Samenwerken

Inspirerende praktijkvoorbeelden 

De regiomanagers van Beter Aanbesteden komen in de praktijk veel leerzame praktijkcasussen tegen. Aanbestedingen of organisaties met (een vernieuwende) aanpak die ook voor andere overheden interessant kan zijn om de dialoog en samenwerking met bedrijven bij aanbestedingen te verbeteren. In interviews delen zowel aanbestedende diensten als ondernemers hun lessen en ervaringen. 

Voorbeelden

• Bedrijvenregister zorgt voor zichtbaarheid mkb’ers bij opdrachtgevers Steenwijkerland
• Aanbestedingskalender in de praktijk: Gemeente Het Hogeland 
• Gemeente Arnhem en aannemer Roelofs werken in een bouwteam
• Beter aanbesteden dankzij data-analyses
   

Houding en gedrag

Bij het aangaan van de dialoog bij aanbesteden, tussen alle betrokken partijen, heb je meer nodig dan alleen hard skills. De wijze waarop publieke opdrachtgevers en ondernemers zich voor, tijdens of na het aanbestedingsproces opstellen bepaalt of een samenwerking slaagt.  Daarnaast heeft Beter Aanbesteden meerdere handvatten opgesteld over de juiste houding en gedragselementen voor een succesvolle samenwerking.

Handvatten

De volgende handvatten zijn gepubliceerd:

• Een goede dialoog is Beter Aanbesteden 
  Een goede dialoog is essentieel voor het slagen van een aanbesteding en samenwerking. Het leidt tot meer begrip, waardering en vertrouwen tussen aanbestedende dienst en geïnteresseerde ondernemers. 
• Samenwerken begint al in de aanbesteding 
  Omschrijft houding en gedrag die aanbestedende diensten en marktpartijen (standaard) zouden moeten laten zien en mogen verwachten van elkaar, in iedere fase van het aanbestedingsproces.  
• Aan de slag als samenwerkingspartners 
  Geeft vooral een inkijkje in waar u rekening mee kunt en moet houden wanneer u als opdrachtgever en -nemer “echt” wilt samenwerken in de uitvoering van de opdracht.

Aanbesteden met Uitgangspunt 3 A4

Aanbestedingen worden vaak beschreven in een lijvig document met veel bijlagen en juridisch taalgebruik. Ondernemers moeten daar veel tijd voor vrijmaken en over voldoende aanbestedingskennis beschikken om een passend antwoord te geven. Aanbesteden met ‘Uitgangspunt 3 A4’ maakt aanbestedingsdocumenten overzichtelijker en duidelijker. Dat zorgt voor meer begrip en vertrouwen tussen aanbestedende dienst en ondernemers. Vertrouwen in een open, eerlijke samenwerking gericht op de inhoud.

Het programma Beter Aanbesteden ziet de voordelen van Uitgangspunt 3 A4 en draagt bij aan de verspreiding van deze methodiek met informatie, praktijkervaringen, voorbeelddocumenten en een overwegingsschema. Zo kan een organisatie zelf inschatten wanneer deze manier van aanbesteden kansrijk of minder kansrijk is. We werken hierbij nauw samen met ervaringsdeskundigen van de Universiteit Utrecht en de Haagse Inkoopsamenwerking (HIS).

Inkoop versus verkoop

Het programma Beter Aanbesteden stimuleert niet alleen de dialoog, maar faciliteert zelf ook de dialoog. Vanaf september 2022 werd in verschillende regio’s op verrassende wijze een dialoog tussen inkoop en verkoop georganiseerd.

Inkopers en verkopers beleven een aanbestedingspraktijk ieder op hun eigen manier. Onder het genot van een uitgebreide lunch en aan de hand van vooraf gedeelde stellingen gaan inkopers en verkopers met elkaar in dialoog. Doel is elkaars belangen beter te begrijpen en de samenwerking te bevorderen.

Een overzicht van de geplande Beter Aanbesteden bijeenkomsten vindt u in de Agenda

VNG Forum Inkoop en Aanbesteden

Met steun van Beter Aanbesteden heeft VNG een forum voor Inkoop en Aanbesteden ontwikkeld. Op dit forum kunnen medewerkers van Nederlandse gemeenten onderling kennis en informatie met elkaar delen, wat zorgt voor de verdere uitbreiding van inkoopsamenwerkingen en de verdere professionalisering van inkoop. Heeft u in uw werk te maken met inkoop of aanbesteden en bent u werkzaam bij een gemeente? Maak een account aan op forum.vng.nl en praat mee.

Uitgestelde prijsbepaling in bouw en infra

In de bouw- en infrasector groeit de belangstelling voor bouwteams of tweefasen contracten. Een vorm van aanbesteden waarbij al vroeg een leverancier wordt gecontracteerd en de prijs pas definitief wordt bepaald nadat opdrachtgever en leverancier samen een ontwerp hebben uitgewerkt. Beter Aanbesteden droeg bij aan een onderzoek van het Instituut voor Bouwrecht (IBR) en de Vrije Universiteit Amsterdam (VU) naar de juridische aspecten van deze vorm van aanbesteden met uitgestelde prijsbepaling (UPB). Dit onderzoek maakt deel uit van een bredere zoektocht naar een coherent en toekomstbestendig stelsel van aanbestedings- en juridisch-administratieve kaders voor de bouw. Op uitnodiging van Beter Aanbesteden en in samenwerking met CROW gaven het IBR en de VU ook een presentatie over dit traject, tijdens de Infratech 2023.

Langjarige samenwerking

Partnership, ontzorging en (integraal)samenwerken zijn woorden die regelmatig voorbij komen. Maar wanneer kies je als opdrachtgever voor een dergelijke marktbenadering? Beter Aanbesteden onderzocht hoe je als opdrachtgever in de voorbereiding van een aanbesteding of categorieplan, een gedegen keuze kunt maken voor een integrale samenwerking met opdrachtnemer(s). De factsheet  Aan de slag als samenwerkingspartners behandelt onder andere de randvoorwaarden, voor- en nadelen en het “aan de slag gaan” met langjarige (integrale) samenwerking. Daarnaast zal het programma Beter Aanbesteden deze informatie verwerken in een kennissessie.