Borging van social return in de organisatie

Op deze pagina:
Inkoopbeleid
Aandachtspunten opstellen beleid
Organisatie en rolverdeling
Regionale samenwerking
Monitoring en impact

Inkoopbeleid

Een effectief en eenduidig social return beleid zorgt ervoor dat social return structureel geborgd wordt binnen de organisatie en dat er duurzaam werk gemaakt wordt van sociaal ondernemen. Er is geen landelijk uniform social return beleid. Als aanbestedende diensten ontwikkel je zelf een eigen inkoopbeleid dat aansluit bij de wensen, doelen en ambities van jouw organisatie. Je kunt bijvoorbeeld bijvoorbeeld in dit beleid opnemen in welke gevallen en vanaf welke drempel social return  toegepast moet worden. Ook kun je in het inkoopbeleid een verplichting opnemen om social return toe te passen. De verdere organisatie en uitvoering van social return wordt ook lokaal vormgegeven. 

Aandachtspunten bij opstellen beleid

Houd bij het vormgeven van social return in beleid en de uitvoering hiervan rekening met het volgende:

• Aanbestedingsdrempels
  Het opnemen van social return  is mogelijk bij alle aanbestedingsprocedures, zowel onder als boven de Europese drempelbedragen en kan toegepast worden bij zowel werken, leveringen als diensten. De hoogte van het drempelbedrag voor social return is niet nationaal vastgelegd. Je mag zelf vastleggen vanaf welke opdrachtwaarde (drempelbedrag) je social return  wilt meenemen in aanbestedingen. Hierbij kun je kiezen voor de Europese drempel voor leveringen en diensten. Je kunt er daarnaast voor kiezen om de mogelijkheid toe te voegen om van dit beleid af te wijken, bijvoorbeeld voor kansrijke opdrachten onder de drempel.
• Inspanningsverplichting versus resultaatverplichting
  Je kunt onderscheid maken tussen het opleggen van social return  als inspanningsverplichting of als resultaatverplichting. Bij een inspanningsverplichting belooft de partij zich in te spannen om een bepaald resultaat te bereiken, maar het resultaat wordt niet gegarandeerd. Je kunt enkel een inspanning vragen wanneer de kansen voor social return resultaten bij de betreffende aanbesteding erg klein zijn. Een resultaatsverplichting gaat verder dan de inspanningsverplichting. De opdrachtnemer is dan verplicht op een prestatie zoals overeengekomen ook daadwerkelijk te leveren. 
• Doelgroepen
  Benoem welke groepen, in bijvoorbeeld jouw gemeente, een afstand tot de arbeidsmarkt hebben en tot de social return -doelgroep behoren. Het bepalen van de doelgroep geeft de mogelijkheid om rekening te houden met de lokale situatie. 
• Kansrijke categorieën
  In bepaalde sectoren zijn meer sociaal ondernemers vertegenwoordigd. Bijvoorbeeld in de facilitaire dienstverlening, zoals schoonmaak en catering. Vaak hebben deze partijen veel ervaring met de werving, opleiding en begeleiding van de doelgroep. In het beleid kun je benoemen in welke sectoren vooraf verkend moet worden of het inkopen bij een sociale ondernemer mogelijk is. 

Organisatie en rolverdeling

Om tot een goede invulling van social return  te komen is samenwerking vanuit diverse expertises nodig. Samen creëren zij een opdracht waarin social return mogelijk is. Bij elk organisatie en bij elk social return vraagstuk kunnen dit verschillende rollen zijn. Wat zijn de sleutelrollen en wat is hun belangrijkste taak?

• Opdrachtgever
  Als opdrachtgever is het van belang om sociale doelstellingen vast te leggen en prioriteit te geven aan maatschappelijk verantwoord inkopen en/of sociaal ondernemen bij overheidsopdrachten. 
• Inkoper
  De inkoper onderzoekt de mogelijkheden voor het meenemen van social return  in de opdracht. In de voorbereidende fase wint hij informatie in bij de social return  adviseur of coördinator (indien aanwezig) of bij de markt. Samen kunnen de verschillende opties worden onderzocht: inkopen met social return , voorbehouden van de opdracht of inbesteden.
• Contractmanager (of projectleider)
  De contractmanager of projectleider is verantwoordelijk voor het toezicht op de uitvoering. Dit geldt ook voor eventuele monitoring van de sociale impact. Informatie over de voortgang kan de contractmanager of projectleider ophalen bij de social return adviseur. 
• Social return adviseur ( of coördinator)
  Sommige publieke organisaties beschikken over een social return  adviseur waar coördinatie en monitoring van social return  is belegd. Het verschilt welke taken belegd worden bij deze functie. Vaak ondersteunen of begeleiden adviseurs het social return proces. Bijvoorbeeld in de voorbereidingsfase van de aanbesteding adviseren zij over het opnemen van social return . Na de aanbesteding begeleiden zij in het matchen van kandidaten en opdrachtnemer. Er zijn ook marktpartijen die kunnen helpen bij het matchen van kandidaten en bij het verder invullen van de social return  verplichting. Grote overheidsorganisaties of regionale samenwerkingsverbanden beschikken in sommige gevallen over social return coördinatie- of adviespunten. Hier werken adviseurs samen om vorm te geven aan de toepassing, invulling en monitoring.
• Opdrachtnemer
  De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de invulling van zijn social return  verplichting. Hij kan zich laten adviseren door de social return  coördinator, bijvoorbeeld over hoe bepaalde social return inspanning worden gewaardeerd bij de overheidsorganisatie waarvoor hij een opdracht uitvoert. In sommige gevallen is de opdrachtnemer ook verantwoordelijk voor het aanleveren van bewijsstukken. 

Regionale samenwerking social return

Je kunt regionaal samenwerken aan de uitvoering van social return . In een samenwerkingsverband zitten vaak niet alleen overheden maar ook ketenpartners zoals arbeidsmarktregio’s, werkgeversservicepunten, UWV, SW-bedrijven en marktpartijen. Een gezamenlijk, regionaal social return beleid draagt bij aan de uniformiteit. Hierdoor is het voor potentiële opdrachtnemers duidelijker waar zij aan moeten voldoen. 

Om te komen tot uniformering van social return  biedt een aantal organisaties standaard bestekteksten en zelfde soort beleid aan voor social return.

Voorbeelden

Voorbeelden van regio’s die samenwerken op het gebied van social return :

• Regio Rijnmond
  In 2022 is het praktijkvoorbeeld Focus op het gezamenlijke doel maakt onze samenwerking sterker verschenen over de samenwerking tussen Erasmus Medisch Centrum en het Werkgevers Servicepunt Rijnmond.  
• Regio Noord-Nederland
  De regio’s Friesland, Groningen en Drenthe hebben ieder een uniform social return beleid ontwikkeld dat in grote mate op elkaar is afgestemd. Voor marktpartijen die in meerdere gemeenten werkzaamheden verrichten is een uniforme benadering prettig. De coördinatiepunten SROI Fryslân, Groningen en Drenthe maken gebruik van hetzelfde monitoringsysteem (inlog nodig).
• Regio Midden-, Noord-, en Oost-Brabant 
  Adviespunt Social Return helpt (semi)overheidsinstelling die social return toe willen voegen aan hun inkoopopdracht.
• Gelderland
  Convenant Uniformering Social Return Oost-Nederland

Monitoring en impactmeting

Monitoring vindt plaats op het niveau van het contract om de gemaakte afspraken te handhaven, maar kan daarnaast ook op organisatieniveau plaatsvinden. Op deze manier krijg je zicht op de resultaten van jouw social return aanpak en kunnen deze resultaten vervolgens gebruikt worden voor impactmeting, evaluatie, bijsturing en verantwoording. Hiervoor wordt vaak ook een werkwijze ingericht. In de praktijk gaan overheden verschillend om met monitoring. Sommigen doen dit structureel, anderen meer ad hoc. Overheden met een doorontwikkelde social return aanpak beschikken over social return adviseurs of coördinatoren, waarbij ook de monitoring geborgd is. Sommige aanbestedende diensten, met name gemeenten, maken gebruik van een digitaal rapportagesysteem. Vaak werken gemeenten hierin samen in samenwerkingsverband, met het UWV of Werkgeversservicepunt.

Aan de slag met monitoring

Vaak is er nog onvoldoende inzicht in de daadwerkelijke sociale impact van inkoopopdrachten. In de afgelopen jaren zijn er veel sociale impact instrumenten ontwikkeld die organisaties kunnen gebruiken. Als je aan de slag wilt met het in kaart brengen van de potentiële dan wel gerealiseerde social return impact, kun je gebruik maken van een aantal handvatten. In 2022 is de handreiking en het onderzoeksrapport Zicht op Sociale Impact gepubliceerd. Hierin worden verschillende instrumenten kort toegelicht en in een overzicht met elkaar vergeleken. Een aantal van deze instrumenten zien vooral toe op de algemene bedrijfsvoering van een onderneming en niet enkel op het voorwerp van de opdracht. Betrek daarom bij je keuze juristen binnen de eigen organisatie, zodat zij kunnen adviseren over het gebruik van het middel.

Relevante vragen bij monitoring

Om grip te krijgen op sociale impact en een keuze te maken in welk instrument het beste daarbij past, zijn onder andere de volgende vragen relevant: 

• Welk doel dient het (meten resultaten, monitoren voortgang, inzet keurmerk, etc)? 
• Op welk niveau wil je meten (resultaatniveau, impact, etc.)?
• Wie wil je de impact laten meten (zelf, een externe of juist de opdrachtnemer)?
• Welke investering in capaciteit en kosten zijn er en voor wie?
• Hoeveel wordt het instrument gebruikt en door wie?
• In welke fase van het inkoopproces wil je het gebruiken (voorbereidende, aanbestedings- of uitvoeringsfase)?