Factsheet: Een goede dialoog is Beter Aanbesteden

Een goede dialoog voeren kan binnen de kaders van de regelgeving. De tips zijn opgesteld met oog voor de 4 aanbestedingsbeginselen: transparantie, gelijke behandeling, proportionaliteit, objectiviteit.

Download

U kunt het overzicht met tips ook downloaden als handige factsheet, bijvoorbeeld om te delen met collega’s.

Structureel contact: zo leert u elkaar goed kennen

Aanbestedende dienst

Structureel contact levert waardevolle kennis over de markt op. Over hoe marktpartijen werken, wat zij verkopen, wat de laatste marktontwikkelingen zijn en hoe u uw opdracht voor hen aantrekkelijk maakt. Verdiep u daarom in de huidige marktsituatie. Onderhoud structureel contact en werk aan informatie-uitwisseling. Bijvoorbeeld door marktdagen te organiseren of een informatiepunt op te zetten.

Marktpartijen

Dankzij structureel contact leert u de behoeftes en ambities van overheden beter kennen. Het leert u hoe aanbestedende diensten werken en hoe en wanneer ze inkopen. Verdiep u daarom in hun maatschappelijke opgaven, hun beleid en hoe ze beslissingen nemen. En hoe u met uw product aan hun doelstellingen bij kan dragen. Veel informatie vindt u op websites van aanbestedende diensten, zoals die van gemeenten, provincies en waterschappen.

Fase 1: Voorbereiden aanbesteding

Aanbestedende dienst

Dankzij een goede dialoog weet u of uw behoeftes en ambities passen bij wat de markt aanbiedt. Maak daarnaast een marktanalyse voor een indicatie van marktprijzen en marktsamenstelling. Dat helpt u doelmatig en proportioneel uit te vragen. Organiseer marktconsultaties voor gerichte marktkennis. U kan dan inhoudelijke vragen stellen, maar bijvoorbeeld ook welke aanbesteding- en contractvorm volgens de markt het beste past bij de opdracht.

Marktpartijen

Marktconsultaties zijn belangrijke momenten waarbij u laat zien wat u in huis hebt en hoe u maatschappelijke opgaven kan oplossen. Door oplossingsrichtingen en samenwerkingsvormen voor te stellen draagt u bij aan een goede uitvraag. Blijven zaken aan de oppervlakte? Vraag dan door. Respecteer daarbij wel dat aanbestedende diensten vanwege wetgeving niet alles kunnen delen.

Fase 2: Doorlopen aanbestedingsprocedure

Aanbestedende diensten

Zorg dat u uw behoefte helder overbrengt. Denk hierbij functioneel; laat de markt met oplossingen komen. Kijk welke contacten mogelijk zijn binnen de aanbestedingsprocedure en maak hiervan gebruik. Stimuleer het stellen van vragen en beantwoord deze zo volledig mogelijk. Zo weten marktpartijen wat u zoekt en krijgt u een passend voorstel.

Marktpartijen

Wees proactief en verdiep u in de aanbestedingsprocedure en mogelijkheden voor contact. Gebruik deze contactmomenten om de ambities en behoeften van aanbestedende dienst te doorgronden. Zo kunt u een beter aanbod doen dat past bij de behoefte.

Fase 3: Uitvoeren opdracht

Aanbestedende diensten

Is het tijd de opdracht uit te voeren? Bespreek met de gegunde partij de wijze van samenwerking en contractbeheersing in de praktijk. Investeer in de samenwerking en evalueer deze. Zorg daarnaast voor een goede verstandhouding met afgewezen marktpartijen; geef ze een uitgebreide toelichting op het gunningsbesluit. Zij leren hiervan en het vergroot hun bereidheid opnieuw in te schrijven.

Marktpartijen

Heeft u de opdracht binnen? Maak duidelijke afspraken met de opdrachtgever en zorg voor een goede samenwerking. Blijf in contact en evalueer de samenwerking. Vraag naar de relevante ontwikkelingen bij aanbestedende diensten en deel tijdig relevante ontwikkelingen bij de uitvoering. Heeft u de opdracht niet gekregen? Vraag om een uitgebreide toelichting op de beslissing en gebruik deze om uw volgende inschrijving te verbeteren.