Subsidie Beter Aanbesteden 2024

Game Changer Verantwoordelijk samenspel: gemeente Hengelo  

Gemeente Hengelo wil op een ludieke en interactieve manier knelpunten oplossen uit de aanbestedingspraktijk tussen aanbestedende diensten en ondernemers. En meer wederzijds begrip creëren tussen beide doelgroepen. De gemeente ontwikkelt hiervoor een serious game in de vorm van een bordspel waarbij aanbestedende diensten en ondernemers de strijd met elkaar aangaan. 

Het bordspel dat wordt ontwikkeld, dient de dialoog tussen overheden en ondernemers te bevorderen door het uitwisselen van kennis en ervaringen. Het doel is het bereiken van meer wederzijds begrip, concrete oplossingen en betere aanbestedingen. Het spel is breed qua opzet en daarmee ook geschikt voor brancheorganisaties en ondernemersverenigingen.

Bovendien is het bordspel ook een goed middel binnen zowel overheid als bedrijfsleven voor het voeren van een dialoog over de impact van inkoop en hoe je dat praktisch kunt realiseren.

Resultaat

• De ontwikkeling van een serious game in de vorm van een hardboard spel.
• De ontwikkeling van een printbare variant van de serious game voor andere organisaties.
• Organisatie van ten minste 5 dialoogsessies (spelen serious game) tussen overheden en marktpartijen.
• Verslaglegging (samenvatting) uitkomsten van deze sessies, om te delen met andere organisaties.
• Presentatie van het spel op het Beter Aanbesteden eindcongres december 2024.

Datagedreven aanbesteden: gemeente Deventer 

De digitale transformatie, binnen zowel overheid als ingenieursbureaus, is in volle gang. Gemeenten staan voor grote en complexe opgaven in het ruimtelijk domein. Digitale technologie is daarbij de wens. De aanbestedingspraktijk wordt bij gebieds- en locatieontwikkeling vrij traditioneel ingestoken: losse opdrachten worden uitgevraagd in de markt. Daarna volgt een adviesrapport met de opgeleverde resultaten. Dit rapport wordt daarna door een andere partij opgepakt om een vervolgopgave uit te voeren. Het uitvraagproces moet dan opnieuw worden doorlopen. Dit kost veel tijd. En maakt dat de statische producten vaak niet goed op elkaar aansluiten. Bovendien is de output vaak niet bruikbaar in een vervolgopdracht.

Gemeente Deventer organiseert diverse fysieke, kleinschalige werksessies. Medewerkers van diverse partijen, onder andere mkb-organisaties, wordt gevraagd om door middel van een concrete casus, het probleem beter te definiëren. De oplossingen worden vervolgens verwerkt tot een handreiking voor het aanbieden en inkopen van digitale diensten en producten.

Resultaat 

• Het ontwikkelen en onderzoeken van verschillende manieren voor gemeenten om projecten bij gebieds- en locatieontwikkeling uit te vragen met behulp van data.
• Het ontwikkelen en onderzoeken van verschillende manieren voor bedrijven om gemeenten vroeg te adviseren over het gebruik van digitale producten en diensten bij deze projecten.
• Alle partijen beter bewust maken van de problemen en mogelijke oplossingen bij het in- en verkopen van digitale diensten. 

Effectmonitoring MVOI met uniforme, eenduidige KPI's: gemeente Utrecht

Gemeenten Utrecht en Den Haag hebben hoge doelen op Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Om te weten of je de doelen kunt halen, is het nodig om te controleren.

Kritieke prestatie indicatoren (KPI's) voor effectmonitoring van MVOI verbeteren het gebruik van nuttige kennis, manieren en instrumenten door publieke opdrachtgevers. Als je werkt met duidelijke en gelijke KPI’s, schep je duidelijkheid naar de ondernemers. Wanneer duidelijk is welk effect de publieke opdrachtgever wil bereiken en hoe zij daar op stuurt, weet een ondernemer wat van hem verwacht wordt. De kans is groot dat dit tot een betere samenwerking leidt tijdens het contract.

Resultaat    

Een menukaart realiseren met eenduidige set indicatoren (KPI's) voor effectmonitoring op de volgende MVOI-thema's: 

• Klimaat 
• Circulair, 
• Ketenverantwoordelijkheid, 
• Diversiteit & inclusie, 
• Social return en 
• Milieu en biodiversiteit. 

Daarmee kun je op eenzelfde manier sturen op MVOI-doelen in aanbestedingen, bij verificatie, contractmanagement en effectmonitoring.

Realisatie versnelling verduurzaming maatschappelijk vastgoed: gemeente Maashorst

Versnelling is noodzakelijk om de doelstellingen van het Klimaatakkoord waar te kunnen maken. Dit is te zien in de huidige rapportages op gemeentelijk niveau: Sectorale Routekaarten Gemeentelijk Maatschappelijk Vastgoed (SRGMV) van de VNG. Overheden willen hierbij het goede maatschappelijke voorbeeld geven. 

Gemeenten willen een strategisch en tactisch duurzaam plan ontwikkelen voor maatschappelijk vastgoed. Dit betekent dat ze van traditionele meerjarenonderhoudsplannen (MJOP's) willen overstappen naar duurzame meerjarenonderhoudsplannen (DMJOP's). De gemeente Maashorst ziet samen met de andere organisaties mogelijkheden bij het verbeteren van het aanbesteden van de verduurzaming van maatschappelijk vastgoed.

Concrete aandachtspunten zijn: 

• Kennisverbreding.
• Onderlinge kennisdeling onderling. 
• Slimmer gebruik maken van de aanbestedingsmogelijkheden.
• Meer inzicht krijgen in de wijze waarop de markt naar deze situatie kijkt.

Resultaat

• Een set aan ontwikkelde aanbestedingsstukken volgens het principe programmatisch aanbesteden.
• Een routekaart per gemeente, per cluster(s) van gemeenten, om alle Bizob-gemeenten te helpen bij het versnellen van verduurzamen van maatschappelijk vastgoed. Uiteindelijk komt dit neer op een programmatische aanpak per gemeente, per cluster en uiteindelijk gedragen programmatische aanbestedingen per periode (vermoedelijk per jaar).
• Het vastleggen en delen van kennis over het (verduurzamen) van maatschappelijk vastgoed in brede zin.
• Heldere communicatie en het betrekken van alle betrokkenen.
• Het delen van opgehaalde informatie en kennis, met de bedoeling om dit te delen met overige gemeenten in Nederland. 

Beter aanbesteden van emissies bouwmaterieel: Bouwcirculair 

Het verlagen van de emissies van bouwmaterieel staat hoog op de agenda. Schoon en Emissieloos Bouwen (SEB) ontwikkelde een routekaart samen met belanghebbenden in de markt. BouwCirculair steunt meer dan 125 overheden, gemeenten en provincies en meer dan 125 bedrijven (bijvoorbeeld aannemers) bij het aanbesteden van emissieloos bouwen.

Met het aanbesteden van emissieloos bouwen is nog weinig ervaring. Vooral kleinere gemeenten hebben steun nodig om maatschappelijke doelen te behalen. Er is draagvlak om de maatschappelijke doelen te behalen. Helaas is er veel onduidelijkheid en weinig kennis over emissieloos bouwen en de bijbehorende aanbestedingsprocedures. Gemeenten weten vaak niet welke minimale eisen gesteld moeten worden en hoe contracten beschreven moeten worden om de markt te aan te moedigen minder emissies uit te stoten met bouwmaterieel en bouwlogistiek. Er ontbreekt een online instrument dat kan worden gebruikt bij een beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) aanbesteding om de echte emissies tijdens de uitvoering te controleren en de prestaties te beoordelen.

Resultaat

• Een online instrument dat het aanbestedingsproces rondom bouwemissies verbetert, vrij te gebruiken is en toegankelijk voor iedereen. Zo krijg je meer transparantie. En ook uitwisseling van informatie bij aanbestedingen door overdracht van kennis (vooraf), inschrijvingen en monitoring van de specifieke emissies van bouwmaterieel en bouwlogistiek.
• Resultaten van het project:
• Het standaard online inschrijfformulier geeft inschrijvers een uniforme en transparante aanpak om hun emissies aan te geven. Elke inschrijving wordt zo op een consistente manier ingeleverd en beoordeeld, zonder dat het de creativiteit van de inschrijver beperkt.
• Door de opdrachtgever kan een BPKV-aanbesteding ingericht worden op basis van de Leidraad Schoon en Emissieloos Bouwen in de aanbesteding. De afspraken uit het Convenant SEB zijn vertaald in concrete teksten voor contract en aanbesteding.
• Een gebruiksvriendelijk instrument om de emissies van bouwmaterieel/bouwlogistiek van de inschrijving aan te tonen.
• Een uniform model waardoor de inzet van bouwmaterieel/bouwlogistiek navolgbaar en vergelijkbaar is.
• Een instrument dat de maatregelen van de inschrijver controleert en zo de prestaties toont.
• Op basis van de monitoring van de werkelijke emissies kun je de eisen verder aanpassen richting de klimaatdoelstellingen van 2030/2050.

Beter Circulair Aanbesteden: Stichting Parkmanagement Steenwijkerland

Ondernemers vinden circulaire aanbestedingen lastig omdat het niet hun dagelijkse praktijk is. Daarnaast realiseren ondernemers zich vaak te weinig dat de rest- en afvalstromen, die vrijkomen bij het productieproces in hun bedrijf, van waarde kunnen zijn voor collega-ondernemers. De rest- en afvalstromen kun je in veel gevallen benutten bij de productie van producten van andere bedrijven. 

Verder weten aanbestedende diensten vaak niet welke rest- en afvalstromen geschikt zijn om op te nemen ineen circulaire aanbesteding. Er worden regelmatig onrealistische doelen en eisen benoemd in een circulaire aanbesteding.

Resultaat

Gemeente Steenwijkerland organiseert een aantal kennissessies voor lokale ondernemers over circulair aanbesteden. Dit zijn kennissessies waarbij het mes aan 2 kanten snijdt; de gemeente leert welke rest- en afvalstromen beschikbaar zijn bij ondernemers. En de ondernemers leren hoe circulair aanbesteden werkt. Zo begrijpen ze elkaar beter:

• Bedrijven in Steenwijkerland krijgen meer kennis van het inschrijven op circulaire aanbestedingen.
• Bedrijven in Steenwijkerland zijn zich meer bewust van de waarde van hun afval- en reststromen, die benut kunnen worden in andere productieprocessen.
• Bedrijven kunnen ook gezamenlijk inschrijven op een circulaire aanbesteding door uitwisseling van gegevens met betrekking tot afval- en reststromen.
• De opdrachtgever kan haalbare en realistische eisen stellen bij het uitschrijven van circulaire aanbestedingen.

De bijeenkomsten zijn geweest. De informatie over circulariteit en circulair ondernemen is opgenomen in 2 flyers: 

Beter aanbesteden in doelgroepenvervoer: Vereniging Doelgroepen Vervoer Nederland 

Zero emissie rijden is voor het doelgroepenvervoer een belangrijk thema. Het afdwingen van emissieloos rijden gebeurt in een aanbesteding. Er zijn soms ontwikkelingen tijdens de looptijd van een aanbesteding die je graag door zou willen voeren, maar die niet voldoende concreet zijn om al in aanbestedingsdocumenten te kunnen benoemen. Denk hierbij aan ontwikkelingen op het gebied zero emissie voertuigen. Op dit moment zijn bijvoorbeeld elektrische rolstoelbussen nog niet geschikt voor het doelgroepenvervoer (actieradius te laag, gewicht te hoog), maar in de toekomst kan dit veranderen. Op het moment dat het wel mogelijk is wil je deze bussen inzetten, maar contracten laten dat niet toe omdat het een wezenlijke wijziging is.

Vereniging Doelgroepen Vervoer Nederland (VDVN) organiseert in december 2024 regioconferenties voor gemeenten over het meenemen van het zero emissie vraagstuk in aanbestedingen voor doelgroepenvervoer. (Ervarings)deskundigen vertellen hoe in nieuwe én lopende aanbestedingen de mogelijkheden optimaal kunnen worden benut.

Resultaat

• Het bevorderen van relevante kennis van publieke opdrachtgevers (gemeenten) over zero emissie  aanbesteden van doelgroepenvervoer. 
• Goed geïnformeerde gemeenten die in hun aanbestedingen op een juiste manier Zero Emissie doelstellingen in de aanbesteding meenemen.
• Goed geïnformeerde gemeenten die weten óf en zo ja, hoe ze binnen een lopende aanbesteding op de juiste manier wijzigingen aan kunnen brengen.

Verbeteren aanbestedingsdocumenten onderwijssector en de markt: SIVON

SIVON is een ict-coöperatie van en voor het primair en voortgezet onderwijs. Veel onderwijsinstanties hebben dezelfde marktvraag, maar zetten deze allemaal los van elkaar en ieder op een eigen wijze uit. Dit maakt dat het voor marktpartijen steeds weer een tijdrovende klus is om de aanbestedingsstukken te ontleden en een passende offerte te maken. 
Marktpartijen haken daardoor regelmatig af, waardoor het schoolbestuur op zoek moet naar een andere oplossing.
Een stap naar de oplossing is het toegankelijker en helderder maken van de aanbestedingsprocedures binnen het primair onderwijs, voorgezet onderwijs en speciaal onderwijs. Dit maakt het voor de inkopers efficiënter om een aanbesteding in de markt te zetten en voor marktpartijen eenvoudiger om in te schrijven. We verwachten dat dit zal resulteren in meer passende inschrijvingen, waarbij ook het mkb de ruimte krijgt om zijn stem te laten horen.

Resultaat 

Ontwikkeling van richtlijnen en heldere blauwdrukken, waardoor:

• Versterking van de dialoog tussen schoolbesturen en marktpartijen
  Het project heeft een platform gecreëerd voor continue dialoog tussen de opdrachtgevers (schoolbesturen) en de opdrachtnemers (leveranciers en dienstverleners). Dit heeft geresulteerd in een beter begrip van elkaars belangen, uitdagingen en mogelijkheden. Deze interactie heeft bijgedragen aan de ontwikkeling van meer op maat gemaakte en relevante aanbestedingsprocedures.
• Verbeterd marktinzicht en toegenomen transparantie
  Door deze samenwerking is er meer inzicht verkregen in de dynamiek van de markt en de specifieke behoeften van zowel de onderwijssector als de marktpartijen. Dit heeft geleid tot meer transparante aanbestedingsprocessen waarbij de deelname van mkb-bedrijven en startups is gestimuleerd.
• Efficiëntieverbetering in aanbestedingsprocessen
  De richtlijnen en blauwdrukken hebben de administratieve lasten voor zowel de schoolbesturen als de leveranciers aanzienlijk verminderd. Dit heeft de efficiëntie van het aanbestedingsproces verbeterd, waardoor zowel tijd als financiële middelen bespaard worden.
• Bevordering van innovatie en duurzaamheid
  Door het toegankelijker maken van de aanbestedingen en de betere afstemming tussen vraag en aanbod, ontstaat er meer ruimte voor innovatieve en duurzame partijen. Dit draagt bij aan het realiseren van de duurzaamheidsambities van de sector en stimuleert het innovatief vermogen van de marktpartijen.

Beter CO2-neutraal aanbesteden: gemeente Enschede 

De aanbesteding van de Grond-, Weg-, en Waterbouw (GWW) kan als strategisch instrument ingezet worden om maatschappelijke doelen te bereiken. Daarom is deze sector volop in ontwikkeling. De afgelopen jaren zijn diverse programma's en methodieken ontwikkeld om deze sector duurzaam en maatschappelijk verantwoord te maken. Gemeente Enschede wil hier graag handvatten voor CO2-neutraal aanbesteden aan toevoegen met oog voor het lokale mkb. 

Binnen dit project hebben verschillende activiteiten het doel om inzichten op te doen in hoe de gemeente CO2-neutraal kan aanbesteden. Hierbij wordt inzicht verkregen in de mogelijkheden en beperkingen van het lokale mkb, zodat deze doelgroep een kans krijgt bij aanbestedingen. 

Centraal in deze aanpak staat de dialoog met de markt, maar met een concreet uitvoeringproject als casus/pilot. Hiervoor is de duurzame herinrichting van de Kortnaerstraat uitgekozen. Het streven is het minimaliseren van CO2-uitstoot en het compenseren van onvermijdelijke emissies, in lijn met de CO2-normen voor 2050. Dit is een overzichtelijke casus, gelegen achter de Hogeschool Saxion, waarvoor de gemeente tijdens een werksessie, onder leiding van Stichting Pioneering, al CO2-neutrale oplossingen verkend heeft. Dat maakt dat er heel concreet een dialoog gevoerd wordt tussen ondernemers en de gemeente Enschede als publieke opdrachtgever. In samenwerking met een extern adviseur onderzoekt de gemeente de (on)mogelijkheden in de aanbestedingsstrategie. Deze worden naar aanleiding van de casuïstiek analyses uitgevoerd naar verbeteringen in het aanbestedingsproces. Ook wordt een instrumentarium voor CO2-neutraal aanbesteden ontwikkeld die het aanbestedingsproces verbetert en dat ook te gebruiken is door andere aanbestedende diensten.

Resultaat 

• Een aanbestedingsstrategie voor de uitvoering van de CO2-neutrale herinrichting van de Kortenaerstraat. Deze zou een blauwdruk moeten kunnen zijn voor andere vergelijkbare projecten in de stad. 
• Beter inzicht in de markt. 
• Lessons learned die input zijn voor aanbestedingsbeleid van de gemeente Enschede en andere aanbestedende diensten.