Procesoverzicht innovatiegericht inkooptraject

Allereerst bepaalt u voor welke (maatschappelijke) vraagstukken er binnen uw eigen organisatie een innovatieve oplossing nodig is. Betrek hierbij personen die dicht staan op de uitvoeringspraktijk of via derden te horen krijgen wat de problemen in de praktijk zijn. Bekijk ook of u aansluiting kunt vinden bij een eventuele innovatieagenda of bij beleidswensen van uw organisatie.

Een innovatiegericht proces vraagt om een grondige behoefteanalyse. Hiermee waarborgt u een scherpe vraagomschrijving. Beantwoord vragen als: ‘Wat is het probleem? Wie ervaart het probleem? Wie zijn de stakeholders?’ Een behoefteanalyse kunt u uitvoeren door bijvoorbeeld het organiseren van brainstormsessies. Stel hierbij de eindgebruiker centraal.

De uitkomst van de behoefteanalyse is een korte en heldere beschrijving van het vraagstuk. Ook kunt u in deze stap alvast een risicoanalyse uitvoeren en de total cost of ownwership van de huidige oplossingen vaststellen.

Heeft u de innovatiebehoefte van uw organisatie in kaart gebracht? Voer dan vervolgens een marktverkenning uit. Hiermee onderzoekt u of er al oplossingen op de markt beschikbaar zijn of komen. Zo weet u of het vraagstuk op te lossen valt, zowel technisch, juridisch als economisch. De marktverkenning kunt u uitvoeren in de vorm van bureau- of veldonderzoek. Op basis van de marktverkenning kunt u uw vraagomschrijving aanscherpen.

Naast de marktverkenning kunt u experts raadplegen om het vraagstuk te beoordelen. Zij  kunnen aangeven of het vraagstuk haalbaar is ten aanzien van de technische, juridische en economische aspecten. Zo kunnen experts aanbevelen hoe u het vraagstuk verder aanscherpt, of wellicht kunt u het vraagstuk gezamenlijk met andere publieke opdrachtgevers oppakken. Bent u tevreden met de uitwerking van uw vraagstuk, laat het dan accorderen door de directie van uw organisatie. Leg daarnaast van alle betrokken partijen vast welke rollen en verantwoordelijkheden zij op zich gaan nemen.

Om gericht innovaties in te kopen is het essentieel om contact te hebben met ondernemers en/of kennisinsituten. U kunt door middel van een marktconsultatie hen raadplegen. Om nog scherper te formuleren wat precies het vraagstuk is. En om na te gaan of er al een oplossing in de markt is die kan voorzien in uw behoefte. Er bestaan verschillende vormen van een marktconsultatie.

Bespreek met ondernemers uw behoeften en binnen welke randvoorwaarden de innovatie moet plaatsvinden. Bespreek ook wat de technische en economische haalbaarheid van de innovatieve oplossing is; voor zowel u evenals voor de partijen waarmee u de gesprekken voert. Denk ook aan onderwerpen als de verdeling van het intellectueel eigendom en de noodzaak tot onderzoek en ontwikkeling. U kunt de marktconsultatie ook gebruiken om fundamentele kennis uit te wisselen. Scherp eventueel het vraagstuk aan op basis van de nieuwe kennis. Het is goed mogelijk dat u meerdere marktconsultaties nodig hebt om uiteindelijk uw uitvraag scherp te krijgen.

Met de verkregen inzichten uit de marktverkenning en marktconsultatie heeft u een beeld of er al een oplossing in de markt is die (met eventuele kleine aanpassingen) voorziet in uw behoefte.

• Blijkt dat de oplossing nog niet bestaat? Dan is er eerst onderzoek of ontwikkeling nodig – zie onderdeel 7.
• Als blijkt dat er een (nagenoeg) passende oplossing bestaat, dan kunt u aan de slag met een aanbesteding – zie onderdeel 8.

Als de oplossing nog niet bestaat, dan is er eerst onderzoek of ontwikkeling (O&O) nodig. Daarnaast heeft u de keus om het een inkooptraject hieraan te koppelen of om dit niet te combineren:

• Het onderzoek- en ontwikkeltraject koppelen met een inkooptraject
  Als u het wilt koppelen, dan kunt u een innovatiepartnerschap starten. Het innovatiepartnerschap betekendt altijd een intensieve samenwerking met welwillende bedrijven. Dit doet u door middel van een aanbesteding. Het partnerschap houdt in dat u een onderzoek- en ontwikkeltraject aangaat, waarna u direct tot inkoop kunt overgaan. Met andere woorden: om de oplossing in te kopen hoeft u geen opvolgende aanbesteding te doorlopen na afloop van een (succesvolle) ontwikkelfase. Doordat u het inkooptraject koppelt aan het O&O-traject, dient u wel van tevoren garanties te kunnen geven over de inkoop van de oplossing.
• Het onderzoek- en ontwikkeltraject niet combineren met een inkooptraject
  Als u het wilt losknippen, gaat u allereerst aan de slag met de onderzoek en ontwikkeling van de mogelijke oplossing. Wenst u een intensieve samenwerking met welwillende bedrijven dan kunt u een Small Business Innovation Research (SBIR) overwegen. Wenst u bedrijven meer te faciliteren in het ontwikkelingstraject, dan kunt u overwegen een innovatietraject met uitzicht op inkoop te starten, proeftuinen of pilots in te richten of innovatiesubsidies te verschikken. Na afloop kunt u het inkooptraject beginnen door een aanbesteding te doorlopen – zie onderdeel 8.

Voor het uitvoeren van het onderzoek en ontwikkeling van de innovatieve oplossing kunt u een ondernemer of kennisinstituut vragen dit uit te voeren.

• SBIR
  Met de SBIR-aanpak kunt u ondernemers vragen om in onderlinge concurrentie een innovatieve oplossing voor uw vraagstuk te ontwikkelen. Met een SBIR of PCP stuurt u naar de meest wenselijke oplossing.
• Innovatietraject met uitzicht op inkoop
  Met een  innovatietraject met uitzicht op inkoop geeft u aan dat u de intentie heeft om producten of diensten te kopen die nog niet bestaan. Zo daagt u ondernemers uit om oplossingen te ontwikkelen die er nog niet zijn.
• Proeftuin of pilot
  Met een Proeftuin of pilot geeft u ondernemers de gelegenheid om hun innovatie te testen in een praktijksituatie binnen uw eigen organisatie.
• Innovatiesubsidie
  Met een Innovatiesubsidie stimuleert u een bestaand initiatief. Een innovatiesubsidie is echter voor veel innovatiegerichte processen minder relevant. Dit komt doordat een innovatiegericht proces een concrete opgave is die moet worden opgelost.

Als de ontwikkelfase niet slaagt, kunt u besluiten aanvullend onderzoek en ontwikkeling te laten uitvoeren. Of u kunt een paar stappen terug gaan in het proces om het vraagstuk te heronderzoeken en op basis daarvan de uitvraag aan te scherpen of opnieuw te definiëren.

Sommige opdrachten voor O&O diensten zijn uitgesloten van de Aanbestedingswet 2012. Voor dit type opdrachten heeft u meer vrijheid in het selecteren van uw opdrachtnemers. Wel moet u rekening houden met het O&O&I staatsteunkader. Hierin zijn voorwaarden opgenomen die beschrijven wanneer een opdracht voor een O&O-dienst geen onrechtmatige staatssteun is.

Komt bij onderdeel 6 en 7 naar voren dat onderzoek en ontwikkeling nodig is, die u direct wilt koppelen met een inkooptraject: dan kunt u aan de slag met de aanbestedingsprocedure innovatiepartnerschap. Het partnerschap kunt u aangaan met een of met meerdere partijen.

Of bestaat er al een (nagenoeg) passende oplossing? Of is er een oplossing ontwikkeld? Dan kunt u het inkopen door middel van een aanbesteding. Enkele aanbevelingen op voorhand:

Specificeer uw vraag functioneel,

• Bied ruimte om te innoveren gedurende de looptijd van de overeenkomst,
• Gun de opdracht op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding.
• Waak er voor dat u niet toeschrijft naar een leverancier.

In de regel passen de volgende aanbestedingsprocedures, naast het hierboven beschreven innovatiepartnerschap, met name bij innovatiegerichte inkoop:

• Concurrentiegerichte dialoog
  Met een concurrentiegerichte dialoog gaat u in gesprek met een aantal geselecteerde ondernemers. Dit is met name interessant wanneer u nog niet goed helder heeft welke oplossing u wilt hebben. Zo kunt u samen met de geselecteerde ondernemers de oplossingsrichting verkennen.
• Mededingingsprocedure met onderhandeling
  Met de mededingingsprocedure met onderhandeling onderhandelt u met ondernemers in een of meerdere rondes van een eerste inschrijving naar een definitieve inschrijving. De mededingingsprocedure met onderhandeling is met name geschikt als u weet welk type innovatieve oplossing u wilt hebben. Deze procedure is meestal het meest passend na een SBIR en soms ook na een proeftuin omdat u na zo een traject meestal goed zicht hebt op welk type innovatieve oplossing u wenst.
• Prijsvraag
  Met een prijsvraag kunt u nieuwe ideeën of concepten opdoen uit de markt. U formuleert een uitdagend probleem en beloont de inzenders van de beste oplossingen met een prijs. Bent u op zoek bent naar een creatieve implementatie van een innovatieve oplossing? Dan zet u de prijsvraag in na een ontwikkelprocedure.