Fase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedure met diversiteit en inclusie

Uitsluiten

U kunt uitsluitingsgronden gebruiken om bepaalde ondernemers uit te sluiten van deelname. Bijvoorbeeld als u aan kunt tonen dat deze, voor of tijdens de procedure, verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden. Zo kan uit een rapport van de Nederlandse Arbeidsinspectie, een onherroepelijke rechtelijke beslissing of een schending van de arbeidsomstandigheden wet blijken dat verplichtingen uit internationale verdragen over discriminatie in arbeid en beroep niet zijn nagekomen.

Meer informatie in het generieke inkoopproces, uitsluitingsgronden.

Voorbeeldtekst: uitsluiten bij schending van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht

Elke inschrijver of gegadigde van deelneming aan de procedure wordt uitgesloten van de procedure als deze door een onherroepelijke rechterlijke of administratieve beslissing veroordeeld is voor het overtreden van verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het recht van de Europese Unie, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of van de in bijlage X van richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht.

Selecteren

Minimum geschiktheidseisen en selectiecriteria

Door minimum geschiktheidseisen en selectiecriteria kunt u beoordelen, of een inschrijver geschikt is om diversiteit en inclusie bij uw opdracht mee te nemen.

Door het stellen van geschiktheidseisen bepaalt u aan de hand van relevante referenties, voorbeelden, beleid en/of eerder getroffen maatregelen of een partij in staat is om de opdracht uit te voeren.

Daarnaast kunt u (bij procedures met een selectie- en gunningsfase) ook selectiecriteria opnemen. Inhoudelijk liggen de selectiecriteria in het verlengde van minimum geschiktheidseisen, zoals de mate van ervaring, maar ook het aantal en de kwaliteit van referenties.

Meer informatie in het generieke inkoopproces, opstellen selectiecriteria.

Voorbeeld: selecteren op basis van aantal jaar ervaring

Bij een procedure met nadere selectie wordt slechts een beperkt aantal gegadigden geselecteerd om een inschrijving te doen op een opdracht waar diversiteit en inclusie van belang is. Een minimum geschiktheidseis kan zijn dat een gegadigde minimaal 3 jaar ervaring heeft met diversiteit en inclusie bij (de uitvoering van) opdrachten. Aanvullend op deze minimumgeschiktheidseis kunt u als selectiecriterium opnemen dat er punten worden toegekend aan elk jaar met ervaring. Zo zal een gegadigde met 5 jaar ervaring beter scoren dan een partij met 3 jaar ervaring. U kunt dergelijke eisen en criteria alleen stellen als u heeft onderzocht of de markt hieraan kan voldoen.

Minimum eisen en (sub)gunningscriteria

Als u wilt dat de opdrachtnemer zich op de aanpak van diversiteit en inclusie inhoudelijk kan onderscheiden, kunt u minimum eisen (knock-out) en (sub)gunningscriteria gebruiken. Het Europese Hof van Justitie heeft het gebruik van sociale gunningscriteria uitdrukkelijk toegelaten, mits deze verband houden met het voorwerp van de opdracht.

Bij aanbestedingen kunt u beoordelen in hoeverre inschrijvers voldoen aan een criterium over de inzet, maatregelen, de borging en/of het beoogd resultaat. Bijvoorbeeld door te vragen naar een plan van aanpak over het waarborgen van kansengelijkheid. Inschrijvers die meer waarborgen kunnen bieden, kunnen op basis van dit gunningscriterium een hogere score toebedeeld krijgen.

Om een goede aanpak te ontvangen, is een gerichte uitvraag belangrijk. Benoem hoe de uitvraag aansluit bij uw visie en uitdaging op diversiteit en inclusie. Maak vooraf duidelijk hoe u de plannen zo objectief mogelijk beoordeelt. Zorg ook dat een (diverse) beoordelingscommissie voldoende kennis heeft om de kwaliteit van de inschrijving te kunnen inschatten.

Meer informatie in het generieke inkoopproces, gunningscriteria. 

Voorbeeld: ontwikkelen en uitvoeren van assessments voor het werven van personeel

U kunt uitvragen in welke mate de assessments ontworpen zijn en uitgevoerd worden op een wijze die gelijke kansen garandeert voor alle kandidaten. Als (sub)gunningscriterium kunt u opnemen dat inschrijvers in een plan van aanpak uitschrijven hoe ze deze kansengelijkheid waarborgen. Inschrijvingen die meer invulling geven aan dit criterium, geeft u een hogere score.

Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden

U kunt in de aankondiging van de opdracht of in uw aanbestedingsdocument specifieke voorwaarden stellen aan de uitvoering van de opdracht. Met het indienen van een offerte, gaat de inschrijver hiermee akkoord. De bijzondere uitvoeringsvoorwaarden neemt u als contractsbepalingen op in de overeenkomst met de opdrachtnemer. Neem afspraken over monitoring en evaluatie op in de voorwaarden en onderzoek of de gevraagde inspanning proportioneel is.

Volgens een interpretatieve Mededeling van de Europese Commissie kan de opdrachtnemer onder andere de verplichting opleggen om ‘tijdens de uitvoering van de opdracht maatregelen te nemen ter bevordering van gelijke kansen voor vrouwen en mannen of ter bevordering van de etnische of raciale diversiteit, of in gelijke toegang te voorzien voor gehandicapten’.

Als een opdrachtnemer nog geen maatregelen treft of beleid voert op diversiteit en inclusie, kunt u als voorwaarde stellen dit in het kader van de opdracht wel te gaan doen en hierover te rapporteren. Bijvoorbeeld, voor bedrijven van minimaal 20 medewerkers, door de ondertekening van het Charter Diversiteit of een vergelijkbaar instrument binnen een vastgestelde termijn (denk aan 2 jaar) na de ingangsdatum van de overeenkomst. 

Let op: SER Diversiteit in Bedrijf accepteert momenteel geen nieuwe aanmeldingen voor het Charter Diversiteit. Het is nu dus niet mogelijk om de ondertekening van het Charter als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen in uw aanbesteding. Leveranciers die zich in het kader van lopende opdrachten nog de Charter Diversiteit moeten ondertekenen, kunnen alvast aan de slag met een Plan van Aanpak Charter Diversiteit.

Meer informatie in het generieke inkoopproces, bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.

Praktijkvoorbeeld

Praktijkvoorbeeld van diversiteit en inclusie als subgunningscriterium en het Charter Diversiteit als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde: Diversiteit en inclusie bij selectieprocedure Rijkstrainees.