Projectmanagement ICT-project

Keuze projectvorm

Sommige dienstverleners hebben multidisciplinaire teams samengesteld die op een andere wijze werken dan traditionele ICT bedrijven. Het bedenken van toepassingen gebeurt dan bijvoorbeeld niet meer aan de tekentafel in een waterval projectaanpak/linieair volgordelijk, maar worden volledig agile in dialoog tussen verschillende disciplines tot stand gebracht.

Door de drang naar uitvoeringssnelheid lopen ontwikkeling en beheer steeds meer in elkaar over, en ook cloudcomputing en microservices veroorzaken een ander besef van eigendom en gebruiksrechten. Dit kan ertoe leiden dat de andere vormen van projectmanagement soms beter aansluiten. Anders gezegd: het dient niet vanzelfsprekend te zijn dat (het ontwikkelen van) ICT altijd in de vorm van een (klassiek) project moet worden uitgevoerd.

Risico op meerwerk

Zowel dienstverleners als de overheid zijn regelmatig niet in staat om vooraf exact te specificeren (wat het eindresultaat moet zijn (in een programma van eisen)). Veel voorkomende struikelblokken hierbij zijn:

• de complexiteit en onzekerheden van ICT-opdrachten;
• veel verwevenheid van wensen, ontwerpkeuzes en uitvoeringsproblemen;
• veel stakeholders met hun eigen eisen en wensen;
• niet later kunnen instappen door stakeholders.

Hierdoor ontstaat een groot risico op (veel) meerwerk en dat het zeer lang duurt voordat uiteindelijk het ICT-product klaar is, en daardoor mogelijk het product zelfs al achterhaald is. De juiste vorm van projectmanagement kan dit mogelijk voorkomen.

Agile

Steeds meer ICT-ondernemingen in de wereld gaan over op agile methodieken en gebruiken principes om kortcyclisch te werken, en zo snel mogelijk feedback te verkrijgen door producten snel in de markt te zetten waar gebruikers op kunnen reageren en vervolgens deze continue te verbeteren. Kenmerkend hierbij is een permanent team dat producten of diensten ontwikkelt en steeds verbetert op basis van de feedback en nieuwe inzichten.

• Voordelen - Agile werken betekent dat de opdrachtgever zich minder bezighoudt met 'hoe', maar veel meer met continue bijsturen. Voordeel kan zijn dat er sneller een eerste resultaat is door direct te gaan bouwen en te leveren, en dat door de continue doorontwikkeling en bijsturing, andere stakeholders mogelijk ook later kunnen instappen (hiermee dient wel al bij de inkoop rekening te worden gehouden en transparant over te worden gecommuniceerd). Agile werken kan ook zorgen voor minder kosten bij het (tussentijds) veranderen van projectdoelen en/of projectresultaten, betere planningen en besluitvorming.
• Nadelen - Er zijn echter ook nadelen te benoemen bij agile. Een belangrijk kenmerk van agile is dat het werk wordt opgeknipt in kleine iteraties, in tegenstelling tot het traditionele projectmanagement waar eerst een (uitgebreid) ontwerp wordt gemaakt. Doordat agile met korte iteraties werkt, waarna iedereen weer nadenkt wat de handigste volgende stap is, is de schade van een verkeerde keuze in theorie kleiner. Er zijn wel kosten bij een verandering, maar omdat steeds in stappen het systeem groeit, gaat hoogstens één iteratie verloren. Omdat eerder wordt getest en geleverd, in plaats van aan het einde van het project, worden fouten en verkeerde beslissingen mogelijk eerder opgemerkt.

Echter kan deze werkwijze er ook toe leiden dat niet (genoeg) vooruit is gedacht. Bijvoorbeeld dat na meerdere iteraties blijkt dat de architectuur die stapsgewijs is ontstaan niet voldoet bij de gewenste uitbreiding van functionaliteiten. Andere nadelen die worden genoemd zijn dat agile vooral geschikt lijkt voor niet al te grote projectteams. Mogelijk is het verstandig om bij agile werken ook delen van het project procesmatig(er) aan te pakken.

Invloed op het inkoopproces

De meeste overheidsprojecten worden nog in een klassieke waterval lineair volgordelijk ingezet en daar zijn ook de inkoopprocessen op afgestemd. Mogelijk past de nieuwe vorm van agile werken beter bij uw ICT-project. Agile werken heeft vervolgens invloed op uw inkoopprocessen, immers bedenken en uitvoeren komen veel dichter bij elkaar te liggen dan in het verleden, en het zal veel moeilijker zijn om resultaatsverplichtingen op te nemen in uw aanbestedingsdocumenten. Het is dus raadzaam om te bedenken welke vorm van projectmanagement het beste past bij uw ICT-project en welke gevolgen dit heeft voor uw inkoopproces(sen).