Fase 1: Voorbereiden inkoopopdracht met diversiteit en inclusie

Helder beleidsdoel

Zorg dat u als aanbestedende dienst de uitdaging en het beleidsdoel op het gebied van diversiteit en inclusie helder heeft. Om te weten wat uw specifieke uitdaging is, is het belangrijk inzicht te hebben in het eigen personeelsbestand. Kijk hierbij niet alleen naar het totale plaatje, maar ook in specifieke afdelingen (bijvoorbeeld waar de besluitvorming plaatsvindt).

Neem bij de keuze voor uw aanpak in overweging:

• Hoe komt diversiteit en inclusie terug in uw opdracht?
• Is de inzet op diversiteit proportioneel en realistisch?
• Vraagt u een algemeen plan van aanpak uit of heeft u concrete wensen?
• Kunt u inschrijvingen vanuit diverse invalshoek(en) beoordelen?
• Hoe gaat u de voortgang monitoren?

Met een marktverkenning of marktconsultatie komt u achter de (on)mogelijkheden om diversiteit en inclusie mee te nemen in uw opdracht. Vraag naar eigen ideeën om bij te dragen aan de doelen, onderzoek of uw maatregelen voldoende ambitieus zijn om diversiteit en inclusie te stimuleren, en kijk of het marktaanbod voldoende groot is om aan de vraag te voldoen. In de voorbereidingsfase onderzoekt u ook of maatregelen niet tegenstrijdig zijn met het gevoerde beleid en met wetgeving. Neem opgedane informatie mee in de keuze van de procedure en de omschrijving van het voorwerp van de opdracht.

Opdrachtomschrijving

Een divers team en perspectief leidt tot meer creativiteit en innovatieve producten en diensten, die beter aansluiten bij de maatschappij. Vermeld uw visie op diversiteit en inclusie in de uitvraag en omschrijf dit als onderdeel van de opdracht.

Met uw opdracht kunt u een directe bijdrage leveren aan diversiteit en inclusie, of ervoor zorgen dat uw opdracht divers en inclusief wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld:

• Uitvragen van diversiteit bij werving en selectie, die in het kader van de opdracht bijdraagt aan een divers eigen personeelsbestand.
• Uitvragen van een inclusieve maatregel, die in het kader van de opdracht bijdraagt aan een veilige, sociale en toegankelijke omgeving (zowel publiek als op kantoor).
• Uitvragen van specifieke kennis of ervaring op het gebied van taal, (sub)cultuur of omgangsvormen, die van belang zijn om uw opdracht goed uit te (laten) voeren.
• Uitvragen van representatieve en toegankelijke communicatieproducten en onderzoek, die de maatschappij weerspiegelt en aansluit bij verschillende behoeften.

Als de opdrachtomschrijving elementen van diversiteit en inclusie bevat dan kunt u deze omzetten in eisen en criteria. Zo kunt u uw inschrijvingen hierop beoordelen.

Specificeren

De eisen en wensen die u opneemt in de vraagspecificatie, bepalen hoe en of de markt aan uw inkoopbehoefte kan voldoen. Hoe duidelijker uw vraag is, hoe groter de kans dat de markt u zal aanbieden waar u om hebt gevraagd.

Door functioneel te specificeren, biedt u ruimte aan de markt om verschillende oplossingen voor uw probleem aan te dragen. Bij technische specificaties kunt u de markt expliciet toestaan (of zelfs verplichten) om een alternatieve inschrijving of variant aan te dragen. Zo kan de markt bij een uitvraag van standaard cateringdiensten een variant indienen, waarbij ook koosjer of halal in het assortiment wordt aangeboden.

Voorbeeld: publiceren gemeentelijk informatieblad

Grotere gemeenten hebben vaak een grote diversiteit aan inwoners. Om de communicatie naar alle inwoners te stimuleren, kunt u in de technische specificaties opnemen dat het blad in illustratie- en beeldgebruik een juiste afspiegeling van de samenleving moet uitstralen.