een goede manier verwoorden richting de leveranciers?”

Hij vervolgt: “Overigens willen we met deze manier van aanbesteden niet alleen het MKB en de start-ups beter bedienen, maar ook de grote nationale partijen die eigenlijk nooit meedoen aan een Europese aanbesteding.”

Drempeltje

Faase: “Met een team ervaren inkopers gingen we aan de slag, als eerste met een Europese aanbesteding voor bloemen. Een waarbij we ons ook wilden richten op lokale leveranciers. Van tevoren hebben we wel even de opdrachtgever en juridische zaken geïnformeerd dat we dit experiment wilden gaan doen. De opdrachtgever was gecharmeerd en vond het een goed idee. Voor onze juristen was het even een drempeltje, maar ze begrepen het wel.”

Schrijfcursus

Het team volgde een schrijfcursus om op B1-niveau te kunnen schrijven. Faase: “Uiteindelijk gaat het erom dat je op een vriendelijke toon en op een begrijpelijke manier schrijft, met minder vakjargon. Toen kwam het schrijfwerk en ging een groep schrijvers en een groep schrappers aan de slag om de aanbesteding zo beknopt, to the point en in begrijpelijke taal op papier te zetten.”

Lokale leveranciers voorbereiden

Faase: “De lokale leveranciers hadden we intussen al op de hoogte gesteld dat deze aanbesteding eraan zat te komen. En toen de aanbesteding eenmaal was gepubliceerd, organiseerden we een informatiemiddag waarin we uitleg gaven hoe ze met behulp van een aanbestedingstool de aanbesteding konden indienen. Ook maakten we ze wegwijs in een aantal ingewikkelde documenten waar we niet omheen konden. Daar hebben we overigens ook filmpjes van gemaakt die we later beschikbaar hebben gesteld. ”

Betere samenwerking

De nieuwe manier van aanbesteden heeft zowel de HIS als de Universiteit Utrecht al veel opgeleverd. Ciere: “Allereerst merken we dat deze wijze van aanbesteden de samenwerking tussen inkopers en interne opdrachtgevers stimuleert. Voorheen waren het meer 2 losse eilandjes waarbij de opdrachtgever zich meer bezighield met de opdrachtomschrijving en de inkoper met het juridische gedeelte. Nu gaan ze beter met elkaar in gesprek over hoe ze de opdracht beknopt en begrijpelijk op papier krijgen.”

Toegankelijk, leesbaar en minder bureaucratisch

Ook de aanbestedingsdocumenten zelf zijn volgens Ciere een stuk toegankelijker. “Zeker voor partijen die weinig ervaring hebben met Europese aanbestedingen, omdat de documenten beter leesbaar en minder bureaucratisch zijn.” Faase vult aan: “Je merkt het ook aan de inschrijvingen die je terugkrijgt. Die sluiten beter aan op dat wat wij willen, omdat de leverancier beter uit te voeten kan met dat wat wij aangeven.”

Inschrijvingen blijven komen

Faase vervolgt: “Daarnaast blijven we zelfs in een krappe markt inschrijvingen ontvangen bij aanbestedingen die we volgens het Uitgangspunt 3 A4 hebben vormgegeven. Of dat echt door de nieuwe manier van aanbesteden komt, is moeilijk te bewijzen. Maar het is wel een opvallend gegeven, nu er ook organisaties zijn die momenteel 0 inschrijvingen krijgen op hun aanbestedingen.”

Positieve reacties

Ook de reacties van de leveranciers zijn positief. Marius Verboom van Verheij Integrale groenzorg en Arie van Rijssen van het hoveniersbedrijf Eijkelboom hadden zich allebei ingeschreven voor een aanbesteding van de Universiteit Utrecht voor het groenonderhoud. Verboom: “Deze aanbesteding was aanzienlijk compacter dan de aanbestedingen van de universiteit uit het verleden. De uitvraag was zeer helder omtrent wat er van ons op welk moment en op welke locatie gevraagd werd. Dat maakt het voor ons en voor de opdrachtgever ook makkelijker om alles te monitoren.”

Ook Van Rijssen is positief: “Over de uitvraag zelf heb ik niets dan lof. Er werd gericht gevraagd naar specifieke typen onderhoud, waardoor het duidelijk was wat er van ons werd verwacht. Iets wat je lang niet van alle andere potentiële opdrachtgevers kunt zeggen.”  

Aan de slag?

Het programma Beter Aanbesteden heeft in samenwerking met Universiteit Utrecht en HIS een handig overwegingskader ontwikkeld. Met dit document kunnen aanbestedende diensten eenvoudig onderzoeken of een komende aanbesteding met Uitgangspunt 3 A4 uitgevoerd kan worden. Verder zijn ook de voorbeelddocumenten van de Universiteit Utrecht en UBR|HIS beschikbaar (rechts op de pagina).

Geleerde lessen/tips van Peter Ciere en Eric Faase

• Uitgangspunt 3 A4 is een middel, geen doel op zich. Het gaat vooral om de vraag wat je kunt doen om het proces te vereenvoudigen en de inhoud (de uitvraag en de documenten) zo beknopt mogelijk te houden, niet zozeer dat alles precies op 3 A4 moet passen.
• Verplaats niet alle informatie naar de bijlagen. Dan kom je uiteindelijk nog steeds uit op een aanbestedingsdocument van 30 à 40 pagina’s. Kijk in plaats daarvan kritisch naar de inhoud en schrap wat niet per se noodzakelijk is.  
• Maak ook gebruik van digitale middelen om zaken uit te leggen: infographics, animaties of gesproken tekst.
• Laat je angst los en ga het gewoon doen. Dan ervaar je dat het meevalt en dat ook marktpartijen, zoals start-ups, het MKB, maar ook grote nationale partijen, ervoor openstaan om mee te werken.

Meer informatie

Animatiefilm Beter Aanbesteden Uitgangspunt 3 A4