Gecentraliseerde aankoopactiviteiten – en aankoopcentrales

Rol aankoopcentrale 

Een aankoopcentrale kan op 2 manieren opdrachten voor aangesloten aanbestedende diensten verkrijgen:

• Rol als groothandel 
  Een aankoopcentrale koopt de leveringen en diensten (geen werken) op eigen naam in en slaat deze eventueel op zonder dat een aangesloten aanbestedende dienst daarvoor direct opdracht geeft.
• Rol als tussenpersoon 
  Een aankoopcentrale treedt namens de aangesloten aanbestedende diensten op als tussenpersoon voor het aanbesteden van opdrachten, het beheren van een dynamisch aankoopsysteem of het afsluiten van raamovereenkomsten. In deze rol kunnen ook werken worden aanbesteed. 

Doordat een aankoopcentrale gebundeld inkoopt, kan er schaalvoordeel worden behaald.

Aanvullende diensten

Een aankoopcentrale kan ook aanvullende diensten leveren, zoals het verstrekken van de (technische) infrastructuur die nodig is om nadere opdrachten te verstrekken onder een raamovereenkomst of het verlenen van adviezen. Deze activiteiten moeten verband houden met de aanbestedingen die de aankoopcentrale voor een aanbestedende dienst uitvoert. 

Aanbestedingsprocedures aangesloten diensten

Wanneer de aankoopcentrale als groothandel optreedt voor levering en diensten, hoeft de aangesloten aanbestedende dienst geen aanbestedingsprocedure te doorlopen. De aanbestedingsplicht is dan als het ware doorgelegd naar de aankoopcentrale. Bij het optreden als tussenpersoon bij het aanbesteden van diensten, leveringen en werken bestaat veel inrichtingsvrijheid. De aankoopcentrale kan autonoom optreden. Dit is afhankelijk van hoe gedetailleerd de gegevens instructies van de aangesloten aanbestedende dienst zijn.

Verantwoordelijkheden aanbestedende diensten

Aanbestedende diensten moeten voldoen aan de aanbestedingsregels wanneer zij opdrachten via een aankoopcentrale verkrijgen. Ze blijven wel verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van hun eigen werkzaamheden, zoals het plaatsen van een opdracht in het kader van een dynamisch aankoopsysteem dat wordt beheerd door de aankoopcentrale.

Toepassing aankoopcentrale

In Nederland werken veel decentrale overheden samen op het gebied van inkoop. Zo zijn netwerken die kennis delen, een gezamenlijke inkoop in het sociaal domein waarin de aanbestedende diensten gezamenlijk één aanbestedingsprocedure hanteren of een shared service center. Deze samenwerkingen hoeven niet noodzakelijkerwijs een aankoopcentrale te zijn. In tegenstelling tot andere EU lidstaten wordt de aankoopcentrale in Nederland beperkt toegepast.