Inkopen en jaarlijkse accountantscontrole
Het dossier Inkopen en jaarlijkse accountantscontrole biedt tips en adviezen over het identificeren en voorkomen van onrechtmatigheden. Het dossier is opgesteld, omdat met ingang van verslaggevingsjaar 2023 decentrale overheden (gemeenten en provincies) zelf een rechtmatigheidsverantwoording dienen af te geven. (oktober 2022)
Voor wie?
Deze informatie is bedoeld voor medewerkers van gemeenten en provincies die – al dan niet binnen gemeenschappelijke regelingen – vorm en inhoud geven aan de invoering en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording.
Wijziging rechtmatigheidsverantwoording
Jaarlijks vindt de accountantscontrole plaats. Deze controle heeft als grondslag de comptabele regelgeving, zoals deze geldt voor uw organisatie. Onder deze controle vallen ook uw aanbestedingen. Nu verstrekken externe accountants nog een controleverklaring met een oordeel over zowel getrouwheid als rechtmatigheid bij de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 1 januari 2023 wijzigt:
- u als aanbestedende dienst dient zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening.
- de accountant controleert vervolgens de jaarrekening en de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid.
Hiermee wordt naast het borgen van rechtmatigheid en het zorgen voor bewijslast ook de controle en verslaglegging op rechtmatigheid belegd bij de aanbestedende dienst zelf. De rechtmatigheidsverantwoording valt vervolgens onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.
Stappen per thema
Thema’s die een accountant beoordeelt in de rechtmatigheidsverantwoording:
-
Voorbereidingsfase aanbesteding
Onder de jaarlijkse accountantscontrole vallen ook uw aanbestedingen. In de voorbereidingsfase van uw aanbesteding volgt u meerdere stappen en keuzes. U motiveert en documenteert deze.
-
De overeenkomst
In het contract legt u de gemaakte afspraken vast. De voorwaarden voor de overeenkomst liggen over het algemeen besloten in de opdrachtbeschrijving of het bestek.
-
Spendanalyse
Om te toetsen of uw uitgaven rechtmatig zijn, is het belangrijk dat u periodiek een spendanalyse maakt. Hiervoor zijn diverse producten ontwikkeld, zoals een animatie, formats spendanalyse en crediteurenkaart en instructievideo’s.
-
De te nemen maatregelen
Per onderwerp zijn er meerdere maatregelen die uw organisatie kan treffen om:
- onrechtmatigheden in het aanbestedingsproces te voorkomen
- te zorgen voor nakoming van de kernvoorwaarden uit de overeenkomst en
- te komen tot een periodieke spendanalyse die kan dienen als jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording.