Flexibiliteit binnen sociaal domein opdrachten

Deze pagina gaat specifiek over flexibiliteit bij sociaal domein opdrachten. Algemene informatie over de genoemde fasen van inkopen vindt u in het Inkoopproces. De kwaliteit en kwantiteit van de zorg en ondersteuning die u als gemeente levert is continu in beweging. Het aantal mensen dat een bepaalde vorm van zorg nodig heeft wijzigt constant. Maar ook onvoorziene omstandigheden, veranderende wet- en regelgeving en cao’s hebben invloed op de inhoud van contracten. Met strak geregisseerde aanbestedingsprocedures bereikt u geen flexibiliteit. Er zijn diverse momenten en manieren waarop u flexibiliteit kunt inbouwen tijdens het inkopen in het sociaal domein.

Voorbereiden inkoopopdracht

Er zijn 2 manieren om flexibiliteit in te bouwen tijdens het voorbereiden van uw inkoopopdracht in het sociaal domein: functioneel specificeren en herzieningsclausule.

Functioneel specificeren

U bereikt flexibiliteit door de opdracht niet al te technisch en gedetailleerd te beschrijven, maar functioneel te specificeren. Dit betekent dat u helder de eisen beschrijft waaraan een product, dienst of oplossing in het sociaal domein moet voldoen. Dit zonder de vrijheid van zorgaanbieders om met innovatieve ideeën te komen in te perken. U bent op zoek naar de oplossing voor uw probleem zonder de oplossing in detail voor te schrijven.

Het is belangrijk dat u inschat waar (zorg)aanbieders toe in staat zijn voordat u de functionele specificaties opstelt. Met de kennis van zorgaanbieders kunt u vooraf inschatten of zorgaanbieders uiteindelijk een goede oplossing kunnen aanbieden. Deze kennis en inzichten kunt u verkrijgen met een marktverkenning en/of een marktconsultatie.

De aanbieders beschrijven hoe het resultaat bereikt wordt met hun aanbieding en geven hiervoor een prijs af.

Herzieningsclausule

Een andere manier om enige mate van flexibiliteit in het contract in te bouwen is het opnemen van een herzieningsclausule. Hierdoor kan de overeenkomst in een later stadium gewijzigd worden, ongeacht de geldelijke waarde daarvan en zonder dat dit een wezenlijke wijziging is.

Een herzieningsclausule moet bij aankondiging in de aanbestedingsstukken zijn opgenomen. Het is dus niet toegestaan om in een latere fase, bijvoorbeeld na sluiting van de overeenkomst, de herzieningsclausule nog op te nemen. Ook is het belangrijk dat u bij de raming van de opdracht rekening houdt met de verleningsopties en wijzigingen die u in een herzieningsclausule wilt opnemen.

Deze clausule moet wel duidelijk, nauwkeurig en ondubbelzinnig zijn geformuleerd. Zo moet ten minste het volgende omschreven zijn: 

• de omvang en aard van de mogelijke wijzigingen of opties
• de voorwaarden waaronder deze kunnen worden gebruikt
• het feit dat de algemene aard van de opdracht niet verandert

Voorbeeld:
Achteraf blijkt dat er een hogere en andere ondersteuningsbehoefte in uw gemeente is dan vooraf gedacht en ingekocht. Er is een optie om de opdracht met een jaar te verlengen.
Verandering van algemene aard van de aanbesteding is niet toegestaan, omdat de wijziging hiervan kan betekenen dat andere aanbieders in de oorspronkelijke procedure ook hadden willen meedingen naar (dat deel van) de opdracht.
Dit kunt u ondervangen door de opdracht functioneel te specificeren en tijdens de voorfase te anticiperen op (niet-) wezenlijke wijziging, samen met zorgaanbieders en andere belanghebbenden.

Doorlopen aanbestedingsprocedure

U kunt kiezen voor een aanbestedingsprocedure die veel ruimte laat om met de zorgaanbieders in gesprek te gaan. Dat kan bij een SAS-procedure, die vormvrij is. Ook kunt u  putten uit of kiezen voor andere, wel omschreven, aanbestedingsprocedures zoals een concurrentiegerichte dialoog of mededingingsprocedure met onderhandeling.

SAS-procedure - sociale en andere specifieke diensten

De SAS-procedure is een vereenvoudigde procedure, met veel ruimte voor eigen invulling. Het enige dat vastligt is, dat u een openbare vooraankondiging en een afkondiging moet doen. In die tussentijd bent u vrij om de procedure zelf in te richten. U kunt bijvoorbeeld in de procedure opnemen dat er rondetafelgesprekken met aanbieders worden georganiseerd.

Concurrentiegerichte dialoog

De concurrentiegerichte dialoog is een variant op de niet-openbare procedure, waarbij  alle aanbieders naar aanleiding van een aankondiging een verzoek mogen doen tot deelneming. Hierbij voert u gesprekken met de aanbieders die zijn toegelaten tot de procedure om één of meer oplossingen te vinden die aan uw behoefte  voldoen. Na deze gesprekken kunt u één of meer aanbieders uitnodigen om een inschrijving in te dienen. 

Mededingingsprocedure met onderhandeling

De mededingingsprocedure met onderhandeling is een variant op de niet-openbare procedure waarbij alle aanbieders  een verzoek mogen doen tot deelneming, naar aanleiding van een aankondiging. Uitsluitend aanbieders die u selecteert mogen een eerste inschrijving indienen. Er wordt met geselecteerde aanbieders onderhandeld over de contractuele voorwaarden en aanbiedingen van de aanbieders.

Soms is het noodzakelijk om  tijdens het doorlopen van een aanbestedingsprocedure de opdracht te wijzigen. Voor wijzigingen in de aanbestedingsfase geldt dat het aanbrengen van wijzigingen minder is toegestaan naarmate de aanbestedingsprocedure vordert. Dit heeft alles te maken met de voorwaarden van wezenlijke wijziging. Er zijn beperkte mogelijkheden om nog tijdens de aanbesteding contractvoorwaarden te wijzigen.

Uitvoeren opdracht

Na het sluiten van de overeenkomst zonder herzieningsclausules, kan de inhoud ervan niet zonder meer wezenlijk gewijzigd worden. Dit heeft te maken met het gelijkheids- en transparantiebeginsel. Met deze beperking moet u rekening mee houden in de aanbestedingsprocedure.

Wezenlijke wijziging

Een wijziging is wezenlijk als deze de kring van potentiële gegadigden vergroot. Dit is het geval als verwacht wordt dat door de wijzigingen andere zorgaanbieders dan de oorspronkelijke inschrijvers zich zouden hebben ingeschreven of nog zullen inschrijven. U mag zaken als geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria niet meer aanpassen zonder een nieuwe termijn te bieden of de procedure af te breken en een gewijzigde opdracht aan te besteden. Bij wezenlijke wijzigingen van uw opdracht voor de uiterlijke termijn van inschrijving moet u ofwel een nieuwe termijn stellen of de procedure afbreken en een gewijzigde opdracht in de markt zetten.

Anticiperen

PIANOo adviseert u bij het voorbereiden van uw opdracht te anticiperen op (niet-) wezenlijke wijzigingen. In de overeenkomst kunt u bepalingen opnemen over onvoorziene omstandigheden, meerwerk, prijsindexatie, en vervanging van opdrachtnemer. Verder kunt u in de overeenkomst regelen onder welke omstandigheden u deze voortijdig kunt beëindigen en wat dit vervolgens betekent voor de betaling en de eventuele verplichting tot betaling van schadevergoeding en zorgcontinuïteit.