Accountantscontrole: voorbereidingsfase aanbesteding
In de voorbereidingsfase van een aanbesteding maak je verschillende keuzes. Bij het in de markt zetten van een opdracht bepaal je de samenstelling en aard van de opdracht, de waarde en de aanbestedingsprocedure. Deze stappen documenteer je.
Waar let een accountant op in de voorbereidingsfase
- De raming van de opdracht
- De gebruikte aanbestedingsprocedure
- De gehanteerde cpv-codes
- De documentatie van gemaakte keuzes
- Of sprake is van (bewuste) opknipping om onder de Europese aanbestedingsplicht uit te komen.
Geraamde opdrachtwaarde
De accountant toetst of de raming van de opdrachtwaarde zorgvuldig tot stand is gekomen. Een zorgvuldige raming kan je bijvoorbeeld aantonen door interne stukken over de raming, mailwisseling met de interne behoeftesteller of een begroting waaruit blijkt hoe de geraamde waarde tot stand is gekomen.
Aanbestedingsprocedures
Bij een opdrachtwaarde hoger dan de toepasselijke Europese aanbestedingsdrempel geldt de verplichting om Europees aan te besteden. De accountant controleert of de geraamde waarde aansluit bij de gekozen aanbestedingsprocedure. Is er gekozen voor een bijzondere Europese aanbestedingsprocedure? Dan kijkt de accountant of is voldaan aan de criteria om de bijzondere procedure toe te mogen passen.
CPV-codes
Het is belangrijk dat je in de aanbesteding de cpv-codes gebruikt die passen bij de aard van de opdracht. De accountant toetst het gebruik van de juiste cpv-codes. Daarnaast kun je de cpv-codes gebruiken om te controleren of opdrachten niet zijn opgeknipt om de Europese aanbestedingsplicht te omzeilen.
Documenteren van de aanbesteding
In de Aanbestedingswet zijn verschillende motiveringsverplichtingen opgenomen. Via de Checklist Motiveringen in het Aanbestedingsproces kun je nagaan welke wettelijke verplichtingen gelden. Naast de verplichte motiveringsverplichtingen is het raadzaam om ook andere belangrijke keuzes vast te leggen. De accountant kan deze informatie opvragen en gebruiken om te controleren of overheidsopdrachten rechtmatig zijn aanbesteed.
Daadwerkelijke besteding
Vanzelfsprekend wordt door de accountant ook het daadwerkelijk uitgegeven bedrag aan opdrachten gecontroleerd. Alle uitgaven aan leveranciers zijn gekoppeld aan de spendanalyse en rechtmatigheidsverantwoording die je als aanbestedende dienst opstelt. De accountant toetst de betrouwbaarheid van de spendanalyse en rechtmatigheidsverantwoording. Gekeken wordt of de uitgaven aan leveranciers aan de juiste opdrachten zijn gekoppeld en of de bedragen kloppen. De accountant toetst niet alle onderliggende stukken, maar voert een globale toets uit en kan bijvoorbeeld steekproeven doen.
Opknippen van een opdracht
Een ander belangrijk punt bij het bepalen van de financiële rechtmatigheid is het opknippen van een opdracht.
Een aanbestedende dienst mag een opdracht niet opknippen in meerdere opdrachten om zo onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen. Dit leidt tot een financiële onrechtmatigheid. In de rechtmatigheidsbeoordeling controleert de aanbestedende dienst eerst zelf op onrechtmatige opknipping. De accountant controleert of deze toets op de juiste wijze is uitgevoerd en kan bijvoorbeeld via steekproeven individuele inkoopdossiers nader beoordelen.
Om onduidelijkheid te voorkomen is het noodzakelijk dat je per aanbesteding je afweging omtrent het opsplitsen van een opdracht vooraf duidelijk vastlegt en motiveert in het inkoopdossier.