Stappenplan prijsvraag

Om een goede prijsvraag te formuleren, moet u een helder beeld hebben van wat u hoopt te krijgen. Hoe zou een goede inzending eruit kunnen zien? Leg uw doelstellingen vast. Wat vind u belangrijk? Welke minimale eisen (functioneel of anderszins) stelt u aan de oplossing? Bedenk ook hoe u de uitkomsten van de prijsvraag wilt gaan gebruiken.

Bepaal vervolgens tot welk type ondernemer u zich wilt richten. Uit welke hoek verwacht u goede ideeën? Als u denkt aan een bepaald technisch domein, dan kunnen vakbladen of vakgroepen van universiteiten een rol spelen. Denkt u aan een bepaalde bedrijfstak, kijk dan eens naar brancheverenigingen. Denk ruim, een oplossing kan vanuit een hele andere hoek komen dan u te voren had kunnen bedenken.

Als het genereren van publiciteit een belangrijke nevendoelstelling is, bepaal dan bij wie u uw thema onder de aandacht wilt brengen.

Bij een prijsvraag hoort natuurlijk een prijs voor de geselecteerde ondernemer. Er zijn meerdere mogelijkheden:

• Een geldbedrag. Het bedrag kan variëren van enkele honderden euro’s tot honderdduizenden euro’s. Ook als het ontwerp niet achteraf wordt gerealiseerd, dan is een geldbedrag gangbaar.
• De – door u betaalde – realisatie van het ontwerp. Soms staat de realisatievergoeding al van tevoren vast, vaak moet deze achteraf nog bepaald worden. Verstrek informatie hierover in het document waarmee u de prijsvraag publiceert.
• Media-aandacht:
  - een persbericht over de winnaar
  - een artikel in een tijdschrift
  - deelname aan een tentoonstelling of evenement
  - een eervolle vermelding
  - een publieke prijsuitreiking
• Toegang tot bepaalde mensen, bijvoorbeeld een wethouder of een groep gebruikers.
• De gelegenheid om een concept te demonstreren (in een operationele omgeving), eventueel tegen een vergoeding.

Het uitvoeren van een prijsvraag kost geld en moeite. Dit komt bovenop het eventuele geldbedrag en/of realisatievergoeding, zoals in stap 2 is toegelicht. Maak de uitvoeringskosten van tevoren inzichtelijk. Denk daarbij aan: de vergoeding voor de jury, de kosten voor publiciteit en uw eigen inspanning.

Vergoeding voor de jury

Bepaal of u de juryleden een vergoeding wilt geven. De maximale hoogte van een vergoeding kunt u relateren aan bijvoorbeeld de maximale hoogte van een vergoeding voor adviescolleges en commissies. Deze is per wet vastgelegd. Deze wet is niet één-op-één toepasbaar op een jury voor een prijsvraag, maar geeft wel een goede richtlijn. Vaak zijn er ook lokale verordeningen over, zoals in Amsterdam.

Elementen die mee kunnen wegen in het bepalen van (de hoogte van) een vergoeding zijn:

• De hoeveelheid werk. Bij een prijsvraag met een grote prijs – en daardoor vaak ook veel voorstellen – werkt u eerder met een vergoeding, aangezien het meer werk van juryleden vergt.
• De juryleden. Wanneer leden een jurytaak vervullen dat voortvloeit uit hun dagelijks werk, dan ligt een vergoeding voor de hand. Een voorbeeld: een vakkundig jurylid die met zijn specifieke expertise doorgaans als externe adviseur optreedt, zal voor jurywerkzaamheden ook een (bepaalde) vergoeding verwachten. Juryleden in overheidsdienst krijgen over het algemeen geen vergoeding.
• De immateriële waarde voor juryleden. Het kan voor de juryleden interessant zijn om deel te nemen, vanwege de kennis die ze opdoen of vanwege het aanzien van het deelnemen aan de jury.

Kosten van publiciteit

De communicatiestrategie die u kiest (zie stap 6) hangt onder andere af van de ondernemers die u wilt bereiken en uw budget.

Eigen inspanning

Vergeet uw eigen tijdsbesteding en die van uw collega’s niet. U moet de nodige menskracht vanuit uw eigen organisatie inzetten. Bedenk welke expertise u nodig hebt uit uw eigen organisatie.

Elementen die u in de tekst van een prijsvraag kunt laten terugkomen:

• Het probleem dat u uitdagend formuleert voor de ondernemers die u wilt bereiken
• De doelstelling van de prijsvraag (zie stap 1)
• Optioneel: richtingen waarbinnen u een oplossing zoekt
• Optioneel: context / randvoorwaarden
• Informatie over de te winnen prijzen
• Een beschrijving van het proces:
  - planning met duidelijke deadlines
  - de wijze van het indienen van een inzending
  - de wijze van beoordelen
  - beoordelingscriteria
  - informatie over de bekendmaking van de uitslag
• Optioneel: Is er sprake van het realiseren van een ontwerp of concept? Verstrek dan toelichting op het verloop van dat traject  (dat plaatsvindt na afloop van de bekendmaking van de uitslag). Zo kunt u het traject organiseren dat u alleen met de winnaar doorgaat, maar u kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om het vervolgtraject in te gaan met alle deelnemers die een bepaalde score verkregen. Stel deze informatie vooraf vast, zodat het voor iedereen duidelijk is.
• De manier hoe de eigendomsrechten op de inzending zijn georganiseerd

Leg de wijze van beoordelen vast. Een prijsvraag leent zich bij uitstek voor innovatieve concepten die nog niet helemaal zijn uitgewerkt. In vergelijking met een reguliere aanbesteding hoeft u beoordelingscriteria van tevoren minder gedetailleerd op te stellen. In het Stappenplan SBIR kunt u bij stap 2 ter inspiratie daar meer over lezen.

De beoordeling gebeurt door een onafhankelijke jury. Het is noodzakelijk dat juryleden voldoende tijd hebben om de voorstellen te beoordelen. Daarnaast is het advies dat juryleden deskundig zijn op hun vakgebied, want dan zal de uitslag van de prijsvraag nog meer worden gewaardeerd. dat bevordert de erkenning van de uitslag. Aangezien experts doorgaans krap in tijd kunnen zitten, is het verstandig om de verwachtingen helder te maken en het proces rondom alle werkzaamheden planmatig te faciliteren. Verder is het raadzaam een bekwame voorzitter te kiezen zodat de beoordeling van de inzendingen gedegen verloopt.

Bedenk bij het samenstellen van de jury welke expertisegebieden nodig zijn om tot een goed oordeel te komen. Verder moet een jury niet te klein zijn: drie personen lijkt het absolute minimum. Een grotere jury kan meer aanzien geven aan de uitslag van de prijsvraag.

U kunt juryleden vinden via het eigen netwerk van de organisatie, en denk daarnaast ook aan het toevoegen van een of meerdere frisse blikken, voor een gezonde discussie tijdens de beoordeling. Let op dat u ook een eventuele geheimhoudingsplicht goed vastlegt.

Om de juiste ondernemers te bereiken kan een algemeen communicatieplan en een distributielijst voor de inkoop van een innovatie helpen.

Verhelder eventuele onduidelijkheden bij potentiële deelnemers. Ook kunt u een sessie organiseren waar mensen nadere informatie kunnen krijgen.

Als u veel publiciteit nastreeft, denk dan aan artikelen in kranten of tijdschriften, vermelding op internetfora, verspreiding via sociale media en online nieuwsbrieven. Er zijn uiteenlopende mogelijkheden voor gratis publiciteit, daarnaast kan het slim zijn om van betaalde diensten gebruik te maken. Enkele tips en suggesties:

• Plaats een persbericht. Hiervoor zijn  verschillende manieren. De kans op meer ‘exposure’ weegt vaak ruimschoots op tegen de beperkte kosten van het plaatsen van een betaald persbericht.
• Lever een kant-en-klaar artikel aan een tijdschrift.
• Overweeg om een advertentie te plaatsen in een tijdschrift, zoals een vakblad. Dit kost geld, maar specifieke doelgroepen bereikt u er goed mee. De combinatie van een artikel in een tijdschrift en een betaalde advertentie (‘voor wat hoort wat’) komt ook voor.
• Publiceer op Tenderned

Toets of de voorstellen aan de minimale eisen voldoen. Laat de jury de voorstellen anoniem beoordelen volgens de eerder vastgelegde procedure. Het kan raadzaam zijn om de expertise van inkoopadviseurs uit de eigen organisatie te raadplegen over de manier van beoordelen. De beoordeling moet natuurlijk eerlijk en transparant verlopen. Zorg dat de indieners een gemotiveerd oordeel krijgen van de jury.

Dit is een uitgelezen kans om publiciteit te genereren, bijvoorbeeld met een persbericht of een persoonlijke prijsuitreiking. Het kan interessant en praktisch zijn om de uitslag bekend te maken bij een bestaand evenement. Een prijsuitreiking is een stuk spannender als van tevoren niet bekend is wie gaat winnen.

Een prijsvraag kan meerdere inzichten opleveren die ‘out of the box’ zijn. Denk bij de evaluatie van het algehele prijsvraagtraject aan de volgende aspecten en haal relevante lessen eruit voor het toekomstige vervolg:

• Zijn er onverwachte en bruikbare oplossingsrichtingen?
• Zijn er geschikte aanbieders uit onverwachte hoek?
• Hoe beïnvloeden de resultaten eventuele vervolgstappen, zoals voor een marktconsultatie.

Als u een ontwerp wilt realiseren, dan volgt op de prijsvraag doorgaans een onderhandelingsprocedure (zonder voorafgaande aankondiging) om te komen tot een vervolgopdracht. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen met de winnaar te onderhandelen, maar u kunt ook onderhandelen met alle deelnemers die een bepaalde score verkregen. De werkwijze legt u van tevoren vast (zie stap 4).

Aangezien in de prijsvraag het beoogde resultaat (kwaliteit van het ontwerp) centraal staat, ligt het voor de hand om in de onderhandelingsprocedure meer de nadruk te leggen op het laten slagen van de realisatie: hoe wil de ontwerper de uitwerking en realisatie van zijn ontwerp organiseren?