Contractmanagement in de GWW

Onder contractbeheersing wordt verstaan: alle activiteiten die door de opdrachtgever in zowel de fasen van de contractvoorbereiding als de contractrealisatie worden uitgevoerd, die er op gericht zijn om zeker te stellen dat de verplichtingen uit het contract worden nagekomen en dat de risico’s voor de opdrachtgever aantoonbaar beheerst worden (bron: Kader Contractbeheersing). Deze definitie laat zien dat de reikwijdte van contractbeheersing heel breed is. 

Een andere contractbeheersing zou ook tot een ander contract kunnen leiden: zijn er geen toezichthouders, dan kan het een keuze zijn om geen traditioneel bestek op de markt te zetten.

Activiteiten

Enkele activiteiten gericht op het zeker stellen dat de afspraken worden nagekomen en de risico's voor de opdrachtgever beheerst worden, zijn:

Prestatiemeten
Scope contract
Risicomanagement
Contractbeheersplan
Systeemgerichte contractbeheersing (SCB)
Gecertificeerde opdrachtnemer

Prestatiemeten / Past Performance

Prestatiemeten is een manier om de kwaliteit van de samenwerking met de markt te meten en maakt vaak deel uit van het contractmanagement. Bij Rijkswaterstaat bijvoorbeeld beoordelen beide partijen elkaar én zichzelf ieder kwartaal op een aantal punten. Sommige aanbestedende diensten gebruiken de resultaten van prestatiemetingen van eerdere overheidsopdrachten bij de selectie van marktpartijen bij een opvolgende overheidsopdracht. Dit staat in de praktijk ook bekend als Past Performance en wordt vaak bij gelijksoortige opdrachten toegepast.

Scope contract

De scope van een contract is vastgelegd in contractdocumenten. Het gaat dan om alle stukken die direct of indirect onderdeel zijn van het contract en waar de beide partijen hun handtekening onder hebben staan. Bij aanbestedingen gaat het dan om alle aanbestedingsstukken, zoals de Basisovereenkomst, Vraagspecificatie Eisen en Proces, Annexen, Bijlagen, Informatie en de Nota van Inlichtingen. Ook de aanbieding op de EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving)-criteria is na gunning onderdeel van de scope van het contract. Deze documenten bevatten eisen, inspanningsverplichtingen en andere voorwaarden.

Voor al deze eisen en voorwaarden geldt dat de naleving daarvan afdwingbaar is. Het gaat erom hoe je die beheersing wilt inrichten en hoe hard je zich op contractuele eisen wilt richten. Denk hier vooraf over na.

Risicomanagement

Met een contract wil je risico's neerleggen bij degene die deze het beste kan beheersen. Uitbestede risico's koppelt je vaak aan eisen, die gericht zijn op het beheersen van deze risico's. Je wil sturen of deze risico's ook echt beheerst zijn en of er restrisico's zijn. Een goed risicomanagement is onontbeerlijk bij contractbeheersing.

Een integraal contract betekent dat de risico's van dit contract gedurende verschillende onderdelen (bijvoorbeeld ontwerpen en bouwen) bij de opdrachtnemer liggen. Als je goed toeziet op die verantwoordelijkheid dan kunnen risico's die voorheen verbonden waren aan die betreffende faseovergangen als beheerst worden verondersteld. Een contract dat meer onderdelen van een project integreert (van E&C tot DBFM) heeft meer risico's. Dit is een belangrijk uitgangspunt voor contractbeheersing.

Contractbeheersplan

In een contractbeheersplan leg je uitgangspunten en aanpak vast om beheersing te structureren. Wanneer je deze aanpak met de opdrachtnemer deelt, maakt dit de manier van werken zeer transparant. Een contractbeheersplan bevat 3 belangrijke aspecten:

Visie en strategie

Hier beschrijf je hoe het team denkt de doelstelling van het project te halen. Het gaat hierbij om houding en gedrag. Zorg dat het team de juiste bemensing heeft qua kennis en dat raakvlakken en samenwerking met de andere teams vastliggen

Toetsing en acceptatie

Naast het contract, is een belangrijk uitgangspunt voor toetsing en acceptatie de bepalingen die hierover in de gebruikte algemene voorwaarden, zoals de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden) of UAV-GC (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contracten), staan. Een aandachtspunt daarbij is de toetsing op het naleven van de EMVI-criteria. De diepgang van toetsen is afhankelijk van het contract. Bij een traditioneel bestek hoort eerder toezichthouden, terwijl met een geïntegreerd contract eerder naar het functioneren en het borgen van het kwaliteitssysteem van een opdrachtnemer wordt gekeken en wordt het toetsen van de kwaliteit van het product overgelaten aan opdrachtnemer.

Escalatie

Belangrijk is om zowel de interne escalatieprocedure te beschrijven en vast te stellen met de interne opdrachtgever als de contractuele escalatieprocedure. Onder de contractuele escalatie wordt verstaan naar wie wordt opgeschaald als de twee contractmanagers van opdrachtgever en opdrachtnemer er niet uitkomen.

Systeemgerichte contractbeheersing (SCB)

Rijkswaterstaat werkt met Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) om contractbeheersing met name bij geïntegreerde contracten te structureren. Rijkswaterstaat geeft opdrachtnemers veel meer verantwoordelijkheid dan vroeger: de opdrachtnemer toetst zelf de te leveren kwaliteit van het product. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen systeemtoetsen, procestoetsen en producttoetsen. Rijkswaterstaat toetst op 3 niveaus maar met verschillende intensiteiten.

• Bij SCB toetst de opdrachtgever altijd of de opdrachtnemer zijn werkzaamheden en dus de risico's voldoende borgt conform zijn eigen kwaliteitssysteem (op basis van ISO 9001). Rijkswaterstaat werkt dan ook uitsluitend met ISO 9001 gecertificeerde opdrachtnemers. Dat is een systeemtoets.
• Aanvullend worden een of meer procestoetsen uitgevoerd waarbij het realisatieproces wordt getoetst plus één of meer producttoetsen.
• Producttoetsen door de opdrachtgever zijn bedoeld om te bepalen of het kwaliteitssysteem van opdrachtnemer afdoende functioneert.

De toetsinspanning van deze verschillende toetsen varieert tijdens het project. Zo kan er bijvoorbeeld worden gekozen om systeemtoetsen vooral bij aanvang van het project uit te voeren. De verdeling in intensiteit van deze toetsen maakt, samen met de toetsdrempel, de uitgangspunten van de beoordeling en de inzet van de toetsers deel uit van de toetsstrategie.

Gecertificeerde opdrachtnemer

Werkzaamheden worden vaak onder kwaliteitsborging (bijv ISO 9001) uitgevoerd. De opdrachtnemer beschikt over een certificaat dat is afgegeven door een daartoe geaccrediteerde instantie. Het certificaat is te zien als een bepaald kwaliteitsniveau van organisatie. Dit niveau kan een leidraad zijn voor de eigen contractbeheersing. Een optimalere samenwerking wordt bereikt door te vertrouwen op het certificaat en door opdrachtnemers direct aan te spreken op afwijkingen.

Uitgangspunt is wel dat de klant kennis heeft van de veronderstelde werking van het onder de ISO-norm gecertificeerd bedrijf zaken doen. Dat vereist een aanpassing van houding en gedrag en vooral ook een consistente communicatie met opdrachtnemer. Je kunt dan bij het beheersen van het contract expliciet beoordelen hoe gesteund kan worden op het kwaliteitsmanagement van opdrachtnemer. Vaak is het vereist dat opdrachtnemer een plan opstelt voor de projectspecifieke kwaliteitsborging. Dit gaat dan vaak over verificatie en validatie, de inzet van deskundig personeel en de kwaliteitsborging over verschillende onder opdrachtnemers heen. Het is belangrijk om als opdrachtgever bewust om te gaan met externe kwaliteitsborging. Door bijvoorbeeld geen eisen te stellen over zaken die op een andere manier al zijn geborgd en risicovolle onderdelen te benadrukken.