Inkopen van archeologie

Op deze pagina:
Certificaten en Programma van Eisen 
Aanbestedingsregels
Organisatie- en contractvorm
Aanbesteden bureau- en booronderzoek
Aanbesteden proefsleuvenonderzoek
Aanbesteden opgraving
Aanbesteden onderzoek op- en onder water (waterbodems)
Kosten voor de opdrachtgever
Laagste prijs of Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding (BPKV)
Kwaliteitsborging archeologisch project
Inschrijfstaat of bestek

Certificaten en Programma van Eisen

Het uitvoeren van archeologische werkzaamheden in Nederland is voorbehouden aan gespecialiseerde bedrijven en overheidsinstellingen die aan allerlei eisen moeten voldoen en gecertificeerd moeten zijn voor gravende werkzaamheden. Zij hebben een grote routine opgebouwd in het aangaan van contracten voor het uitvoeren van de meest uiteenlopende archeologische opdrachten. Een lijst met certificaathouders archeologie vindt u op de website sikb.nl.

De meeste opdrachtgevers en hun inkopers worden daarentegen maar incidenteel met archeologie geconfronteerd. Vaak is dit vanwege een bouw- of inrichtingsplan, waarvoor op basis van een bestemmingsplan archeologisch (voor)onderzoek dient plaats te vinden. Bij gravend archeologisch onderzoek bepaalt het bevoegd gezag middels een archeologisch Programma van Eisen (KNA protocol 4001) wat voor onderzoek dient te worden uitgevoerd. Een archeologisch Programma van Eisen (PvE) is een officieel document waarin de eisen en voorwaarden worden vastgelegd die het bevoegde gezag stelt aan het geplande onderzoek.

Aanbestedingsregels

Een overheid is overigens vaak zélf bevoegd gezag én opdrachtgever. Is het een overheid die archeologische werkzaamheden moet laten uitvoeren, dan zijn op de aanbesteding van zo’n overheidsopdracht – afhankelijk van de waarde van de opdracht  - zowel het Europese aanbestedingsrecht en de bijbehorende richtlijnen, als de relevante nationale wet- en regelgeving van toepassing. Voorts heeft een overheid of een ontwikkelaar meestal zijn eigen interne regels voor aanbestedingen als het gaat om procedure, drempelbedragen, inkoopvoorwaarden en openbaarheid, die natuurlijk ook voor archeologische opdrachten gelden. Indien een gemeente beschikt over een eigen uitvoerende organisatie voor archeologie, dan kunnen bij de aanbesteding van een opdracht andere regels gelden. Deze regels zijn beschreven in  het gemeentelijke inkoopbeleid.

Organisatie- en contractvorm

Er zijn verschillende organisatie- en contractvormen denkbaar.

Traditionele contractvorm

Meestal wordt evenwel gekozen voor een traditionele, gecoördineerde contractvorm. De opdrachtgever kan daarmee - binnen de kaders van het archeologisch PvE - zelf invloed uitoefenen op de uitvoering en op het eindresultaat en daarmee ook greep houden op de uiteindelijke doorlooptijd en kosten. Belangrijk is hierbij dat de aanbestedende dienst / opdrachtgever zelf beschikt over de juiste archeologische expertise of deze daarvoor inhuurt, zowel bij het inkooptraject, als bij de uitvoering (directievoering, toezicht).

Geïntegreerde contractvormen

Van geïntegreerde contracten is sprake als tenminste het ontwerp en de bouw in één hand verenigd zijn.  Deze  contractvorm komt bij aanbestedingen van archeologie minder frequent voor, maar als deze wordt toegepast gaat het dan qua omvang en opdrachtsom vaak om een relatief grote archeologische opgave. Bij een geïntegreerd contract vormt archeologie doorgaans ‘slechts’ een relatief bescheiden onderdeel in een complex infrastructureel project, zoals de aanleg van een snelweg, dat in de vorm van bijvoorbeeld een geïntegreerd design- en construct-contract is aanbesteed aan een grote aannemingscombinatie. Het archeologisch bureau is in dat geval vaak een onderaannemer van deze combinatie. De hoofdopdracht is meestal aanbesteed als een werk.

Design and Construct/Build

Aanbesteding van een zelfstandige archeologische opdracht in de vorm van een geïntegreerde contractvorm komt zeer weinig voor. Ofschoon de mogelijkheden hiertoe er wel zijn. In de bouwwereld noemt men dit vaak Design & Construct of Design & Build (D&C of D&B). Deze term is ook in de archeologie geadopteerd, hoewel die de lading nauwelijks dekt, want er wordt immers niets ‘gebouwd’. Bij Design and Construct contracten (D&C) leunt de opdrachtgever veel zwaarder op de opdrachtnemer. Op basis van een door de opdrachtgever (of diens adviseur) opgesteld globaal programma van eisen, neemt die opdrachtnemer vervolgens zowel het ontwerp, de voorbereiding, als de uitvoering (opgraving) en afstemming daarvan voor zijn rekening.

Bouwteammodel

Een variant hierop ligt op de grens van de coördineerde contractvorm enerzijds en de geïntegreerde contractvorm anderzijds: het zogenoemde bouwteammodel. In deze variant besteedt de opdrachtgever de ontwerp- en/of coördinatietaak en de uitvoeringstaak uit aan 2 afzonderlijke marktpartijen. Vaak een adviesbureau en een opgravingsbedrijf. De opdrachtnemer die met de uitvoeringstaak is belast krijgt echter ook een adviserende rol ten aanzien van de ontwerptaak die het adviesbureau verricht. Hij kan zelfs gevraagd worden om een deel van het ontwerp zelf te schrijven.

Aanbesteden bureau- en booronderzoek

Voordat begonnen wordt met gravend werk vormen bureau- en booronderzoek meestal de eerste onderzoeksstappen van het vooronderzoek. Voor de uitvoering van een bureau- en/of booronderzoek is geen formeel (KNA-conform) Archeologisch Programma van Eisen (PvE) noodzakelijk en kan bij een booronderzoek volstaan worden met een Plan van Aanpak (PvA).

Plan van Aanpak

In tegenstelling tot een PvE, dat voor gravend onderzoek verplicht is en dient te worden opgesteld en goedgekeurd door het bevoegd gezag, kan een Plan van Aanpak voor een booronderzoek worden opgesteld door het archeologisch bureau dat een offerte uitbrengt.

Het PvA hoeft niet formeel te worden goedgekeurd door het bevoegd gezag. Deze kan wel bepaalde eisen stellen aan de uitvoering van een onderzoek die aanvullend zijn op het betreffende protocol van de Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie (KNA-protocol). Dit dient vooraf aan het opstellen van het PvA met de (adviseur van) het bevoegd gezag te worden afgestemd. Voor het opstellen van alleen een bureauonderzoek is geen PvA noodzakelijk, maar ook hierbij is het verstandig om de aanpak en eventuele aanvullende eisen vooraf af te stemmen. Dit geldt zeker ook bij kleinere particuliere onderzoeksprojecten, om te voorkomen dat bij toetsing van een omgevingsvergunning door het bevoegde gezag het rapport ter beoordeling wordt voorgelegd en wordt afgewezen, omdat niet de juiste aanpak is gehanteerd.

Betrokkenheid adviseur

Bij een overheidsproject is doorgaans van meet af aan een adviseur archeologie - al dan niet in dienst van de overheid - nauw betrokken bij het proces en zal deze ook sturing en input geven aan de uitvoering van de onderzoeken om de kwaliteit ervan te optimaliseren en de kosten in toom te houden. Daarnaast is de adviseur vraagbaak voor het onderzoeksbureau, beoordeelt hij/zij het conceptrapport, en adviseert hij/zij de betreffende overheid over het verdere verloop van het proces.

Kosten

Bureau- en verkennende booronderzoeken zijn in verhouding tot gravend onderzoek minder kostbaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor een verkennend booronderzoek, waarbij vooral gekeken wordt naar de bodemopbouw en de intactheid van een eventueel archeologisch niveau. Naarmate de onderzoeksmethode voor het boren intensiever wordt of de landschappen qua wordingsgeschiedenis complexer zijn en andere strategieën vergt, zullen de kosten hoger uitvallen. Een voorbeeld hiervan is karterend booronderzoek. Voor een kostenindicatie kunt u terecht bij een extern adviseur archeologie of de archeologisch adviseur van het bevoegd gezag.

Mogelijke aanbestedingsprocedures

U als aanbestedende dienst dient op basis van een vraagspecificatie en kosteninschatting vooraf bepalen welke vorm van aanbesteding kan worden toegepast. Zoals gezegd zullen kleinere reguliere bureau- en booronderzoeken vanuit het inkoopbeleid enkelvoudig kunnen worden uitgevraagd. Afhankelijk van omvang en complexiteit kan een meervoudige onderhandse aanbesteding aan de orde zijn. Een nationale of Europese procedure hoeft bij vooronderzoeken zelden toegepast te worden. Meer informatie over aanbestedingsprocedures vindt u in het generieke inkoopproces. 

Gunningscriterium

Bij (complexe) vooronderzoeken is het wenselijk om te gunnen op basis van BPKV (Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding). Gunnen op uitsluitend de laagste prijs staat mogelijk een kwalitatief goed vooronderzoek in de weg en heeft daarmee mogelijk invloed op het vervolgonderzoek. Bij heel kleine onderzoeken (zeg op postzegelformaat) kan gunnen op de laagste prijs meestal geen kwaad, omdat de kans op onvoorziene vondsten in het (eventuele) vervolgonderzoek niet heel groot is. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding is het meestal eenvoudiger om vooraf partijen te selecteren waarvan bekend is dat zij de gekwalificeerde archeologen in huis hebben om een dergelijk onderzoek naar behoren uit te voeren. Zo nodig kan in de uitvraag een aantal geschiktheidscriteria worden opgevoerd, waaraan dient te worden voldaan. Meer informatie over gunningscriterium vindt u in het generieke inkoopproces.

Aanbesteden proefsleuvenonderzoek

Het eerste verschil tussen het aanbesteden van een proefsleuvenonderzoek en een bureau- en booronderzoek zit in de kosten, vanwege het arbeidsintensievere karakter en de specifieke protocollen die dienen te worden gevolgd. De kosten bij een proefsleuvenonderzoek liggen een stuk hoger dan bij een bureau- en booronderzoek. Je kunt de kosten van gravend onderzoek uitdrukken in een all-in vierkante meterprijs (kosten veldwerk, inclusief kosten voorbereiding, uitwerking en rapportage gedeeld door de daadwerkelijk opgegraven/onderzochte vierkante meters). Het spreekt voor zich dat naar mate een plangebied groter is en het aantal onderzochte vierkante meters toeneemt, de vierkante meterprijs omlaag gaat. Dit heeft te maken met het aandeel voorbereidingskosten en kosten voor uitwerking en rapportage.

Archeologisch Programma van Eisen (PvE)

Een tweede verschil is, dat aan een gravend onderzoek (proefsleuven of opgraving) een door het bevoegd gezag goedgekeurd archeologisch PvE ten grondslag ligt. De uitvoerder dient gecertificeerd te zijn voor deze werkzaamheden en dient deze conform PvE en relevante KNA-protocollen uit te voeren.

Het aanbesteden van een proefsleuvenonderzoek gebeurt doorgaans op basis van:

• een verplicht en door het bevoegd gezag goedgekeurd archeologisch PvE;
• een inschrijfstaat, waarmee prijsvorming en aanbieding van de verschillende partijen voor de beoordelaar van de offertes eenduidig en vergelijkbaar worden;
• een aanbestedingsdocument waaruit blijkt welk gunningscriterium gehanteerd wordt( laagste prijs of beste prijs-kwaliteitverhouding);
• eventuele aanvullende voorwaarden, zoals het tijdstip waarop het onderzoek dient te zijn uitgevoerd en het moment van oplevering van het (concept)rapport;
• eventuele inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever.

Mogelijke aanbestedingsprocedures

In de meeste gevallen kan en zal – gezien de te verwachten kosten- een proefsleuvenonderzoek meervoudig onderhands worden uitgevraagd. Slechts zelden zal sprake zijn van een Europese aanbesteding. Dit kan het geval zijn als het een buitengewoon complexe archeologische situatie betreft, een zeer omvangrijk plangebied is, of als de werkzaamheden deel uitmaken van een groter geheel, bijvoorbeeld samen met een opgraving of vanwege een meerjaren raamovereenkomst.

Raamovereenkomst

Wanneer een (overheids-)opdrachtgever verwacht te maken te krijgen met meerdere grote archeologische projecten of projectfasen over een bepaalde periode (bijvoorbeeld een aantal jaren), dan biedt een raamovereenkomst een goed alternatief voor contractvorming op basis van telkens opnieuw een standaard Europese openbare aanbesteding. Voordeel is dat slechts één aanbesteding nodig is om een of meerdere opdrachtnemer(s) te contracteren voor een periode van 3 tot 4 jaar. Zodoende kunnen gedurende de looptijd van zo’n overeenkomst tijd en administratieve lasten worden bespaard en ook de risico’s op individuele juridische (bezwaar)procedures worden ingeperkt.

In het geval van de keuze voor een raamovereenkomst met meerdere (meestal 3) opdrachtnemers, handhaaft de opdrachtgever de impuls tot enige marktwerking door voor individuele deelopdrachten binnen het raamcontract kortlopende onderhandse minicompetities te houden.

Voordelen

Een potentieel kwalitatief voordeel van zo’n overeenkomst is dat dankzij het uitzicht op een bepaalde continuïteit, de kans aan inschrijvers wordt geboden om zich meer te verdiepen in een bepaalde regio en de bijbehorende archeologische thematiek en daardoor inhoudelijke meerwaarde aan de projecten kunnen toevoegen.

Nadelen

Nadeel is wel dat de opdrachtgever voor een langere periode gebonden is aan deze partij of partijen, ook als zich tussentijds betere alternatieven aandienen (tenzij er gegronde redenen zijn de raamovereenkomst eenzijdig op te zeggen).

Aanbesteden opgraving

Het aanbesteden van een opgraving is niet wezenlijk anders dan van een proefsleuvenonderzoek. Het belangrijkste verschil zit hem vooral in de intensiteit van onderzoek, de hoogte van de kosten en het feit dat een opgraving een maatregel is die als eindstation van het proces van de Archeologische Monumentenzorg (AMZ) kan worden beschouwd. De eindrapportage van de opgraving en de deponering van vondsten en documentatie in het provinciale of gemeentelijke depot, vormen het eindstation van het onderzoek. Het opgegraven plangebied (of een deel daarvan) kan na onderzoek worden vrijgegeven voor verdere ontwikkeling.

Mogelijke aanbestedingsprocedures

Opgravingen zijn, in verhouding tot de verschillende vormen van vooronderzoek, kostbaar en bereiken al snel de Europese aanbestedingsdrempel (als wordt uitgegaan van een dienst). De kosten worden mede bepaald door de omvang en complexiteit van het onderzoek, de bodemgesteldheid (klei, veen, löss, zand) en de aard van de archeologie. Voorbeelden van kostbare onderzoeken zijn: steentijdvindplaatsen, grafvelden, goede conserveringscondities voor organisch materiaal en stadskernarcheologie. Op basis van de te verwachten opgravingskosten en de te hanteren aanbestedingsdrempel, wordt bepaald of een opgraving moet worden aanbesteed middels een meervoudig onderhandse procedure of Europees aanbestedingsprocedure. Meer informatie over aanbestedingsprocedures vindt u in het generieke inkoopproces. 

Archeologie: werk of dienst?

Aanbesteden onderzoek op- en onder water (waterbodems)

De regels voor het verrichten van opgravingen van archeologische vondsten zijn ook van toepassing op de territoriale zee. Het voorbereiden en inkopen van een archeologisch onderzoek waterbodems kent een aantal kenmerken die anders zijn dan bij een gemiddeld onderzoek landbodems. Als opdrachtgever en inkoper moet u daar rekening mee houden.

Bevoegd gezag

Op maritiem gebied heeft het Rijk een belangrijke rol. Als eigenaar/beheerder van grote wateren en als initiator van belangrijke projecten voor de rivieren en op zee. Bij een onderzoek waterbodems is Rijkswaterstaat (RWS) in veel gevallen de vergunningverlener en op de Noordzee buiten gemeentelijk ingedeeld gebied bevoegd gezag. RWS heeft voor de archeologie een convenant gesloten met de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). In de praktijk is de RCE dan ook in de meeste gevallen de gesprekspartner (en eisen-stellende) overheid. Bij binnenwateren ligt dit vaak anders en kan een gemeente de eisenstellende (bevoegde) overheid zijn. Overeenkomsten en verschillen onderzoek waterbodems en landbodems

Het proces van een archeologisch onderzoek ‘waterbodems’  is voor een groot deel vergelijkbaar met de stappen in het proces van de archeologische monumentenzorg (AMZ) bij landbodems. Zo geldt ook voor waterbodems de KNA en de certificeringsplicht bij het uitvoeren van  onderzoeken (met uitzondering van het bureauonderzoek).

Algemeen geldt bij een project dat er net als bij archeologisch onderzoek op landbodems sprake is van een onderzoek in stappen: een verkennende en waarderende fase en indien er sprake is van een bijzondere vindplaats, het opgraven van de vindplaats. Indien nodig kan tussen de stappen in het vooronderzoek besloten worden dat een verder onderzoek niet nodig is. Deze stappen zijn beschreven in aparte protocollen voor waterbodems en hebben een eigen protocolnummer:

• 4103 Inventariserend Onderzoek
• 4104 Opgraven
• 4107 Archeologische Begeleiding

De protocollen voor het Programma van Eisen (4001) , Bureauonderzoek (4002) en Depotbeheer (4010) zijn zowel voor water- als voor onderzoek bij landbodems inzetbaar. Richtlijnen en protocollen (BRL 4000 Archeologie) vindt u op de website van sikb.nl. 

Partijen en rollen in de archeologie 

Inventariserend onderzoek en opgraving waterbodems

In de praktijk wordt een bureauonderzoek waterbodems meestal opgevolgd door een inventariserend veldonderzoek. Dit komt omdat een bureauonderzoek zelf vaak onvoldoende uitsluitsel geeft over de locatie of locaties in een project. Daarom wordt er in de meeste gevallen voor gekozen om een verkennend onderzoek uit te voeren vanaf een boot met behulp van side scan sonar of andere technieken.

Eventueel kan dit verkennend onderzoek gevolgd worden door verder verkennend en waarderend onderzoek onder water met de hulp van een inspectieduiker en/of onderwaterarcheoloog. Als er sprake is van een belangrijke vindplaats, die niet is ingepast of door planaanpassing vermeden kan worden, wordt dit onderzoek gevolgd door opgraving. Omdat het mobiliseren relatief veel tijd en geld kost, vindt een opgraving direct aansluitend op een verkennend/waarderend onderzoek plaats. De opdrachtverlening voor die verschillende stappen, dus met een doorstart, vindt dan plaats aan één uitvoerende partij. Naast het goed vastleggen van de doorstart in de opdracht, vereist dit ook een Programma van Eisen (PvE) waarin met een eventuele doorstart rekening is gehouden of een aanvulling op het bestaande  PvE. Het besluit over vervolgonderzoeken wordt genomen door het bevoegde gezag en vastgelegd in het PvE. Vanwege de complexiteit in methoden en technieken, in te zetten actoren en (tussentijdse) besluiten is een goede overlegstructuur tussen alle betrokken partijen, inclusief het bevoegd gezag, van groot belang.

Uitvoerders van het onderzoek

Voor het onderzoek van waterbodems geldt dat er heel beperkt keuze is uit uitvoerende partijen. Bij vooronderzoek is er keuze uit 2 tot 3 partijen die beschikken over een certificaat voor verkennend/waarderend vooronderzoek en slechts 1 partij die op dit moment over een certificaat beschikt voor het uitvoeren van een opgraving. In sommige gevallen is het mogelijk dat een niet Nederlandse partij het onderzoek uitvoert op basis van de Dienstenrichtlijn. Buitenlandse uitvoerders moeten een vergunning aanvragen bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Een overzicht van certificaathouders vooronderzoek en opgraven in Nederland vindt u op sikb.nl.

Besluit Erfgoedwet archeologie (uitzondering certificaatverplichting)
Toetsingkader opgravingen door buitenlandse organisaties

Kosten waterbodem

Een archeologisch onderzoek is altijd maatwerk. Afhankelijk van de grootte van de locatie en het soort onderzoek kunnen de kosten sterk variëren. Een bureauonderzoek kan enkele duizenden euro’s kosten, een scheepsopgraving kan enkele miljoenen euro’s kosten. Informatie over het overheidsbeleid voor maritiem erfgoed vindt u op op cultureelerfgoed.nl.

Kosten voor de opdrachtgever

Belangrijk is om te weten dat alle kosten van alle stappen van onderzoek die noodzakelijk zijn om het bevoegd gezag een afgewogen selectiebesluit te kunnen laten nemen, voor rekening zijn van de initiatiefnemer (opdrachtgever) van een plan of aanvrager van een omgevingsvergunning. Dit geldt ook voor de door het bevoegd gezag voorgeschreven en uit te laten voeren maatregelen die hieruit volgen, bijvoorbeeld beschermingsmaatregelen ten behoeve van duurzaam behoud in situ (laten zitten in de bodem) of onderzoek door middel van een opgraving (behoud ex situ).

In de KNA-protocollen kan een indruk worden verkregen door de processtappen van een protocol nader te bestuderen. Bij een aanbesteding of offerte-uitvraag worden deze (te verwachten) kosten gespecificeerd in een inschrijfstaat of bestek.

De kosten voor de initiatiefnemer omvatten op hoofdlijnen:

• de voorbereidingswerkzaamheden voor ieder onderzoek  
• het bureauonderzoek
• het veldwerk (booronderzoek, proefsleuven, opgraven, begeleiden) en alle (specialistische) werkzaamheden die nodig zijn om het onderzoek conform PvE en KNA uit te voeren
• eventuele (technische) voorzieningen en maatregelen t.b.v. een goede uitvoering, zoals bronbemaling, damwanden, zeefinstallaties, overkapping, inrichting van het terrein
• de specialistische uitwerking en analyse van resultaten, vondsten, monsters en de deelrapporten en catalogi die hieruit voortkomen
• conserverings- en reinigingskosten van organisch vondstmateriaal, zoals bot, hout, leer en metaal, zoals ijzer, brons, zilver, lood, tin. Vondsten uit een opgraving zijn direct eigendom van het provinciaal depot. Vondsten die aan het provinciaal of gemeentelijk depot moeten worden aangeleverd, dienen te zijn gereinigd, gedocumenteerd en worden gestabiliseerd, dat wil zeggen zodanig dat de conditie van de objecten er bij opslag in het depot niet op achteruit gaat. Eenmaal overgedragen aan het  depot, zijn de beheerkosten voor het depot. De kosten die gemoeid zijn met de overdracht zijn alle voor rekening van de initiatiefnemer
• rapportage (standaard hoofdrapport met synthese en specialistische deelrapporten)
• deponering vondsten en documentatie in het depot

Pas na oplevering van het door het bevoegd gezag geaccepteerde eindrapport en de deponering van de vondsten en documentatie in het provinciaal of gemeentelijk depot, is het onderzoek formeel afgerond en kan de eindafrekening worden opgemaakt.

Laagste prijs of beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)

Aan het begin van het inkoopproces, moet de keuze worden gemaakt of gunning op basis van laagste prijs of BPKV (Beste prijs-kwaliteitverhouding, voorheen EMVI) plaats gaat vinden. Belangrijk is dat dit gebeurt alvorens het archeologisch PvE is opgesteld. Dit heeft namelijk consequenties voor de opzet van het PvE. Voor de toetsing van kwaliteitscriteria kan dan namelijk een aantal onderdelen van het PvE, zoals bijvoorbeeld onderzoeksstrategie, worden ingevuld door een inschrijver. Dit gebeurt dan in een door de inschrijver op te stellen Plan van Aanpak dat op een aantal kwaliteitscriteria wordt getoetst. Voor beide mogelijkheden BPKV en laagste prijs is wat te zeggen. Hieronder enkele kenmerken en aandachtspunten:

BPKV

Kenmerken en aandachtspunten bij BPKV

• Aanvullende beoordelingsmogelijkheden voor aanbesteder op inhoudelijke en procedurele kwaliteit aanbieder;
• Een open (minder dichtgetimmerd) PvE waarop een aanbieder nog voorstellen kan doen voor aanvullingen, die vervolgens voor het onderdeel kwaliteit gewaardeerd kunnen worden (op te nemen in te beoordelen Plan van Aanpak);
• Meer ruimte voor aanbieder om bovenop het PvE en de KNA eigen (aanvullende) procesmatige en kwalitatieve aspecten en onderzoekstechnieken in te brengen;
• Instellen van een beoordelingscommissie van deskundigen die het uitvoeringsplan (PvA) en gevraagde inbreng zorgvuldig beoordeelt en waardeert;
• Beoordelingsprocedure kost mogelijk wat meer tijd;
• De waarderingssystematiek moet voor beoordelaars en inschrijvers helder, eenduidig en objectief zijn, dat vergt aardig wat puzzelwerk en een adequate wegingsverhouding tussen prijs en kwaliteit;
• Grotere inspanning en tijdsinvestering. Een rekenkostenvergoeding vanuit de opdrachtgever kan wenselijk zijn.

Laagste prijs

Kenmerken en aandachtspunten bij de laagste prijs:

• Volledig uitgewerkte beschrijving van de opdracht in kwantitatieve- en kwalitatieve zin;
• Compleet en dichtgetimmerd archeologisch PvE en bestek;
• Helder en duidelijk wat de opdracht is voor opdrachtgever en opdrachtnemer;
• Duidelijke geschiktheids- en selectiecriteria;
• Directievoering vanuit opdrachtgever zorgt voor beheersing van het project;
• Eenvoudig transparant en eenduidig gunningscriterium.

Kwaliteitsborging archeologisch project

Het Certificatieschema Archeologie op basis van het normdocument (KNA), de beoordelingsrichtlijn  (BRL-4000) en het actorenregister, vormt de ruggengraat van het Nederlandse archeologische kwaliteitssysteem. Voor het gevraagde onderzoek voldoen daartoe gecertificeerde bedrijven en instellingen.

Tips borgen inhoudelijke kwaliteit

Hoe borg je dan inhoudelijke de kwaliteit in een onderzoeksopdracht? Deze vraag is niet eenvoudig te beantwoorden. Een aantal bruikbare tips voor het inkoopproces en de uitvoering kan hier naar voren worden gebracht:

• Betrek vanaf het begin van het planinitiatief en bij het inkooptraject een inhoudelijk en qua procesdeskundig archeologisch adviseur. Gemeenten met een eigen archeologische dienst hebben daarvoor ‘eigen’ archeologen in dienst.
• Zorg ervoor dat wensen en eisen ten aanzien van het uit te voeren project helder omschreven zijn in het archeologisch Programma van Eisen en het aanbestedingsdocument.
• Bedenk goed of de gestelde eisen uitvoerbaar zijn en de geformuleerde onderzoeksvragen met de voorgeschreven methoden en technieken te beantwoorden.
• Zorg voor voldoende mogelijkheden om een project bij te sturen als tijdens de uitvoering van het onderzoek nieuwe feiten ontstaan, of de aanvankelijke verwachting niet overeenkomt met de werkelijke situatie.
• Heeft er wel een vooronderzoek plaatsgevonden? Verifieer of de verwachting op basis van de resultaten en interpretaties uit het vooronderzoek betrouwbaar is.
• Stel ervaringseisen met betrekking tot vergelijkbare projecten in de regio aan de aanbieder.
• Stel ervaringseisen aan de actoren van het onderzoeksteam. Deze moeten over voldoende inhoudelijke bagage en op de projectsituatie toegespitste kennis en ervaring beschikken.
• Middels een aanbesteding op basis van BPKV (Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding) kunnen extra kwaliteitscriteria worden ingebracht die een kwaliteitsimpuls kunnen geven aan het project. Laat hiervoor door de inschrijver een Plan van Aanpak schrijven, waarvan verschillende onderdelen beoordeeld en gewaardeerd kunnen worden (zie voorbeelddocumenten).
• Stel zo mogelijk de aanbieder in de gelegenheid om zelf kennis en ervaring in te brengen in de uitvoeringswijze van het project.
• Gebruik een voor het project geschikte contractvorm.
• Betrek bij de uitvoering van het project een qua inhoud en proces deskundig archeologisch directievoerder.

Inschrijfstaat of bestek

Het is vanuit zowel kwantitatieve als kwalitatieve overwegingen verstandig om op basis van het archeologisch PvE een specificatie op te stellen met de eisen voor de inschrijvingen. De manier waarop de opdracht wordt gespecificeerd is afhankelijk van de omvang en complexiteit van de werkzaamheden en de risico’s die daarmee gepaard kunnen gaan. Gedacht kan worden aan een simpele inschrijfstaat met te leveren aantallen en hoeveelheden of een uitgebreider “bestek”.

Bestek

In dat laatste zijn, behalve het te maken opgravingsontwerp (op basis van het PvE), ook de andere randvoorwaarden en eisen van de opdrachtgever voor het uit te voeren onderzoek opgenomen, zoals de van toepassing zijnde administratieve, financiële, juridische en technische bepalingen, de planning en eventuele selectie- en gunningscriteria. De meeste van die aspecten maken overigens ook al deel uit van een gangbare overheidsaanbesteding.

In zo’n bestek kan de opdrachtgever duidelijker zijn prestatie-eisen vastleggen waarop de inschrijvingen (aanbiedingen) worden beoordeeld en, in tweede instantie, hoe het uiteindelijke resultaat na afronding van de opdracht zal worden beoordeeld. Deze prestatie-eisen moeten zo helder mogelijk en meetbaar zijn.

Er bestaat geen gestandaardiseerde besteksystematiek in de archeologie, zoals een RAW-bestek in de bouw. Een opdrachtgever is daarin vrij om te bepalen op welk detailniveau hij de eisen van de vraagspecificatie vastlegt en dus tot op welk detailniveau hij zijn risico ‘afkoopt’. Een bestek kan een volledige beschrijving, een functionele beschrijving of een prestatiebeschrijving van de aan te besteden opdracht zijn.

Invulbare inschrijfstaat

Voor kleinere opdrachten kan gewerkt worden met een invulbare inschrijfstaat waarin de verschillende (kosten- of besteks-) posten zijn aangegeven in verrekenbare en vaste aantallen en hoeveelheden. De inschrijver dient per post zijn prijs op te geven. Deze worden gesommeerd in een totaalprijs. Voordeel hierbij is (evenals bij een uitgebreid bestek) dat prijzen tussen de verschillende aanbieders per onderdeel goed vergelijkbaar zijn. Natuurlijk moeten wel administratieve afspraken worden gemaakt over o.a. de facturatie, stoppen van het werk, heropstart, eigendom leveringen enz. (zie ook het Voorbeeld inschrijfstaat).