Verwijzing naar technische specificaties

Algemeen

Er bestaat een onderscheid tussen geschiktheidseisen (zien op geschiktheid van de organisatie van de aanbieder, bijvoorbeeld beroepsbekwaamheid), en kwaliteitseisen/technische specificaties (zien op de (wijze van) uitvoering van de opdracht. Denkt u bijvoorbeeld aan bouwtechnieken of bouwwijzen, en materiaalkeuze. De technische specificaties komen aan de orde in de artikelen 2.75 t/m 2.78b Aanbestedingswet 2012.

Het is aan de aanbestedende dienst om de (technische) eisen/specificaties op te stellen van het werk, de levering of de dienst die de opdrachtnemer moet uitvoeren. Deze neemt u vervolgens (verplicht) op in de aanbestedingsstukken.

Deze specificaties moeten de inschrijvers gelijke toegang bieden. Dit betekent dat uw technische specificaties altijd:

• in verband moeten staan met de aard van de opdracht;
• een gelijke toegang voor inschrijvers niet mogen belemmeren, en
• proportioneel moeten zijn.

In verband staan met het voorwerp van de overheidsopdracht betekent dat de kenmerken betrekking hebben op te verrichten werken, leveringen of diensten, in alle opzichten en in elk stadium van hun levenscyclus, inclusief factoren die te maken hebben met:

a. het specifieke productieproces, het aanbieden of de verhandeling van deze werken, leveringen of diensten, of

b. een specifiek proces voor een andere fase van hun levenscyclus, zelfs wanneer deze factoren geen deel uitmaken van hun materiële basis.

Wijze van specificeren

U kunt specificeren door te verwijzen naar (in afnemende volgorde van voorkeur):

• technische specificaties;
• nationale normen waarin Europese normen zijn omgezet;
• Europese technische beoordelingen;
• gemeenschappelijke technische specificaties;
• internationale normen;
• andere door Europese normalisatie-instellingen opgestelde technische referentiesystemen of, bij het ontbreken daarvan, nationale normen, nationale technische goedkeuringen dan wel nationale technische specificaties inzake het ontwerpen, berekenen en uitvoeren van werken en het gebruik van leveringen producten.

De hiervoor genoemde termen betekenen het volgende. Een norm is een technische specificatie die door een erkende normalisatie-instelling voor herhaalde of voortdurende toepassing is goedgekeurd.

Een internationale, Europese of nationale norm is een norm die door een internationale, Europese of nationale normalisatie-instelling wordt aangenomen en ter beschikking van het publiek wordt gesteld.

Een Europese technische goedkeuring is een op de bevinding dat aan de essentiële eisen wordt voldaan gebaseerde, gunstig uitgevallen technische beoordeling waarbij een product, gezien zijn intrinsieke eigenschappen en de voor de toepassing en het gebruik ervan vastgestelde voorwaarden, geschikt wordt verklaard voor het gebruik voor bouwdoeleinden.

Gemeenschappelijke technische specificaties zijn technische specificaties die zijn opgesteld volgens een door de lidstaten erkende procedure die in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen wordt bekendgemaakt.

Het gebruik van de hierboven genoemde specificaties dient vergezeld te gaan van de woorden 'of gelijkwaardig'. Inschrijvers mogen dus ieder bewijsmiddel gebruiken om de gelijkwaardigheid van een oplossing of een gelijkwaardigheid aan een gestelde norm, prestatie-eis, functionele eis of andere specificatie aan te tonen.

U mag overigens ook specificeren door in termen van prestatie-eisen en functionele eisen, die milieukenmerken kunnen bevatten, te omschrijven. 

Het is niet toegestaan te verwijzen naar een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze die kenmerkend is voor de producten of diensten van een bepaalde ondernemer, een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie, waardoor bepaalde ondernemingen of bepaalde producten worden bevoordeeld of uitgesloten, tenzij het voorwerp van de overheidsopdracht dit rechtvaardigt.

Indien de verwijzing bepaalde ondernemingen of producten uitsluit is zij dus verboden. De enige uitzondering hierop is aldus indien het voorwerp van de opdracht de verwijzing rechtvaardigt, dat is het geval indien:

• een voldoende nauwkeurige en begrijpelijke beschrijving van het voorwerp van de overheidsopdracht door verwijzing naar normen, technische beoordelingen, door het opnemen van prestatie-eisen en functionele eisen, enzovoort niet mogelijk is en
• deze melding of verwijzing vergezeld gaat van de woorden 'of gelijkwaardig'.

Deze uitzondering dient restrictief te worden uitgelegd. Het is dus niet de bedoeling dat een aanbestedende dienst zonder meer een verwijzing naar een bepaald merk opneemt en zich er relatief gemakkelijk van af maakt door de term 'of gelijkwaardig' toe te voegen. Dat mag aldus alleen als een voldoende nauwkeurige en begrijpelijke omschrijving van het voorwerp van de opdracht niet mogelijk is.

Als u verwijst naar technische specificaties (art. 2.76, lid 1, onderdeel a, Aanbestedingswet 2012), mag u een inschrijving niet zo maar afwijzen omdat de aangeboden werken, leveringen of diensten niet voldoen aan de specificaties waarnaar u heeft verwezen. U dient de inschrijver de gelegenheid te bieden in zijn inschrijving met elk passend middel, waaronder de bewijsmiddelen, bedoeld in artikel 2.78b, Aanbestedingswet 2012 aan te tonen dat de door hem voorgestelde oplossingen op gelijkwaardige wijze voldoen aan de eisen in die technische specificaties.

Functionele specificatie

Als u prestatie-eisen of functionele eisen stelt (als bedoeld in artikel 2.76, eerste lid, onderdeel b) mag u een inschrijving voor werken, leveringen producten of diensten niet afwijzen indien die inschrijving voldoet:

• aan een nationale norm waarin een Europese norm is omgezet,
• aan een Europese technische beoordeling goedkeuring,
• aan een gemeenschappelijke technische specificatie,
• aan een internationale norm of
• aan een door een Europese normalisatie-instelling opgesteld technisch referentiesysteem, indien de in onderdelen a tot en met e bedoelde specificaties betrekking hebben op de prestatie-eisen of functionele eisen die de aanbestedende dienst heeft voorgeschreven.

De constatering dat een inschrijving niet aan de genoemde specificaties voldoet is onvoldoende grond om een inschrijving af te wijzen. De inschrijver moet in zijn inschrijving kunnen aantonen dat de door hem voorgestelde oplossingen op gelijkwaardige wijze voldoen aan de eisen in uw technische specificaties. Het gaat dus om de (materiële) eisen in die technische specificaties.

Een inschrijver dient overigens in zijn inschrijving met elk passend middel, waaronder de bewijsmiddelen, bedoeld in artikel 2.78b, Aanbestedingswet 2012 te bewijzen dat de levering, de dienst of het werk in overeenstemming is met de norm en voldoet aan de functionele en prestatie-eisen die zijn gesteld. De bewijslast ligt dus bij de inschrijver, en wel op het moment dat hij de inschrijving doet. 

Door PIANOo is een stappenplan functioneel specificeren opgesteld. Deze helpt u bij het helder beschrijven van eisen waaraan een (innovatieve oplossing) moet voldoen. 

Keurmerken

De Aanbestedingswet 2012 staat het onder voorwaarden toe dat een aanbestedende dienst een keurmerk eist of ernaar verwijst in de technische specificaties, (gunningsvoorwaarden of contractvoorwaarden) (zie artikel 2.78a en b, Aanbestedingswet 2012). U kunt dus een specifiek keurmerk eisen als bewijs dat de werken, diensten of leveringen overeenstemmen met de vereiste voorschriften.

Het keurmerk moet wel voldoen aan de volgende strikte voorwaarden:

1. alle keurmerkeisen hebben alleen betrekking op criteria die verband houden met het voorwerp van de opdracht;
2. de keurmerkeisen zijn geschikt voor de omschrijving van de kenmerken van de werken, diensten of leveringen;
3. de keurmerkeisen zijn gebaseerd op objectief controleerbare en niet-discriminerende criteria;
4. het keurmerk is vastgesteld in een open en transparante procedure waaraan alle belanghebbenden, waaronder
overheidsinstanties, consumenten, sociale partners, fabrikanten, distributeurs en niet-gouvernementele organisaties, kunnen deelnemen;
5. het keurmerk is voor alle betrokken partijen toegankelijk, en
6. de keurmerkeisen zijn vastgesteld door een derde partij op wie de ondernemer die het keurmerk aanvraagt geen beslissende invloed uitoefent.

Wanneer het keurmerk niet voldoet aan onderdeel 1 en/of 2, maar wel aan de eisen van de onderdelen 3 tot en met 6 kunt u de technische specificaties vaststellen onder verwijzing naar de gedetailleerde technische specificaties van dat keurmerk voor zover deze wel verband houden met het voorwerp van de opdracht.

Als u een specifiek keurmerk eist moet u alle keurmerken die bevestigen dat het werk, de levering of de dienst aan gelijkwaardige keurmerkeisen voldoet ook aanvaarden. Daarnaast dient u andere geschikte bewijsmiddelen, zoals een technisch dossier van de fabrikant, te aanvaarden, maar alleen indien de ondernemer:

• aantoont dat hij niet de mogelijkheid heeft gehad het aangegeven specifieke keurmerk of een gelijkwaardig keurmerk binnen de gestelde termijnen te verwerven om redenen die hem niet aangerekend kunnen worden, en
• aantoont dat het door hem te leveren werk, de door hem te verrichten levering of dienst voldoet aan het aangegeven specifieke keurmerk of aan de specifieke eisen.

Houd er rekening mee dat het vragen van een keurmerk veel of zelfs een disproportionele administratieve lasten kan opleveren. Niet alle marktpartijen kunnen het zich financieel veroorloven om aangesloten te zijn bij één of meerdere keurmerken. Mogelijk sluit u dus goede partijen uit of bemoeilijkt u hen om in te schrijven. 

Certificaten

U kan van een ondernemer een testverslag of certificaat van een conformiteitsbeoordelingsinstantie verlangen als bewijs van overeenstemming met de voorschriften of criteria in de technische specificaties, gunningscriteria of contractvoorwaarden. Een voorbeeld hiervan is een certificaat dat bevestigt dat de producten voldoen aan de gestelde veiligheidseisen. Als u een certificaat van een specifieke conformiteitsbeoordelingsinstantie eist, dan moet u ook een certificaat van een gelijkwaardige conformiteitsbeoordelingsinstantie aanvaarden.

U dient onder bepaalde omstandigheden andere bewijsmiddelen, zoals een technisch dossier van de fabrikant te aanvaarden. Bijvoorbeeld indien een ondernemer geen toegang had tot een certificaat of testverslag of dit niet binnen de gestelde termijnen kon verkrijgen. Dit onder de voorwaarde dat het ontbreken van die toegang de ondernemer niet valt aan te rekenen, en hij tevens aantoont dat het door hem te leveren werk, de door hem te verrichten levering of dienst voldoet aan de voorschriften of criteria van de technische specificaties, gunningscriteria of contractvoorwaarden.

Het is steeds aan de inschrijver om aan te tonen dat hij voldoet aan de eisen van u als aanbestedende dienst.

Gehandicapten of grote gebruikersgroep

Indien het resultaat van uw overheidsopdracht bedoeld is voor gebruik door natuurlijke personen, het grote publiek, of eigen personeel, dan moeten de technische specificaties die u opstelt rekening houden met de toegankelijkheid voor personen met een handicap of de geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers. Dit met uitzondering van behoorlijk gemotiveerde gevallen (artikel 2.75 Aanbestedingswet 2012). 

Advies PIANOo

PIANOo adviseert om de technische specificaties, indien mogelijk, zo duidelijk mogelijk uit te schrijven. Wanneer dat niet mogelijk is, maakt u pas gebruik van normen, in combinatie met de term 'of gelijkwaardig'. Inschrijvers dienen aan te tonen dat hun inschrijving voldoet aan de door u gestelde eisen (normen). Verwijzing naar een keurmerk of bijzondere werkwijze doet u enkel indien dat door het voorwerp van de overheidsopdracht gerechtvaardigd is. U kiest dus alleen voor het voorschrijven van bijvoorbeeld een keurmerk of bijzondere werkwijze wanneer een goede beschrijving van de eisen anders niet mogelijk is, ook dan voegt u de term 'of gelijkwaardig' toe. U dient zich als aanbestedende dienst te beseffen dat het stellen van kwaliteitseisen als specifieke uitvoeringsrichtlijnen tot een (aanzienlijke) verkleining van de markt kunnen leiden, wat het inkoopresultaat niet ten goede komt.