Governance ICT-project

Een veel gebruikte definitie van ICT-governance is: het raamwerk van besluitvorming en verantwoordelijkheid in een organisatie of in een geheel van organisaties zoals een keten of community, om het gewenste resultaat met ICT te realiseren – een beheersstructuur. Het betreft de verantwoordelijkheid van het bestuur (denk aan: de CIO, secretaris-generaal of bestuursraad) en het management. Governance dient niet verward te worden met projectmanagement: governance vindt plaats 'buiten het project'.

De commissie Elias constateerde dat er binnen de (Rijks)overheid te weinig overkoepelend gezag en centrale sturing is om ambities op het gebied van ICT voor elkaar te krijgen. Het ontbreekt volgens de commissie regelmatig aan een goede governance. Governance is echter een noodzakelijke voorwaarde voor de totstandkoming van welke ICT-ambitie dan ook.

Belang heldere besluitvorming

Een juiste inrichting van de besluitvorming en verantwoordelijkheden rondom ICT-projecten bij de overheid is cruciaal voor een goede controle en beheersing van deze projecten. Het voorkomt namelijk dat projecten uit de hand lopen qua budget en looptijd, of dat er een eindproduct wordt opgeleverd dat niet aan de verwachtingen voldoet. Een heldere besluitvormingsstructuur zorgt er voor dat professionals niet alleen met elkaar discussiëren over wat er wel en niet gedaan moet worden, maar zorgt er ook voor dát er belangrijke besluiten worden genomen.

Realisatie goede beheersstructuur

Een goede beheersstructuur bij ICT-projecten: dat de juiste mensen (met name bestuurders en gebruikers) en de juiste informatie op de juiste momenten bij de besluitvorming rondom ICT-projecten worden betrokken, is van groot belang. Een onduidelijke beheersstructuur maakt ICT-projecten stuurloos en vergroot de kans op falen.

Duidelijke verantwoordelijkheidsstructuur

Zorg ervoor dat bij uw ICT-project de verantwoordelijkheidsstructuur en de belegging van taken en rollen duidelijk is. Onderzoek bevestigt helaas dat dit eerder uitzondering is dan de regel bij ICT-projecten. Als onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en welke verwachtingen de betrokkenen van elkaar mogen hebben, is een project in het beste geval inefficiënt. Vaker nog bereikt het zijn doelen niet, omdat een goede belangenafweging niet mogelijk is en niemand grip heeft op het project. Versnipperde verantwoordelijkheid heeft als gevolg dat beslissingen binnen projecten niet of te laat worden genomen met overschrijdingen van het beschikbare geld (en de geplande tijd) als gevolg, plus een resultaat dat mogelijk niet aansluit op wat de gebruikers nodig hebben. De verantwoordelijkheidsstructuur moet duidelijk zijn op zowel het niveau van de uitvoering als op het politieke en bestuurlijke niveau en daartussen. Dit blijkt ook uit Gateway Reviews.

Maak dus aan het begin goede afspraken. Wie kunt u waarop aanspreken? Dat moet vanaf de start van het ICT-project duidelijk zijn. Niet alleen op papier, maar ook in werkelijkheid bij de betreffende personen. Dit wordt nog belangrijker als een ICT-project bestuurlijk niet in één hand ligt of er anderszins meerdere partijen bij betrokken zijn. Het helpt ook aanzienlijk als dezelfde afdeling of mensen van het begin tot het einde verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een project.

Projectportfoliomanagement

Portfoliomanagement zorgt voor samenhang tussen ICT-projecten en is daarmee een belangrijk onderdeel van een goede beheersstructuur. Simpeler gezegd: de organisatie houdt overzicht over wat er allemaal is en wat er nog aankomt en kan op basis hiervan besluiten wat prioriteit heeft en wat kan wachten. Portfoliomanagement is een middel om grip te krijgen op projecten. Een CIO, secretaris-generaal of bestuursraad wil en moet het overzicht houden op alle ICT-projecten van zijn eigen organisatie. Het is aan te raden deze personen of organen op meerdere momenten hun oordeel te laten geven over de projecten en de samenhang ertussen.

Sturingsinformatie

Zorg ervoor dat de ICT-beheersstructuur voldoende is ingericht op het verkrijgen van tijdige en betrouwbare sturingsinformatie. De informatie over planning en budget dient steeds duidelijk en compleet te zijn. Het is alleen goed mogelijk om de lopende ICT-projecten te blijven volgen op basis van goede projectgegevens die de projectleiding aanlevert. De directie zal dus continu en structureel de juiste projectgegevens van alle (grote) ICT-projecten moeten verzamelen. Het Rijk kent hiervoor een ICT Dashboard.