Fase 3: Uitvoeren inkoopopdracht met diversiteit en inclusie
In de contractperiode legt de leverancier periodiek verantwoording af over de gemaakte afspraken. Vaak gaat het over de genomen maatregelen en doorgevoerde veranderingen. Denk ook aan maatregelen om de uitstroom of uitval van divers personeel te voorkomen. Reflecteer op wat wel of niet werkt en houd ruimte om – indien nodig - de aanpak op diversiteit en inclusie aan te passen. Evalueer de opdracht en neem jouw bevindingen mee bij toekomstige inkooptrajecten.
Voor de uitvoering van de opdracht kan het van belang zijn om de achtergrondkenmerken bij in-, door- en uitstroom te analyseren. Als je bij de monitoring van diversiteit en inclusie persoonsgegevens verwerkt, ben je verwerkingsverantwoordelijke voor de AVG. Verzamel alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel en houd je aan regelgeving met betrekking tot het verwerken, beveiligen, delen en bewaren van de gegevens.
Je kunt als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde opnemen dat de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht meet en rapporteert over de samenstelling van het personeelsbestand. De gegevensverzameling mag uiteraard niet conflicteren met de privacyregels.
Toegankelijkheid
Voor de oplevering van resultaten in een digitaal format geldt de wettelijke verplichting dat deze voldoen aan de digitale toegankelijkheidsstandaard. Een toegankelijkheidsrapport, opgesteld door een ter zake kundige expert, dient als bewijslast te worden opgesteld.
Vroegtijdige beëindiging
Een manier om discriminatie in een inkoopcontract te verwerken is door het op te nemen als een contractbepaling. In enkele modelovereenkomsten op basis van ARVODI-2018 is een optioneel artikel opgenomen dan je kunt gebruiken als voorbeeld. De Rijksoverheid heeft hierin opgenomen dat het contract ontbonden kan worden wanneer de opdrachtnemer of zijn personeel onherroepelijk strafrechtelijk is veroordeeld voor discriminatie. Voorwaarden hierbij zijn:
- De persoon heeft een bestuursrol, leidinggevende rol of toezichthoudende functie heeft en
- De persoon is bevoegd om te vertegenwoordigen, beslissingen te nemen of toezicht te houden.
Dit artikel geldt voor overeenkomsten voor dienstverlening, onderzoek (ook beleidsgericht onderzoek), en algemene en inhuur-raamovereenkomsten.
Beoordeel bij het opstellen van de overeenkomst of het opnemen van deze bepaling in relatie tot het voorwerp van de overeenkomst van belang is en proportioneel is. Is de bepaling opgenomen in de overeenkomst dan is verder van belang dat je oordeelt of de te nemen maatregel proportioneel is in het licht van de ernst van de geconstateerde overtreding. Ook beoordeel je de al genomen maatregelen door de opdrachtnemer.
Monitoren met de MVI-zelfevaluatie tool
Met de MVI-zelfevaluatie tool kunt u inzicht krijgen in uw prestaties en vorderingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Naar verwachting is dit eind 2022 ook voor diversiteit en inclusie mogelijk.