Subsidie Beter Aanbesteden 2022

Kennisverbreding van circulaire inkoop in de verhuisbranche: Erkende Verhuizers

Erkende Verhuizers wilde de kennis over circulaire inkoop onder inkopers uit hun branche verbeteren. Met aandachtspunten zoals:

• het tijdig en juist betrekken van de markt bij een inkoopvraag;
• het bieden van ruimte voor innovatie;
• de inzet van inkoop als strategisch instrument bij een maatschappelijk doel als duurzaamheid.

Met 6 fysieke werk- en intervisiebijeenkomsten werd de dialoog bevorderd tussen ondernemers en publieke opdrachtgevers. Ook ontstond er een actieve samenwerking tussen concurrerende verhuisbedrijven. Daarnaast leverde deze organisatie een business case, bestemd voor aanbestedende diensten en ondernemers. Neem voor meer informatie over de business case contact op met Erkende Verhuizers.

Inrichting van een MVOI-tafel binnen het Inkoop Platform Noord Nederland (IPNN): Gemeente Emmen

Gemeente Emmen, actief lid van het Inkoop Platform Noord Nederland (IPNN), verkende met de andere IPNN-leden hoe zij Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) organisatorisch kunnen inbedden. Hiervoor werd onder andere een MVOI-Tafel ingericht, als ontmoetingsplek voor stakeholders en hun achterban uit verschillende organisaties. Met deze ontmoetingen werd ingezet op een samenwerking met de regionale markt. Kijk voor meer informatie en aanmelden voor deze tafel op de website van Inkoopplatform Noord-Nederland.

De belangrijkste uitkomsten na een ledenconsultatie en een marktverkenning zijn terug te vinden in het einddocument Ledenconsultatie en marktverkenning MVOI-Tafel.

Kennisontwikkeling bij publieke inkopers van verhuisdiensten: Stichting Code Verantwoord Marktgedrag - Organisatie voor Erkende Verhuizers (OEV)

Binnen de facilitaire sector ontbreekt het inkopers soms aan tijd en kennis om een uitvraag met een goede prijs-kwaliteit verhouding te maken. Erkende Verhuizers, een brancheorganisatie voor de Nederlandse verhuisbranche, kwam daarom met tools en compacte handreikingen over het inkoopvak.

De Handreiking Inkoop biedt zowel kennis over de uitgangssituatie aan de opdrachtgeverskant, als over het inkoopvak. En je leest hoe je inschrijvingen kunt beoordelen. Ook leverde de Code Verantwoord Marktgedrag een speciale handreiking over de indexatiemethode en de verschillende soorten indexen.

Kijk op de website van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag voor de volledige handreikingen.
Een interview met de Code Verantwoord Marktgedag over dit initiatief lees je in de 3e editie van het Beter Aanbesteden Magazine.

Beter aanbesteden door kwaliteit en impact: Sociaal Werk Nederland

Aanbestedingen worden veelal gegund aan de inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) op basis van de beste prijs en kwaliteit verhouding (BPKV). Branchevereniging Sociaal Werk Nederland zag haar leden worstelen met aanbestedingsprocedures met BPKV als gunningscriterium. Het proces leidde tot extra uitvoeringslasten, terwijl er vaak al een structureel tekort is aan mensen en middelen.

Met 3 sessies op verschillende plekken in het land ging Sociaal Werk Nederland de dialoog aan over aanbestedingen tussen gemeenten en aanbieders in het sociaal domein. Het doel was effectiever en efficiënter aanbesteden op kwaliteit en impact als het gaat om sociaal werk. Er waren 2 lokale dialoogsessies met gemeenten enleden. Én in het najaar werd een inspiratiebijeenkomst georganiseerd met Stichting RIJK voor sociale werkorganisaties, gemeenten en andere stakeholders. Bekijk de inspiratiegids Betere dialoog bij Inkoopproces voor meer informatie over dit initiatief.

Ideale ideële gunningscriteria: Gemeente Ede

Met Inkoop kun je een belangrijke bijdrage leveren aan het behalen van maatschappelijke doelstellingen, ook wel ideële doelstellingen genoemd. Gemeente Ede merkte op dat gemeenten en opdrachtnemers behoefte hadden aan een eenduidig pallet van deze ideële doelstellingen binnen de sectoren Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW), Bouw, IT, Sociaal Domein, Facilitair, Financieel en Personeel.

Met de leidraad vanuit gemeente Ede kun je ideële gunningscriteria bepalen en je vindt er uitleg over de beste bijbehorende meetmethode(n).
Enkele tips uit het onderzoek zijn:

• Betrek een contractmanager bij het bepalen van eisen en KPI’s.
• Zoek met verwante aanbestedende diensten naar manieren om dezelfde gunningscriteria te hanteren.
• Combineer de bouwblokkenmethode met een Plan van Aanpak als het moeilijk is om invulling te geven aan SROI (Social Return On Investment).
• Neem duurzaamheid al mee in de planfase om tot een zo duurzaam mogelijk ontwerp te komen, bijvoorbeeld aan de hand van de Aanpak Duurzame GWW.
• Gebruik de MVI-criteriatool voor inspiratie bij het uitvragen van ideële gunningscriteria.

Verbeterslag implementatie aanbesteding Inkoop Beschermd Wonen: Gemeente Groningen

Groninger gemeenten werkten samen in een programma op het gebied van beschermd wonen en opvang. De gemeenten wilden knelpunten op het gebied van inkoop en aanbesteden verbeteren door zich te richten op de thema’s implementatie en samenwerking in het werkveld.

Met kennissessies verbeterden de gemeenten de samenwerking met stakeholders om meer afstemming te bereiken over onder meer strategie, inhoud en tempo. Én om eventuele risico's te elimineren, om op die manier zo goed mogelijk te voldoen aan de ondersteuningsvraag van de burger. Deze vele nieuwe inzichten, gebundeld in een samenvatting, kunnen de Groninger gemeenten gebruiken in een volgend aanbestedingstraject. Neem contact op met de gemeente Groningen voor meer informatie.

Meten van duurzaamheidsinspanningen: Gemeente Barneveld

Duurzaamheid is als gunningscriterium niet meer weg te denken uit de aanbestedingspraktijk. De gemeente Barneveld wilde deze impact meetbaar maken. Met een methodiek van prof. dr. Jan Telgen (PPRC) werden de duurzaamheidsinspanningen van de gemeente Barneveld inzichtelijk gemaakt. Telgen gebruikte hiervoor de aanpak van Gunnen op Waarde. Voor deze methodiek werden in totaal 58 aanbestedingen geanalyseerd uit de periode 2018 tot en met 2022.

Met de opgeleverde werkinstructie kunnen Barneveld en overige gemeenten hun duurzaamheidsinspanningen berekenen via de 2 gunningsmethoden: Gunnen op Waarde en de Gewogen Factor Score. Deze methoden pas je toe om de duurzaamheidsimpact te kunnen meten:

• Bereidheid: het maximale bedrag dat de aanbestedende dienst extra wil betalen voor de hoogst mogelijke score op duurzaamheid.
• Uitgave: wat er feitelijk extra is betaald door de aanbestedende dienst voor duurzaamheid bij de winnende offerte.
• Toegenomen Waarde: het uitgaveverschil op het gebied van duurzaamheid tussen de winnende offerte en de offerte die op alleen op prijs (goedkoopste inschrijfsom) zou winnen.

Lees voor meer informatie over deze meetmethode het interview in de 4e editie van het Beter Aanbesteden Magazine. Gemeente Barneveld ontving in 2023 de MVOI-pluim van PIANOo voor dit initiatief.

Bijeenkomsten Beter Aanbesteden: OWO-gemeenten

OWO is de intergemeentelijke samenwerking tussen de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland. Met 2 opeenvolgende bijeenkomsten bracht OWO de dialoog tussen belanghebbenden bij aanbestedingen op gang en zorgde ze voor het delen van kennis en voor verbinding tussen de OWO- gemeenten en de ondernemers.

De doelgroep bestond uit  gemeenten, inkopers en budgethouders uit de eigen gemeenten. Ook lokale en regionale ondernemers, inkoopadviseurs bedrijfsvoerders (bij OWO) en andere belanghebbenden waren aanwezig. De bijeenkomsten belichtten 2 aparte thema's: innovatie /duurzaamheid en lokaal ondernemen.

Om te laten zien hoeveel impact je met het instrument Inkoop kunt maken, organiseerde team Inkoop van de OWO-gemeenten ook een ‘inkooptoer’, om de omringende gemeenten te laten zien wat ze doen. én om te laten zien hoe ze de vakafdelingen kunnen faciliteren of adviseren.
Lees het interview met wethouder Rob Jonkman in de 2e editie van het Beter Aanbesteden Magazine.

Themabijeenkomsten Beter Aanbesteden: MKB Rotterdam Rijnmond

MKB Rotterdam Rijnmond ervaarde knelpunten bij aanbestedingen door de gemeente Rotterdam en de marktpartijen. Inkopers en marktpartijen leken niet altijd voldoende oog of kennis voor elkaar te hebben voor een succesvolle aanbesteding. Daarnaast was er een onduidelijk uitnodigingsbeleid.

Er werden 3 themabijeenkomsten georganiseerd met als hoofdthema; ‘Beter Aanbesteden’. Vertegenwoordigers van het MKB, de gemeente Rotterdam en omliggende gemeenten waren uitgenodigd om tijdens deze bijeenkomsten gezamenlijk allerlei knelpunten op te lossen.

Kennis en begrip van elkaars positie via een goede dialoog moet kwalitatief betere aanbestedingsstukken én (meer) inschrijvingen opleveren.

Zie ook het interview met MKB Rotterdam Rijnmond in de 3e editie van het Beter Aanbesteden Magazine voor tips om een dialoog aan te gaan.

Tender Attractiveness - 5 factoren die een aanbesteding aantrekkelijker maken: Gemeente Rotterdam

De gemeente Rotterdam kreeg regelmatig (te) weinig inschrijvingen voor aanbestedingen. Geopperd werd dat de vormgeving (aantal pagina’s van de leidraad en de timing van publicatie) van invloed was. De gemeente Rotterdam liet dit vraagstuk  statistisch onderzoeken door PPRC en Universiteit Twente. Een aanbesteding buiten de vakantieperiodes en/of een korter aanbestedingsdocument geven een grotere kans op meer inschrijvingen.

Het onderzoeksrapport van de gemeente is openbaar toegankelijk, zodat alle aanbestedende diensten een hulpmiddel hebben om extra te letten op factoren die het aantal inschrijvingen (per sector) negatief kunnen beïnvloeden.

Lees ook het artikel Tender Attractivess in de 3e editie van het Beter Aanbesteden Magazine.

Meer resultaat met duurzaam aanbesteden: Gemeente Purmerend

De gemeente Purmerend wilde de kennis op het gebied van duurzaamheid vergroten onder inkopers om  op die manier de hoge duurzaamheidsambities van de gemeenten te behalen en kansen optimaal te benutten voor het MKB. In 2019 werden afspraken gemaakt over circulair inkopen en opdrachtgeverschap. De MRA (Metropoolregio Amsterdam), gemeenten, de provincie Noord-Holland en de Vervoerregio richten zich bij die afspraken op 10% circulair inkopen in 2022, 50% in 2025 en volledig circulair inkopen rond 2030. Voor de realisatie van deze ambities is een juiste aanpak nodig.

De bestaande middelen en kennis over de toepassing van duurzaamheid in een aanbestedingsproces worden toegelicht in dit adviesrapport.

Lees ook het interview met gemeente Purmerend in de 3e editie van het Beter Aanbesteden Magazine.