Fase 1: Voorbereiden inkoopopdracht met social return

Op deze pagina:
Check of social return onderdeel is van uw inkoopbeleid 
Onderzoek de mogelijkheden voor social return
Bepaal de toepassingsvorm
Voorbeeld bestekteksten

Check of social return onderdeel is van het inkoopbeleid 

Check allereerst of social return onderdeel is van het inkoopbeleid van jouw organisatie. Veel organisaties beschikken over eigen social return beleid. Hoe en wanneer je social returnmoet opnemen in de aanbesteding is dan afhankelijk van het inkoopbeleid van jouw organisatie. Vaak wordt hier een aantal voorwaarden geschetst. In het beleid vind je bijvoorbeeld de aanbestedingsdrempel voor het opnemen van social return, de mogelijkheden tot maatwerk, en of je een inspannings- of resultaatverplichting kan uitvragen. In deze fase onderzoek je ook wie er in jouw organisatie kan ondersteunen bij het vormgeven en uitvoeren van social return, zoals een social return adviseur of coördinator. 

Onderzoek de mogelijkheden voor social return

Onderzoek vervolgens de mogelijkheden voor social return. Er zijn verschillende mogelijkheden om social return toe te passen. Je onderzoekt wat de potentiële impact van de markt is en of er situaties zijn waarin je social return niet toepast. Door meer inzicht in de potentiële sociale impact van ondernemers ben je beter in staat om sociale voorwaarden, eisen en criteria op een juiste manier in aanbestedingen uit te vragen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende:

• Je kunt inschrijvers de kans geven om het verhaal van hun (sociale) onderneming onder de aandacht te brengen. Je kunt bijvoorbeeld een marktverkenning, marktonderzoek of een marktconsultatie uitvoeren. 
• Je kunt gebruik maken van instrumenten die inzicht geven in de potentiële (of gerealiseerde) impact van ondernemers zoals keurmerken, meet- of monitoringsinstrumenten. Denk bijvoorbeeld aan de Prestatieladder Sociaal Ondernemen, Code Sociale Ondernemingen, de Social Handprint, Impactpad of andere impacttools. Raadpleeg voor een uitgebreider uitleg over het gebruik van deze instrumenten de handreiking Zicht op social impact en kies het instrument dat bij jouw wensen past. Betrek bij je keuze juristen binnen de eigen organisatie, zodat zij kunnen adviseren over het gebruik van het middel.
• Je kunt informatie inwinnen over de arbeidsmarkt en potentiële impact bij de social return adviseur van de eigen organisatie, bij het UWV en/of werkgeversservicepunt.

Onderzoek social return per aanbesteding

Per aanbesteding kijk je of het uitvragen van social return gepast is en voldoet aan de beginselen van de Aanbestedingswet 2012. In bepaalde situaties is het niet mogelijk of wenselijk om social return toe te passen:

• Als door social return daadwerkelijk verdringing van bestaande banen zou optreden. TNO heeft onderzoek gedaan naar verdringing en social return. 
• Als er door de aard van het werk geen geschikt aanbod op de arbeidsmarkt voorhanden is (gemeente en/of UWV hebben hier zicht op).
• Als het door arbeidsmarktkenmerken niet mogelijk is om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen (ter beoordeling van gemeente/UWV).
• Als toepassing van social return disproportionele inspanningen of kosten met zich meebrengt en hiermee niet voldoet aan de beginselen van de Aanbestedingswet 2012.

Bepaal de toepassing van social return

Je hebt verschillende mogelijkheden om social return mee te nemen in de aanbesteding: als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde, subgunningscriterium, minimumeis (programma van eisen) of een combinatie van eis en gunningscriterium.

Geschiktheidseis 

Beroepsbekwaamheid is een geschiktheidseis, die relevant kan zijn bij social return. Denkbaar is bijvoorbeeld dat je eisen stelt aan de beroepsbekwaamheid van medewerkers van de opdrachtnemer om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te begeleiden.

Uitsluitingsgrond 

De facultatieve uitsluitingsgrond past performance kan een rol spelen bij social return. Via deze uitsluitingsgrond kun je een onderneming die bij eerdere opdrachten in strijd hebben gehandeld met eisen op het gebied van social return en hiervoor een sanctie (voortijdige beëindiging overeenkomst, schadevergoeding of vergelijkbare sanctie) uitsluiten van verdere deelname aan de aanbesteding.   

Minimumeis als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde

Een aanbestedende dienst kan bijzondere voorwaarden verbinden aan de uitvoering van een overheidsopdracht. Dit is de meest gebruikte toepassing voor social return. Social return kan meegenomen worden als minimumeis. Bijvoorbeeld een percentage van de opdrachtsom of loonsom, of een aantal ingezette arbeidsuren. In de praktijk wordt vaak een percentage van de opdrachtsom tussen de 2 en 5% gehanteerd. Soms wordt er voor een hoger percentage - tot 25% of meer – gekozen. Sommige gemeenten hebben in hun social return beleid ruimte opgenomen om van de standaard percentages af te wijken, om zo tot maatwerk te komen. Raadpleeg hiervoor het inkoopbeleid van uw organisatie.
Voldoet de inschrijving niet aan de minimumeis, dan wordt de inschrijving uitgesloten van verdere beoordeling. Je neemt in de overeenkomst een contracteis op met het percentage social return. 

Voordelen van deze toepassing zijn de concrete afspraken die helder en relatief gemakkelijk zijn om in een aanbesteding mee te nemen. Nadeel is dat een opdrachtnemer niet vooraf wordt uitgedaagd om zelf na te denken over een passende manier van social return bij de uitvoering van de opdracht. Daarnaast is zorgvuldige monitoring tijdens de uitvoering van de opdracht van belang.

Subgunningscriterium: percentage social return

Gebruik je social return als subgunningscriterium, dan kun je meer punten toekennen aan inschrijvingen met een hoger percentage social return. Op deze manier scoort de inschrijver punten op basis van een objectief meetbare methode. Je kunt het beloofde percentage opnemen als contractvoorwaarde. Kies voor een realistische bovengrens om te voorkomen dat met onrealistische percentages social return wordt ingeschreven. Het gebruik van social return als subgunningscriterium moet proportioneel zijn. Ook zul je in de uitvoeringsfase moeten controleren of het toegezegde percentage gehaald wordt. Voordeel van een subgunningscriterium social return, is dat de markt meer social return kan realiseren en zich hierop kan onderscheiden. 

Om te komen tot een passend percentage social return, houd je rekening met:

• Kansrijke sectoren
  In sommige productgroepen zijn meer kansen om social return activiteiten te realiseren omdat er sprake is van veel praktijkgeschoolde werkzaamheden of omdat bedrijven in de sector verder zijn ontwikkeld op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Voorbeelden zijn de sectoren schoonmaak, groen en catering. Hier kun je bijvoorbeeld het percentage van 5% van de opdrachtsom (of loonsom) verhogen. 
• Belemmerende factoren
  Zoals arbeidsextensieve opdrachten, projecten van korte duur (< ½ jaar) of met veel academisch geschoold of specialistisch werkzaamheden. Je kunt dan het percentage van 5% van de opdrachtsom verlagen (bijvoorbeeld 1-4%). Een te hoog percentage kan in strijd zijn met het beginsel van proportionaliteit. 
• Loonsom of opdrachtsom?
  Weinig overheden hanteren nog een social return percentage van de loonsom. De hoogte van de totale loonsom kan discussie opleveren met opdrachtnemers. Om die reden kiezen de meeste overheden ervoor een (lager) percentage van de opdrachtsom te nemen in plaats een (hoger) percentage van de loonsom.
• Standaard percentage
  In jouw inkoopbeleid kun je een standaard social return verplichting opnemen voor aanbestedingen. Kies voor bijvoorbeeld 5% van de opdrachtsom. Zo weet je zeker dat er aandacht is voor social return in al jouw aanbestedingen. Houd wel ruimte om van dit standaard percentage af te wijken en per aanbesteding maatwerk te kunnen leveren.

Subgunningscriterium: plan van aanpak

Een ander subgunningscriterium is het uitvragen van een plan van aanpak voor social return, waarbij een goed plan hoger scoort dan een minder goed plan. In dit plan van aanpak beschrijft de inschrijver hoe hij invulling zal geven aan social return. Om goede plannen te ontvangen, helpt het om een gerichte uitvraag te doen. Zo kun je vragen naar de wijze waarop de inschrijver borgt dat een specifiek percentage social return wordt gerealiseerd of welke begeleiding er op de werkvloer wordt geboden. Communiceer duidelijk op welke objectieve manier het plan van aanpak wordt beoordeeld. 

Kies je voor een plan, denk dan goed na over wie deze plannen gaat beoordelen. Zorg dat je voldoende kennis in huis hebt. Voor inschrijvers kan het lastig zijn maatwerk te leveren als zij de beoogde doelgroep (nog) niet kennen.

Combinatie van eis en subgunningscriterium

Een (minimum)eis en subgunningscriterium kunnen ook in combinatie worden toegepast. Door het stellen van een eis is er in ieder geval een minimum verplichting en voorkom je dat er helemaal geen social return wordt uitgevoerd. Daarboven geef je inschrijvers de mogelijkheid om zich te onderscheiden.

Voorbeelden bestekteksten

Enkele voorbeeldteksten:

• MVI criteriatool
  Bevat social return criteria voor diverse productgroepen op 3 ambitieniveaus.
• RAW bestekteksten
  Bevat standaardteksten social return voor RAW bestekteksten (CROW) 
• Voorbeeldbestektekst bij social return en de Bouwblokkenmethode
  Bevat een voorbeeldtekst bij hantering social return als gunningscriterium en toepassing van de Bouwblokkenmethode (Maatwerk voor Mensen)
• Voorbeeldbestektekst bij social return als uitvoeringsvoorwaarde of gunningscriterium
  De Leidraad social return bouwblokken methode bevat een voorbeeldtekst bij hantering social return als uitvoeringsvoorwaarde of gunningscriterium in (Noord-Nederland)