Value engineering

Elementen van Value engineering kunt u toepassen in alle fasen van een inkooptraject, maar de methodiek leent zich het meest voor de voorbereidings- of uitvoeringsfase. Op deze pagina vindt u een stappenplan, een korte uitwerking per fase en een toelichting op enkele aanbestedingsrechtelijke randvoorwaarden.

Toepassing Value engineering

Value Engineering kunt u toepassen in alle fasen van een aanbestedingstraject. In de voorbereidingsfase kan de methodiek bijdragen aan het helderder krijgen van de uitvraag. Tijdens het doorlopen van de aanbestedingsprocedure kunt u op basis van de methodiek de opdracht aanscherpen. Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtnemers op basis van Value engineeringclausules verbeteringsvoorstellen indienen zolang deze niet leiden tot een wezenlijke wijziging van de opdracht.

Toepassing: correctief en preventief

De toepassing van Value engineering in de voorbereidingsfase is vooral 'preventief'. Voordat u een opdracht aanbesteedt zoekt u naar een betere oplossingsrichting voor uw inkoopbehoefte. Toepassing tijdens de aanbesteding en vooral bij de uitvoering van een opdracht is 'correctief'. Of te wel u bouwt een prikkel in om later tot betere oplossingen te komen. Naast Value engineering kunt u vanzelfsprekend ook andere prikkels in uw overeenkomsten inbouwen om betere resultaten te behalen zoals verlengingsopties of een bonus.

Stappenplan Value engineering

Bij het toepassen van Value Engineering doorloopt u de volgende stappen:

• functieanalyse fase
• creatieve fase
• evaluatiefase
• ontwikkelfase
• presentatiefase

Toelichting fasen

De eerste fase is de belangrijkste stap binnen Value engineering. Kernvraag in deze fase is wat zijn de belangrijkste functies van de oplossing. Wat moet de oplossing functioneel kunnen? Wat zijn de kosten per functie? In deze fase analyseert u het probleem, het doel, de behoeften en de kansen en de risico's in hun onderlinge samenhang en vertaalt u deze naar gewenste functies en prestaties. In de creatieve fase verkent u de mogelijke oplossingen. De meest kansrijke ideeën selecteert u in de evaluatiefase om vervolgens door te ontwikkelen tot concrete alternatieven. Het resultaat presenteert u aan de besluitvormers, dit is vaak de behoeftesteller. Zij beoordelen de uitkomsten van een Value engineeringanalyse op hun waarde. Het resultaat biedt u een goed onderbouwde en maatschappelijk gedragen conceptoplossing, waarvan de waarde bij alle betrokken partijen helder is.

Voorbereidingsfase

Door Value Engineering toe te passen in de voorbereidingsfase kunt u uw budgetten efficiënter en effectiever inzetten. U krijgt beter inzicht in de scope van de opdracht en u kunt hiermee het maatschappelijk draagvlak vergroten.

De voordelen van Value engineering in de voorbereidingsfase zijn:

• Betere analyse van aanscherpen inkoopdoel, kansen en risico's
• Eisen en wensen van stakeholders zijn inzichtelijker gemaakt
• Keuze voor een kansrijke oplossingsrichting is beter onderbouwd
• Toekomstig beheer en onderhoud zijn geoptimaliseerd

Vanwege onder andere deze voordelen past Rijkswaterstaat Value engineering structureel toe in projecten van het Meerjarenprogramma Infrastructuur, Ruimte en Transport (MIRT). Past u Value engineering toe in de voorbereidingsfase dan geeft u zelf invulling aan het stappen. Wenst u input van het bedrijfsleven in de voorbereidingsfase voor uw Value engineeringanalyse, dan is dit mogelijk, door bijvoorbeeld een marktconsultatie te organiseren.

Document: Handreiking Marktconsultatie

Voorkom onevenredige kennisvoorsprong

Aanbestedingsrechtelijk zijn er geen specifieke belemmeringen voor de toepassing van Value engineering in de voorbereidingsfase. U dient er wel op te letten dat u in uw aanbestedingsstukken niet toeschrijft naar 1 ondernemer. Verkregen inzichten uit een eventuele marktconsultatie moet u delen met andere ondernemers om te voorkomen dat een marktpartij een onevenredige kennisvoorsprong krijgt op andere. Overweegt u Value engineering toepassen in de latere fasen van het inkoopproces, dan is het zeer aan te bevelen Value engineering al toe te passen in de voorbereidingsfase van uw opdracht.

Tijdens de aanbestedingsprocedure

Value engineering kunt u niet in zijn totaliteit tijdens de aanbestedingsprocedure toepassen. Wel kunt u binnen een procedure ruimte inbouwen om elementen uit de Value engineering aanpak toe te passen om zo betere inschrijvingen te ontvangen. Het is dan noodzakelijk dat uw uitvraag en aanbestedingsprocedure hiervoor voldoende ruimte biedt. In de eerste plaats kunt u dan denken aan de volgende aanbestedingsprocedures:

• Concurrentiegerichte dialoog
• Mededingingsprocedure met onderhandeling
• Innovatiepartnerschap

Wijziging niet toegestaan

Gunningscriteria en minimumeisen zijn tijdens de aanbestedingsprocedure niet te wijzigen. Wel kunt u de opdracht verduidelijken en eventueel knellende eisen aanpassen, zodat een alternatieve oplossing ook past binnen de kaders van het bestek. Dit is met name relevant voor complexe, innovatieve of ontwerpopdrachten van een zekere omvang. In de dialoog- of onderhandelingsrondes kunt u 1 of meerdere stappen van Value engineering laten terugkomen. Zoals noodzakelijk bij deze procedures, neemt u van te voren de onderwerpen op waarover u wilt onderhandelen of een dialoog wilt voeren.

Wilt u Value engineering tijdens de aanbestedingsprocedure toepassen, dan is het aan te bevelen gebruik te maken van functionele specificaties en relatief weinig minimumeisen. Waak er wel voor dat u uw opdracht tijdens de aanbestedingsprocedure niet wezenlijk wijzigt. Mocht u dit toch willen, dan zult u uw aanbesteding moeten rectificeren (en een nieuwe termijn voor inschrijving moeten stellen) en na verloop van de uiterlijke termijn van inschrijving zelfs moeten afbreken.

Tijdens de uitvoering

Door Value engineering tijdens de uitvoering toe te passen stimuleert u uw leverancier om tijdens de duur van de overeenkomst met betere oplossingen te komen. Mogelijkheden en prikkels om dit te doen zult u vooraf in de overeenkomst moeten opnemen, in het bijzonder hoe contractpartijen de voordelen van Value engineering onderling verdelen. De Aanbestedingswet 2012 biedt de ruimte om de specificaties tijdens de uitvoering te wijzigen, echter u zult ervoor moeten waken dat u de opdracht niet wezenlijke wijzigt. Heeft u in de aanbestedingsstukken duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsclausules of opties opgenomen dan kunt u deze altijd toepassen. In andere gevallen zult u per casus moeten vaststellen of er sprake is van een wezenlijke wijziging.

Voorbeelden Value engineering tijdens de uitvoering

Hieronder vindt u twee voorbeelden van Value engineering tijdens de uitvoering van een opdracht. Een voorbeeld richt zich op een dienst de andere op een levering. In deze voorbeelden wordt het besparingsvoordeel 50/50 met de leverancier gedeeld.

Value engineering bij diensten

Het eerste voorbeeld heeft betrekking op een voorstel zonder Value engineering, het tweede met Value engineering.

Oorspronkelijk voorstel

U heeft een overeenkomst gesloten waarbij u van de opdrachtnemer een inspanning verlangt van 15 personen per maand over een periode van 3 jaar. De kosten bedragen 10.000 euro per persoon per maand. Winstopslag per persoon per maand bedraagt 300 euro. De opdrachtsom betreft dus in totaal 5,562 miljoen euro. De winst voor de opdrachtnemer is dan 162.000 euro, 2,9% van de opdrachtsom.

Value engineering voorstel

Er wordt in jaar 1 een value engineeringtraject gestart. De uitkomst van dit traject is het voorstel om aan het begin van jaar 2 software aan te schaffen ter waarde van 250.000 euro. Deze software verlaagt de inspanning van 15 naar 10 personen per maand, een besparing van 986.000 euro. De oorspronkelijke eenheidsprijs en de winst per eenheid veranderen daarbij niet. Conform de overeenkomst heeft de opdrachtnemer recht op de helft van deze besparing, waardoor de nieuwe opdrachtsom 5,069 miljoen euro. De winst voor de opdrachtnemer is 619.000 euro, 12,2% van de nieuwe opdrachtsom.

Value engineering bij leveringen

Het eerste voorbeeld heeft betrekking op een voorstel zonder Value engineering, het tweede met Value engineering.

Oorspronkelijk voorstel

Het is relatief makkelijk Value engineering toe te passen bij de inkoop van een product, in het bijzonder wanneer de afmeting, het gewicht en samenstelling van de onderdelen van het product kansen bieden voor verbetering. Stel u neemt als opdrachtgever 504 eenheden over een periode van 3 jaar af met een eenheidsprijs van 12.000 euro kosten voor de leverancier 11.000 euro en de winst bedraagt 1.000 euro. De totaalprijs van deze opdracht bedraagt 6,048 miljoen euro (2,016 miljoen euro per jaar). De winst voor de opdrachtnemer is 504.000 euro, 8,3% van de opdrachtsom.

Value engineering voorstel

Stel de opdrachtnemer ziet voor jaar 3 een kans te besparen en de eenheidsprijs te verlagen naar 6.000 euro. Honoreert u dit Value engineeringvoorstel dan bedraagt de nieuwe totaalprijs 5,5 miljoen euro, voor u een besparing van 504.000 euro. De winst voor de opdrachtnemer verdubbelt naar 1,008 miljoen euro, 18,2% van de nieuwe totaalprijs.

Toolkit eafip

De European Assistance for Innovation Procurement (eafip) heeft een toolkit (module 2) ontwikkeld over de toepassing van Value engineering tijdens de uitvoering. Dit is een initiatief gefinancierd door de Europese Commissie.