Interviews of presentaties tijdens de BPKV-aanbesteding

Uit een uitspraak van het Europese Hof van Justitie volgt dat u de voorwaarden en de manier van gunnen op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze in de aanbestedingsdocumenten moet vermelden. Alle inschrijvers kunnen zo de juiste draagwijdte van de opdracht begrijpen en op dezelfde manier interpreteren. Hierdoor is het voor u ook gemakkelijker om te beoordelen of de inschrijvingen voldoen aan de criteria die op de opdracht van toepassing zijn. Vormt een interview of presentatie een onderdeel van de beoordelingsprocedure dan zult u dit in uw aanbestedingsdocument moeten aangeven. Hierbij verdient het formuleren van de beoordelingscriteria bijzondere aandacht.

Interview of presentatie bij BPKV

Door het persoonlijke contact bij een interview of presentatie bestaat een grotere kans op  subjectiviteit in de beoordeling. Dit kan op gespannen voet staan met de gewenste, objectieve beoordelingssystematiek. Toch hoeft dit niet het geval te zijn wanneer de aanbestedende dienst voldoende maatregelen treft. Uit jurisprudentie van een lagere rechter volgt dat een interview in beginsel mogelijk is, wanneer wordt voldaan aan 3 uitgangspunten:

• het is voor inschrijvers duidelijk wat van hen wordt verwacht, en
• de inschrijvingen worden beoordeeld aan de hand van een zo objectief mogelijke aanpak bij de beoordeling, en
• de gunningsbeslissing is zodanig gemotiveerd dat het voor de afgewezen inschrijvers mogelijk is om de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden te toetsen.

PIANOo acht het aannemelijk dat deze uitgangspunten ook gelden voor een presentatie.

Interview in relatie tot de opdracht

Een interview is toegestaan wanneer de competenties van het personeel van de inschrijver/opdrachtnemer van doorslaggevende betekenis zijn voor het prestatieniveau van de opdracht. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er specifieke kennis, ervaring en/of vaardigheden gevraagd worden. U kunt deze dan verwerken in een gunningscriterium. Vervolgens kunt u de kennis, ervaring en/of competenties beoordelen aan de hand van een interview met (een) sleutelfunctionaris(sen). Een sleutelfunctionaris is iemand die een cruciale rol heeft bij de uitvoering van de opdracht, bijvoorbeeld een projectleider.

Bij een presentatie kunt u overwegen om in de aanbestedingsstukken op te nemen wie de presentatie gaat geven. In geval van een presentatie kan het wenselijk zijn dat een sleutelfunctionaris de presentatie geeft, bijvoorbeeld wanneer het ingewikkelde materie betreft.

Praktische uitvoering

De beoordeling van een presentatie of interview dient zo objectief mogelijk plaats te vinden. De onderstaande aandachtspunten helpen daarbij.

Transparantie en communicatie

Borg transparantie en communiceer over de voorwaarden van de presentatie en/of het interview in de aanbestedingsdocumenten:

• Neem in de aanbestedingsdocumenten op dat inschrijvers de sheets voor een presentatie moeten indienen bij de inschrijving.
• Benoem in uw aanbestedingsdocumenten wat uw aanpak is in het geval een sleutelfunctionaris onverhoopt voor of tijdens de uitvoering van de opdracht niet meer beschikbaar is. Mag een inschrijver een gelijkwaardige vervanger aanbieden? Of betekent dit dat de inschrijving ongeldig is en dat de aanbestedende dienst de overeenkomst kan ontbinden/opzeggen?
• Wees transparant in de aanbestedingsdocumenten en benoem hoeveel punten inschrijvers kunnen behalen met het interview of de presentatie. Houd rekening met de waardering en laat deze in redelijke verhouding staan tot de overige gunningscriteria. Neem hierbij de richtlijnen uit de Gids Proportionaliteit in acht. Benoem ook op welke wijze u de presentatie of het interview gaat beoordelen. Zijn dit de behoeftestellers of een onafhankelijke beoordelingscommissie?

Proportionaliteit

Het voorbereiden en afnemen/verzorgen van interviews/presentaties is arbeidsintensief. Wanneer u een groot aantal inschrijvingen verwacht, kan het afnemen van interviews of presentaties bij alle inschrijvers een onevenredige last opleveren. Om dit te ondervangen kunt u een niet-openbare aanbestedingsprocedure toepassen. Hiermee beperkt u het aantal inschrijvers en dus ook het aantal inschrijvingen dat beoordeeld moet worden.

Gelijke behandeling

Het komt regelmatig voor dat een aanbestedende dienst de top-X inschrijvers uitnodigt. In een advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts (Commissie) wordt dit ontraden. Het advies vermeldt dat in sommige gevallen de inschrijver op plaats X+1 nog steeds een (theoretische) kans kan maken op de opdracht. De Commissie acht een gefaseerde gunningssystematiek daarom onwenselijk.

Het alternatief is dat u het interview of de presentatie opneemt als een afzonderlijk gunningscriterium op in de aanbestedingsdocumenten. In de beoordelingsprocedure vermeldt u dat eerst de overige (schriftelijke) gunningscriteria worden beoordeeld, waaronder het prijscriterium. Het prijscriterium laat u door een onafhankelijke procesbegeleider beoordelen. Om objectiviteit te waarborgen geeft u de beoordelaars pas inzicht in het prijscriterium nadat de beoordeling is afgerond.

Het kan zijn dat na schriftelijke beoordeling van de gunningscriteria blijkt dat sommige inschrijvers zelfs met een maximale score op het interview geen enkele (theoretische) kans meer hebben op de opdracht. Het advies is om deze inschrijvers toch de gelegenheid te bieden voor een interview of presentatie. Dit vanwege het beginsel van gelijke behandeling. Wel geeft u duidelijk aan dat zij geen (theoretische) kans meer op de opdracht hebben. Zij bepalen vervolgens zelf of zij wel of niet deel willen nemen aan het interview of de presentatie. Na de gehele beoordelingsprocedure stelt u alle inschrijvers tegelijkertijd op de hoogte van het resultaat en de bijbehorende motivaties.

Vooraf aan het interview of de presentatie

• Zorg voor een onafhankelijke procesbegeleider die het proces in goede banen leidt. Deze persoon bewaakt de tijd  en zorgt voor de ontvangst van de afgevaardigden van de inschrijvers. Op die manier is er geen gelegenheid voor inschrijvers om met beoordelaars in gesprek te gaan. Deze procesbegeleider mag geen stem hebben bij de beoordeling van de gunningscriteria.
• Laat het beoordelingsteam voorafgaand aan de presentatie of het interview vragen opstellen. Zorg dat de procesbegeleider dezelfde vragen stelt aan de inschrijvers. Als u besluit de vragen vooraf te verstrekken, doe dit dan gelijktijdig aan alle inschrijvers. 
• Faciliteer de beoordelaars met een beoordelingsformulier met daarop de beoordelingscriteria.
• Maak voorafgaand aan de start van de presentatie of het interview de spelregels bekend. De procesbegeleider ziet er op toe dat inschrijvers enkel een toelichting geven op bij inschrijving verstrekte informatie. Het is niet toegestaan om aanvullende informatie in te brengen die feitelijk tot een nieuwe inschrijving leidt. Zorg daarom dat de procesbegeleider tijdens de presentatie of het interview kan ingrijpen om dit te voorkomen.

Tijdens het interview of de presentatie

• Maak geluidopnames van de interviews of presentaties. Maak dit wel vooraf bekend aan de aanwezigen. Zorg in elk geval voor een schriftelijke verslaglegging.
• Luister als beoordelaar zeer goed naar datgene wat gezegd wordt en beoordeel dit op basis van de beoordelingscriteria.
• Wees alert op eventuele vage uitspraken of generalisaties.
• Stel eventueel een verifiërende vraag om een onjuiste interpretatie te voorkomen.
• Laat enige tijd tussen de verschillende interviews of presentaties. Dit geeft de beoordelaars de tijd om de aandacht te verzetten naar de volgende inschrijver.