Fase 1: Voorbereiden inkoopopdracht met Ketenverantwoordelijkheid
In de voorbereidende fase is het belangrijk om inzicht te krijgen in de risico’s voor mens en milieu die spelen in de sector waar je gaat inkopen. Welke risico’s zijn van belang voor je aanbesteding? Wat verwacht je van de inschrijvers? Hoe pas je Ketenverantwoordelijkheid toe en met welke aandachtspunten houd je rekening?
Op deze pagina:
Inventariseer de risico's
Verken hoe ver de markt is op het gebied van IMVO en due diligence
Bepaal de toepassing
Formuleer criteria
Wees duidelijk over je verwachtingen
Aandachtspunten bij het opstellen van criteria
1. Inventariseer de risico’s
Het is belangrijk om te weten of en welke risico’s er zijn voor mens, dier, natuur en milieu in de keten van je product of dienst. Je kunt dan beter het gesprek voeren met de markt en opdrachtnemer over ketenverantwoordelijkheid en om de inspanningen op waarde te schatten. Opdrachtgever en inkoper hebben de taak om risico’s in de keten te inventariseren. Bedrijven zijn verantwoordelijk om risico’s in de keten te analyseren.
- Verken eerst of er concrete aanwijzingen zijn voor (grote) risico’s in een sector, productgroep of regio.
- Omschrijf de risico's in je aanbestedingsleidraad.
Er zijn verschillende hulpmiddelen om snel te controleren op risico’s:
- De MVO-risicochecker geeft een snelle risicoanalyse voor een aanbesteding op het gebied van milieu, arbeidsomstandigheden en mensenrechten. De risicochecker is onder andere gekoppeld aan CPV-codes.
- De Fairtrade Risk map is ontworpen om bedrijven te ondersteunen bij het inventariseren van risico’s in hun productieketens over mensenrechten, natuur en milieu.
- Media, onderzoeken en niet-gouvernementele organisatie (ngo's) zoals Electronics Watch kunnen ook een informatiebron over risico's zijn. Bekijk hiervoor ook de pagina’s Handreikingen, Onderzoeken en Sectorale dossiers.
2. Verken hoe ver de markt is op het gebied van IMVO en due diligence
Door een marktverkenning kom je te weten wat bedrijven al doen op het gebied van Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO) en wat wel en niet onderscheidend en reëel is om uit te vragen.
- Vraag aandacht voor IMVO, risico’s in de keten en eventuele voorwaarden in een marktconsultatie. Zo vraag je vast aandacht voor het onderwerp vragen bij potentiële inschrijvers of gegadigden en samen onderzoeken of er aanwijzingen zijn voor risico's.
- Ook tijdens de inlichtingenronde kan nuttige informatie naar voren komen. Dit kan inzicht geven hoe ver de markt is.
- Verder kun je nagaan of er voor deze sector een initiatief is voor verbetering in de keten, zoals de IMVO-convenanten of een ander keteninitiatief gericht op verbetering. Binnen de IMVO-convenanten is er ervaring met het implementeren van verbeterinitiatieven binnen ketens. Opdrachtnemers kunnen hierop voortbouwen.
3. Bepaal de toepassing
Maak de afweging of je bij opdrachten Ketenverantwoordelijkheid toepast, in de vorm van internationale sociale voorwaarden (ISV) als contractvoorwaarde of bijvoorbeeld als subgunningscriterium. De inspanning van een opdrachtnemer moet proportioneel zijn, oftewel in verhouding zijn met de omvang van de opdracht. Bij kleine opdrachten kan die verhouding scheef zijn.
Je kunt in de overweging meenemen dat overheden de taak (zorgplicht) hebben om mensenrechten te beschermen. Bedrijven hebben de plicht om mensenrechten te respecteren. De Nederlandse overheid verwacht volgens de UNGP’s (The United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights) en OESO-richtlijnen van multinationale ondernemingen dat zij due diligence (gepaste zorgvuldigheid) al toepassen.
Heeft je organisatie beleid over Ketenverantwoordelijkheid? Of zijn er aanzienlijke risico's op schending van de normen (zie Inventariseer de risico's)? Dan is het aan te raden om de ISV toe te passen.
Bepaal de toepassing aan de hand van:
- relevantie (zijn er risico’s bekend?)
- effectiviteit (welk aanpak is het meest effectief?)
- proportionaliteit (is de inspanning in verhouding tot de opdracht?).
Binnen de rijksinkoop is Ketenverantwoordelijkheid als ISV verplicht bij Europees aanbestede contracten binnen 8 risicocategorieën. in Europees aanbestede contracten binnen de 8 risicocategorieën het opnemen van Ketenverantwoordelijkheid als ISV verplicht. Naast de verplichte toepassing in risicocategorieën wordt ook de toepassing van ISV in overige categorieën gestimuleerd. Lees meer over ISV in de rijksinkoop.
4. Formuleer criteria
Het Europese- en nationale- aanbestedingsrecht biedt verschillende mogelijkheid tot het toepassen van Ketenverantwoordelijkheid bij overheidsopdrachten. De toepassing van Ketenverantwoordelijkheid moet voldoen aan de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht: non-discriminatie, objectiviteit, transparantie en proportionaliteit.
Binnen de Rijksinkoop zijn in Europees aanbestede contracten binnen de 8 risicocategorieën de ISV het minimum. Hierbij moet een contractvoorwaarde worden opgenomen die opdrachtnemers verplicht om due diligence toe te passen. Dit is echter een minimum en er kan ruimte zijn om ISV ook in de selectie en gunningscriteria op te nemen. Lees meer over de ISV in de rijksinkoop.
Uitsluitingsgrond
Er bestaat een verplichting tot uitsluiting (dwingende uitsluitingsgrond) wanneer een bedrijf is veroordeeld voor kinderarbeid of andere vormen van mensenhandel of als er een onherroepelijke en bindende rechterlijke of administratieve beslissing ligt voor het niet voldoen aan een betalingsplicht over belastingen en/of sociale premies.
Als er sprake is van schending van nationaal, Europees of internationaal sociaal recht, kan een bedrijf ook worden uitgesloten (facultatieve uitsluitingsgrond). Hier moet een proportionaliteitstoets plaatsvinden. De verplichte uitsluiting heeft bij de betaling van sociale premies/belastingen wel een kanttekening. Je mag een ondernemer niet niet uitsluiten. (art. 2.86, lid 5) als hij zijn verplichtingen is nagekomen door alle verschuldigde belastingen en/of sociale premies te betalen of door een betalingsregeling te treffen.
Verder kun je afzien van uitsluiting als dit onredelijk lijkt. Bijvoorbeeld als het om kleine bedragen gaat of omdat de ondernemer geen tijd had om te betalen of een betalingsregeling te treffen (artikel 2.86a).
Geschiktheidseis
Dit zijn minimumeisen aan de inschrijver. Voorbeelden van geschiktheidseisen gerelateerd aan Ketenverantwoordelijkheid:
- het eisen van een milieuzorgsysteem
- systeemeisen voor het beheer van de toeleveringsketen en traceersystemen die de inschrijver kan toepassen voor de uitvoering van de opdracht.
Selectiecriteria
Je kunt selectiecriteria toepassen als er sprake is van een aanbestedingsprocedure met voorselectie. Bijvoorbeeld een visie en/of plan van aanpak voor Ketentransparantie en eerlijke handelspraktijken.
Programma van Eisen
Het programma van eisen zijn minimumeisen aan de inschrijving. Voorbeelden zijn:
- Eisen van een kostendekkende prijs die een leefbaar inkomen garandeert voor de producent.
- Milieueisen voor schadelijke stoffen in een product.
- Als ISV worden toegepast als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde, is dat een minimumeis. Daarbij geldt dat toepassing ervan verband moet houden met het voorwerp van de opdracht. De eis voor ISV neem je op in de aanbesteding. De inkopende organisatie neemt een contractbepaling op, waarin de due diligence-verplichtingen worden uitgewerkt waaraan opdrachtnemer moet voldoen na afsluiten van het contract.
In fase 3 lees je hoe je jouw opdrachtnemer hierop kunt beoordelen.
Gunningcriterium
Bij toepassing van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding pas je Ketenverantwoordelijkheid toe als subgunningscriterium als je wilt dat inschrijvers zich op dit punt (kunnen) onderscheiden. Bijvoorbeeld:
- Een plan van aanpak, waarin wordt beschreven hoe aan een eerlijke prijs en ketentransparantie wordt gewerkt.
- Een verslag van een doorlopen due diligence-proces.
In fase 2 lees je hoe je de inschrijvingen hierop kunt beoordelen.
Contract
ISV zijn bijzondere uitvoeringsvoorwaarden die worden opgenomen in het contract als contractbepaling. Je vraagt opdrachtnemers om due diligence uit te voeren. Na gunning wordt van opdrachtnemers een risicoanalyse gevraagd. Daarbij wordt gekeken naar de risico's op schendingen van arbeidsnormen, mensenrechten en milieu in hun productieketen. Als die er zijn, moet de opdrachtnemer zich inspannen om deze risico's te voorkomen of te verkleinen en actie ondernemen om schendingen aan te pakken. Een plan van aanpak hiervoor vraag je na gunning bij de opdrachtnemer op. De opdrachtnemer monitort de voortgang en communiceert hier openbaar over.
In fase 3 leest je hoe je jouw opdrachtnemer hierop kunt beoordelen.
Er zijn verschillende hulpmiddelen om je te helpen bij het opstellen van eisen en criteria. Bij Handreikingen en MVI-criteria vind je onder andere standaard bestekteksten en handreikingen die helpen in het opstellen van criteria.
5. Wees duidelijk over je verwachtingen
Maak duidelijk wat van de inschrijvers verwacht mag worden.
- Geef duidelijke toelichting in de aanbestedingsdocumenten wanneer een opdracht in een risicosector valt en welke risico's zich in de keten afspelen.
- Geef aan dat je van de opdrachtnemer verwacht dat die zorgvuldig omgaat met risico’s op het gebied van mensenrechten en milieu en dit aantoonbaar kan maken.
- Geef aan wie welke verantwoordelijkheid heeft.
Aandachtspunten bij het opstellen van criteria
Stel realistische leveringsvoorwaarden
Onrealistische levertijden, boetes voor het niet halen van de levertijden, spoedbestellingen en grote bestellingen kunnen leiden tot overwerk en/of uitbesteding. Vaak is er dan minder aandacht voor het naleven van sociale- en milieu voorwaarden. Met mogelijk kinderarbeid, dwangarbeid of milieuschade verder in de keten tot gevolg.
Betaal een eerlijke prijs
Wanneer je op laagste prijs wilt gunnen, waarborg dan met minimumeisen dat dit niet ten koste gaat van mens en milieu in de keten. De kans is groot dat er geen eerlijke prijs wordt betaald aan de mensen die het meeste werk verrichten. Dat de arbeidsomstandigheden ondermaats zijn en dat dit tot milieuschade zal leiden. Zorg ook dat je prijs in verhouding staat tot de eisen die je stelt aan jouw opdrachtnemer. Als je bijvoorbeeld eist dat bedrijven een leefbaar loon uitbetalen, zorg dan dat jouw budget daarbij past. Denk ook aan de kosten voor productwijzigingen. Financiële risico's voor wijzigingen en investeringen kunnen worden afgewenteld op de opdrachtnemers aan het begin van de keten, met financieel verlies en mogelijke consequenties voor de arbeiders als resultaat.
Stel milieueisen aan producten
Worden er chemische middelen gebruikt? Dit leidt mogelijk deze tot onveilige arbeidsomstandigheden en/of vervuiling van natuur en milieu. Onder het MVOI-thema Milieu lees je hoe je hier als inkoper mee om kunt gaan.
Borg de implementatie in uw eigen organisatie
Zonder borging in de organisatie blijft ketenverantwoordelijkheid in de aanbesteding een dode letter. Zorg voor een goede rolverdeling in je organisatie. Betrek interne of externe expertise op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Leg verbinding met collega’s die structureel werken aan verduurzaming, zoals een duurzaamheidsadviseur, categorie-, leverancier- of contractmanager. Op die manier borg je jouw inspanning voor, tijdens en na de aanbesteding. De implementatie eist verankering in de inkoopprocessen, verantwoordings- en rapportagemethoden en communicatie met opdrachtnemers.
Sluit partijen buiten Europa niet standaard uit
Soms proberen aanbestedende diensten productie buiten Europa te vermijden, met de gedachte dat dit vrij is van IMVO-risico’s. Vermijden is onwenselijk omdat het niet bijdraagt aan verbeteringen in de keten. Het leidt mogelijk zelfs tot verslechtering van omstandigheden in landen buiten Europa. Het is in beginsel niet mogelijk om ondernemers uit GPA-landen (Government Procurement Agreement) standaard uit te sluiten van een openbare aanbestedingsprocedure. Voor niet GPA-landen ligt dit anders. Tenslotte is ook Europa niet vrij van IMVO-risico’s.
Meer informatie en praktische voorbeelden vind je in onze e-learning Ketenverantwoordelijkheid & ISV.