Accountantscontrole: de overeenkomst
In het contract legt u de gemaakte afspraken vast. De voorwaarden voor de overeenkomst liggen over het algemeen besloten in de opdrachtbeschrijving of het bestek en in de van toepassing verklaarde inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst. In de uitvoering van de overeenkomst moet de dienstverlening of levering vallen onder het bereik van het contract, zowel wat betreft inhoud, hoeveelheid als contractpartijen.
Waar let de accountant op bij overeenkomsten
- Is de looptijd duidelijk gedefinieerd of is er sprake van een overeenkomst voor onbepaalde tijd
- Is een verlengingsoptie duidelijk gespecificeerd in de overeenkomst
- Heeft de verlenging plaatsgevonden conform de overeenkomst
- Is er sprake van een wezenlijke wijziging
- Voldoet de overeenkomst aan de gestelde kernvoorwaarden
- Zijn er op basis van de kernvoorwaarden belangrijke aandachtspunten, zoals: onduidelijke looptijd en/of opties tot verlenging, (niet) wezenlijke wijzigingen, meerwerk en prijs-/tariefwijzigingen
- Voldoet de ondertekende overeenkomst aan de mandaatregeling
Kernvoorwaarden overeenkomst
De belangrijkste kernvoorwaarden die opgenomen dienen te worden in de overeenkomst zijn de volgende:
- de opdrachtomschrijving;
- de opdrachtwaarde / ramingswaarde;
- productspecificaties / de voorgestelde oplossing;
- de startdatum van de opdracht;
- de einddatum van de opdracht;
- duidelijk gespecificeerde verlengingsopties mits van toepassing.
Looptijd overeenkomst
Voor het bepalen van de looptijd van een overeenkomst is het van belang deze looptijd niet te verwarren met de periode voor het berekenen van de opdrachtwaarde. In de aanbestedingswetgeving is geen beperking opgenomen voor de looptijd van een overeenkomst met uitzondering van de raamovereenkomst. Voor de financiële rechtmatigheid van facturen is het van belang dat de looptijd duidelijk gespecificeerd is in de overeenkomst. Op basis van de startdatum, einddatum en eventuele opties tot verlenging kan worden beoordeeld of er nog een lopende overeenkomst ten grondslag ligt aan een binnenkomende factuur.
Verlenging looptijd
Het ontbreken van duidelijk gespecificeerde verlengingsopties in een overeenkomst kan leiden tot een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Deze onbepaalde looptijd van een overeenkomst kan leiden tot een onrechtmatigheid. Voor het opstellen van (stilzwijgende) verlengingsopties is het belangrijk om minimaal op te nemen:
- De betrekkingsperiode van de verlengingsoptie, waardoor het duidelijk is voor hoe lang de verlengingsoptie de geldigheid van de overeenkomst verlengt.
- Het aantal keer dat er een verlengingsoptie kan worden benut, waardoor het voorkomen wordt dat een onbeperkt aantal keer kan worden verlengd en er een onbepaalde looptijd van een overeenkomst ontstaat.