Accountantscontrole: voorbereidingsfase aanbesteding

Waar let een accountant op in de voorbereidingsfase

• Is de waarde van de opdracht zorgvuldig geraamd
• Is er op basis van de geraamde opdrachtwaarde voldaan aan de aanbestedingsprocedure conform Aanbestedingswet 2012 en inkoopbeleid
• Zijn alle wettelijke stappen bij de gekozen aanbestedingsprocedure gevolgd
• Zijn alle verplichte motiveringen benoemd in de aanbestedingsdocumenten
• Zijn de processtappen voldoende gedocumenteerd
• Zijn de gehanteerde CPV codes in overeenstemming met de aard van de opdracht, waardoor inzicht verkregen kan worden in een combinatie van repeterende uitgaven
• Welke motivatie is vooraf vastgelegd om een opdracht op te splitsen
• Is er sprake van (bewuste) opknipping om onder de Europese aanbestedingsdrempel uit te komen

Aanbestedingsprocedures

Bij het plaatsen van een opdracht kunt u kiezen uit verschillende aanbestedingsprocedures:

• Wanneer de geraamde waarde van een opdracht evenveel of meer is dan de Europese drempelbedragen, moet u Europees aanbesteden.
• Wanneer de geraamde waarde van een opdracht minder is dan de Europese drempelbedragen, dan zijn Europese procedures niet verplicht.

De Europese richtlijnen zijn geimplementeerd in de Aanbestedingswet 2012. Hierin zijn ook nationale regels vastgelegd voor overheidsopdrachten onder de drempel. Daarnaast hebben veel aanbestedende diensten een eigen inkoopbeleid. Zo kan een aanbestedende dienst voor procedures onder de drempel afspraken hebben over interne drempelwaarden voor deze procedures. Het is raadzaam in uw aanbestedingsdossier te documenteren waarom u voor een bepaalde aanbestedingsprocedure kiest, zodat u uw keuze later kunt uitleggen.

Documenteren van uw aanbesteding

Bij een Europese aanbestedingsprocedure is het belangrijk minimaal de volgende stappen te volgen en daarmee te documenteren:

• het opstellen van een inkoopstrategie
• het opstellen van een aanbestedingsleidraad en bestek
• indien van toepassing: de motivering in de aanbestedingsleidraad waarom afgeweken wordt van de gunning op beste prijs-kwaliteitverhouding (te weten: gunning op laagste prijs of op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit)
• het aankondigen van de opdracht in het EU-publicatieblad
• de mogelijkheid om vragen te stellen die bij nota van inlichtingen worden beantwoord
• het opstellen van de gunningsbeslissing
• het publiceren van de digitale aankondiging van gunning van de opdracht
• wanneer relevant, het opstellen en publiceren van het proces-verbaal
• het opstellen en rechtmatig ondertekenen van een overeenkomst

Aan een aanbestedingsprocedure behoren motiveringsverplichtingen toe. Van belang is om deze motiveringen vast te leggen. Een hulpmiddel hierbij is de Checklist Motiveringen in het Aanbestedingsproces.

Geraamde opdrachtwaarde

Voor het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure dient de geraamde opdrachtwaarde afgezet te worden tegen het drempelbedrag van de betreffende opdracht. Het inzichtelijk maken hiervan is van belang om financiële onrechtmatigheden te voorkomen. Om dit te kunnen beoordelen is een juiste onderbouwing van deze waarde noodzakelijk. Dit kan bijvoorbeeld zijn de offertes van inschrijvers, maar ook een begroting waaruit blijkt hoe de geraamde waarde tot stand is gekomen. Het ontbreken van deze onderbouwing kan leiden tot discussie of tot een onrechtmatigheid na de controle door de accountant op getrouwheid.

Bijvoorbeeld: de (geraamde) opdrachtwaarde overschrijdt de Europese aanbestedingsdrempel terwijl er een onderhandse aanbestedingsprocedure is gevolgd. In dit geval overschrijdt de (geraamde) opdrachtwaarde de Europese aanbestedingsdrempel en betreft het financieel onrechtmatige bedrag de totale opdrachtwaarde minus de aanbestedingsdrempel.

Bij raamovereenkomsten is het van belang dat de geraamde opdrachtwaarde niet wordt overschreden. Dit geldt voor zowel nationale als Europese aanbestedingen. Wanneer deze geraamde opdrachtwaarde wordt overschreden, kan de accountant een toets doen of er risico op een (niet) wezenlijke wijziging.

Daadwerkelijke besteding 

Vanzelfsprekend wordt door de accountant ook het daadwerkelijk bestede bedrag aan een opdracht gecontroleerd. Dit gebeurt in de rechtmatigheidscontrole op basis van alle uitgaven aan de betreffende opdracht over de laatste 4 jaar, waarbij de accountant er vanuit gaat dat dit bedrag aansluit op de vooraf geraamde opdrachtwaarde. In deze toets wordt een combinatie gemaakt van:

• repeterende uitgaven aan dezelfde crediteur
• (inkoop)opdracht en/of CPV code.

Het is daarom van belang dat u uw uitgaven (inkoopopdracht) koppelt aan de bijhorende overeenkomst. Een periodieke spendanalyse geeft u inzicht en kunt u als onderlegger gebruiken voor de rechtmatigheidsverantwoording. Indien dit bedrag niet aansluit, is er risico op een financiële onrechtmatigheid.

Opknippen van een opdracht

Een ander punt van belang bij het bepalen van de financiële rechtmatigheid is het al dan niet bewust opknippen van een opdracht. Een aanbestedende dienst mag één opdracht niet opknippen in meerdere opdrachten met enkel als doel om op die manier onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen. Dit leidt tot een financiële onrechtmatigheid. Om onduidelijkheid te voorkomen is het noodzakelijk dat u per aanbesteding uw afweging omtrent het opsplitsen van een opdracht vooraf duidelijk vastlegt en motiveert.