Fase 3: Uitvoeren inkoopopdracht internationale sociale voorwaarden

Bespreek signalen over schending van de normen

Als er signalen zijn over een schending van de normen in de keten, moet de leverancier in actie komen. Ga hierover altijd in gesprek en maak afspraken over de afhandeling. Schendingen door het eigen bedrijf moet de leverancier onmiddellijk aanpakken. Bij directe toeleveranciers kan hij een verbeterplan eisen en eventueel contractuele maatregelen nemen. Bij schendingen door partijen verderop in de keten kan de leverancier de dialoog aangaan en proberen druk uit te oefenen, bijvoorbeeld via zijn directe leveranciers, het IMVO-convenant van de sector (indien bestaand) of via samenwerkingsverbanden met NGO's, vakbonden, enzovoort

Zoek altijd in goed overleg naar een oplossing

Als de leverancier zijn verplichtingen niet nakomt, ga dan in gesprek over een oplossing. Maak het belang van de internationale sociale voorwaarden inzichtelijk en stimuleer actie. Levert dit niets op, dan kunt u extern advies inwinnen, nader onderzoek (laten) uitvoeren, de leverancier in gebreke stellen of een boete opleggen. De maatregel moet in verhouding staan tot de overtreding. We raden aan altijd te proberen om in overleg tot een constructieve oplossing te komen.

Ontbinding bij niet nakomen contractafspraken

Als de opdrachtnemer na ingebrekestelling nog steeds geen invulling geeft aan de afspraken over de internationale sociale voorwaarden in het contract, dan is dit een legitieme reden om de overeenkomst te ontbinden.

Blijf in dialoog over de internationale sociale voorwaarden

Voor veel partijen is het toepassen van de internationale sociale voorwaarden nieuw terrein. Zowel voor inkopers als leveranciers. Zorg dat u tijdens de gehele contractperiode in gesprek blijft over de internationale sociale voorwaarden. Zie het als een leerproces. Elke inspanning is een positieve bijdrage aan betere omstandigheden in de keten. Daarbij is transparantie en onderling vertrouwen essentieel om de internationale sociale voorwaarden succesvol toe te passen.

Blijf in gesprek over ISV door in dialoog te gaan over:

• Managementproces
  Welk managementproces heeft het bedrijf om te weten of de maatregelen effectief zijn?
  
  Aandachtspunten:
  Audit/assessment programma
  Klachtenmechanisme
  Werknemerstevredenheidsonderzoek
  Impact assessment en meting
  Training leveranciers of management buitenlandse vestiging
  Kritieke prestatie-indicatoren (KPI's)
   
• Incidenten
  Hoe gaat het bedrijf om met ISV incidenten?
  Wat zijn de acties na het signaleren van incidenten?
  
  Aandachtspunten:
  Stakeholderdialoog
  Informatie voor stakeholders op de website
  Proces hoe om te gaan met overtredingen
  Klachtenmechanisme
  Toegang tot herstel en verhaal
   
• Negatieve impact
  Heeft het bedrijf dit veroorzaakt of hieraan bijgedragen? Waar blijkt dit uit?
  Welke maatregelen zijn genomen?
  
  Aandachtspunten: 
  Gap analyse managementprocessen
  Specifieke maatregelen, bijvoorbeeld IMVO convenanten
  Samenwerking met leveranciers

Toets de voortgang in de jaarlijkse rapportage

Gedurende de contractperiode rapporteert de leverancier jaarlijks (of bij afronding in geval van een korter lopende opdracht) over zijn inzet voor de internationale sociale voorwaarden. Hieruit moet blijken dat de leverancier een 'redelijke inspanning' heeft geleverd en hoe ze mensenrechtenschendingen voorkomt en adresseert.

In de jaarrapportage beschrijft de leverancier in ieder geval:

• een actuele risicoanalyse
• de genomen maatregelen uit het plan van aanpak
• hoe signalen over schending van de normen afgehandeld zijn

Bij het beoordelen van de voortgang kijkt u naar:

• Communicatie met stakeholders
  Hoe communiceert het bedrijf met stakeholders?
  Wat communiceert het bedrijf met stakeholders?
  
  Aandachtspunten:
  Inzicht in de stakeholders
  Communicatiemiddelen
   
• Duurzaamheidsrapportages
  Welk deel van het rapport is relevant voor de opdracht?
  Wat is er afgesproken in het Plan van aanpak en wat komt er terug in de rapportage?
  Hoe is stakeholder consultatie gewaarborgd?
  
  Aandachtspunten:
  Risicomanagement en de verantwoordelijkheid hiervoor
  Prioritering van risico's
  Plan van aanpak
  De gerealiseerde impact
  Stakeholder consulting
  De uitdagingen en risico's
  KPI's
  Toekomst visie ISV
  Relevantie en toepassing van ketensamenwerking, keurmerken en andere initiatieven.
   
• Separaat jaarlijks rapport (MKB) en anderen of aanvulling op CSR rapport
  Wat is er afgesproken in het Plan van aanpak en wat komt terug in de rapportage?
  Welke doelstellingen zijn behaald?
  Welke niet? Hoe wordt hier mee omgegaan
  
  Aandachtpunten:
  Risicomanagement en de verantwoordelijkheid hiervoor
  Prioritering van risico's
  Plan van aanpak
  De gerealiseerde impact
  Stakeholder consultatie
  De uitdagingen en risico's
  KPI's
  Toekomst visie mbt ISV
  Relevantie en toepassing van ketensamenwerking, keurmerken en andere initiatieven.