Dynamisch aankoopsysteem (DAS)

De looptijd van een DAS dient beperkt te zijn, en het moet gedurende zijn gehele looptijd openstaan voor toetreding door nieuwe ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen. U kunt het aantal ondernemers in een DAS niet beperken door selectiecriteria toe te passen. Wel kunt u uitsluitingsgronden en passende geschiktheidscriteria stellen aan de ondernemers. De gedachte hierachter is dat u zo sneller en efficiënter gangbare producten kunt inkopen.

Een DAS is enkel toegestaan en geschikt voor gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan uw behoeften. In de Engelse vertaling van de richtlijn wordt de term "commonly used or off-the-shelf products, works or services which are generally available on the market" gebruikt.

U dient een DAS aan te besteden indien de geraamde waarde van alle voor de totale duur van het systeem door u voorgenomen overheidsopdrachten de drempel overschrijdt.

Er is discussie rondom het gebruik van een DAS voor de inhuur van personeel. PIANOo constateert dat een DAS niet voor alle inkoopcategorieën de meest geschikte procedure is, maar sluit een DAS voor de inhuur van personeel niet categorisch uit.

Fases instelling DAS

De instelling van DAS kent 2 fases:

• de instelling van het systeem en
• het plaatsen van uw opdrachten binnen dat systeem.

De instelling van een DAS

De instelling doet u met toepassing van de aanmeldingsfase van de niet-openbare procedure. U doorloopt bij de instelling van een DAS de volgende stappen:

• bekendmaking van de instelling van een DAS door middel van een aankondiging van een overheidsopdracht;
• toetsen of een gegadigde valt onder een door u gestelde uitsluitingsgrond;
• toetsen of een niet-uitgesloten gegadigde voldoet aan de door u gestelde geschiktheidseisen;
• de niet-uitgesloten en niet-afgewezen gegadigden toelaten tot het DAS.

Het plaatsen van opdrachten binnen een DAS

U nodigt alle tot het dynamische aankoopsysteem toegelaten ondernemers gelijktijdig en schriftelijk uit om voor de specifieke opdracht die u binnen het dynamische aankoopsysteem plaatst een inschrijving in te dienen. In de uitnodiging vermeldt u waar de aanbestedingsstukken rechtstreeks toegankelijk zijn. Vervolgens doorloopt u de volgende stappen:

• toetsen of de inschrijvingen voldoen aan de door u gestelde technische specificaties, eisen en normen;
• beoordelen van de geldige inschrijvingen aan de hand van het door u gestelde gunningscriterium;
• opstellen van een proces-verbaal van de opdrachtverlening;
• meedelen van de gunningsbeslissing;
• sluiten van de overeenkomst;
• bekendmaken van de aankondiging van de gegunde opdracht (binnen 30 dagen of per kwartaal gebundeld).

De termijn voor het indienen van een inschrijving moet tenminste 10 dagen bedragen, te rekenen vanaf de verzenddatum van uw uitnodiging tot inschrijving. Het getuigt van goed opdrachtgeverschap als u met het meedelen van de gunningsbeslissing ook een opschortende termijn hanteert waarbinnen inschrijvers bezwaren kunnen aanvoeren met betrekking tot uw gunning, maar u bent hiertoe niet verplicht. Tevens adviseren wij een 'vragenronde' in te bouwen.

U kunt bij de plaatsing van een overheidsopdracht binnen een dynamisch aankoopsysteem bepalen dat inschrijvingen in de vorm van een elektronische catalogus worden ingediend.

Tevens kunt u de gunning van de overheidsopdracht vooraf laten gaan door een elektronische veiling, indien de inhoud van de aanbestedingsstukken, met name de technische specificaties, nauwkeurig kan worden opgesteld.

Latere toetreding door een ondernemer

Elke ondernemer kan gedurende de looptijd van uw DAS een verzoek tot toelating aan het systeem indienen. U dient dit verzoek binnen tien werkdagen te beoordelen (toetsing aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidscriteria).

De artikelen 2.144 tot en met 2.149 bevatten een aantal aanvullende voorschriften met betrekking tot het dynamisch aankoopsysteem.

Voordelen

• u kunt alle ondernemers die tot het DAS zijn toegelaten uitnodigen om in te schrijven op uw specifieke opdracht;
• een kortere doorlooptijd van gangbare inkopen nadat het DAS is ingesteld.

Nadelen

• u ontvangt mogelijk veel offertes wanneer er veel ondernemers tot uw DAS zijn toegelaten. Dit kan de administratieve last verhogen;
• beperkt bruikbaar, namelijk enkel voor gangbare inkopen;
• communicatie dient elektronisch plaats te vinden; een mondeling interview is daardoor niet toegestaan.

Handreikingen

De Europese Commissie (CIE) heeft in 2022 een Nederlandstalige handreiking gepubliceerd over de toepassing van een DAS. Daarnaast is een handreiking beschikbaar die in 2017 door PIANOo is opgesteld.

Handreiking PIANOo (2017): Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

Handreiking CIE (2022): Richtsnoer Dynamische aankoopsystemen