Stappenplan proeftuin inrichten

Bepaal eerst wat voor oplossing(en) u laat testen en welke ondernemers kunnen deelnemen aan uw proeftuin.

Wat is de strekking?

Welke oplossingen wilt u beproeven? En wilt u één of meerdere oplossingen tegelijk uittesten? Bijvoorbeeld alleen verschillende types ledverlichting op straat, óf straatverlichting evenals potentiële digitale innovaties die verwerkt zijn binnenin een lantaarnpaal? Of misschien wilt u bovendien een gerelateerd beleidsthema verkennen, zoals veiligheid op straat?

Kijk naar hoeveel u verwacht in te kopen van de innovatie en hoe belangrijk deze is voor uw organisatie. Verken daarnaast ook partners: de kans bestaat dat andere publieke organisaties mogelijk interesse hebben in het benutten van een proeftuin. Wie weet biedt samenwerking met andere overheden uitkomst.

Open of gesloten deelname

Laat u alle partijen deelnemen die zich aanmelden, of stelt u hiervoor criteria op? Punten ter overweging zijn bijvoorbeeld:

• Type oplossing: wilt u alle aangeboden oplossingen testen of alleen oplossingen die gebruikmaken van een specifieke technologie of die aan bepaalde eisen voldoen?
• Volwassenheid oplossing: bepaal in welk stadium van ontwikkeling een oplossingen hoort te zijn om in de proeftuin getest mogen worden. Als u oplossingen toelaat die vroeg in de ontwikkeling zitten, krijgen kersverse innovaties een kans. Daar staat tegenover dat een meer volwassen oplossing sneller opgeleverd kan worden.
  Denk bij verschillende ontwikkelstadia aan:
  - nieuwe oplossingen / nog te ontwikkelen innovaties
  - prototypes
  - demo-modellen
  - nog niet goedgekeurde producten
  - goedgekeurde producten vóór marktintroductie
  - producten die al op de markt verkrijgbaar zijn

Het hangt per proeftuin af of deelnemers worden betaald. Een proeftuin is namelijk voor ondernemers ook een kans om hun oplossing in de praktijk te testen. U kunt wel overwegen om (een deel van) de kosten te vergoeden. Als bedrijven zelf veel moeten investeren, zullen sommigen misschien afhaken. Bepaal of u dit wel of niet wilt. Denk er ook aan dat de hoogte van de vergoeding kan betekenen dat er sprake is van illegale staatssteun: zodra u een substantiële vergoeding aanbiedt, is het raadzaam om een aanbestedingsprocedure te volgen. Bijvoorbeeld de prijsvraagprocedure of een traject van pre-commercieel inkopen.

Een proeftuin is géén oefening. Een proeftuin is een praktijkomgeving in de ‘echte wereld’: hierin worden nieuwe producten of diensten daadwerkelijk gebruikt. Maak daarom een analyse van de risico’s die u loopt tijdens de aanloop en uitvoering. Vervolgens bepaalt u welke risico’s bij u liggen en welke bij de leveranciers. Dit legt u vast in afspraken. Bekijk ook het stappenplan risicomanagement bij innovatiegericht inkopen.

Er zijn verschillende criteria om ondernemers te selecteren voor deelname en om prestaties tijdens en na de proeftuin te beoordelen.

Selectiecriteria voor deelname

Heeft u in stap 1 gekozen voor een gesloten proeftuin, dan wilt u een eerste schifting maken tussen de inschrijvingen. Voldoen zij aan de criteria die u heeft gesteld aan inschrijvende partijen? Er is vaak een beperking aan het aantal partijen dat kan deelnemen aan de proeftuin. Bepaal hoe u deze gaat kiezen. U kunt hierbij denken selectie op basis van de inhoud van het voorstel of bijvoorbeeld volgorde van inschrijving of loting.

Inhoudelijk kunt u op verschillende manieren selecteren. Wilt u graag verschillende oplossingen voor een probleem? Benoem dan de categorieën en het aantal oplossingen dat u hiervoor verwacht van de deelnemers. Maak een inschatting welke impact de oplossing op het probleem heeft. Hoe succesvol verwacht u dat de oplossing zal zijn? Sta daarnaast stil bij aspecten zoals gebruiksvriendelijkheid, technische haalbaarheid, en de potentie van de oplossing buiten de proeftuin. Bekijk ter inspiratie stap 2 bij het stappenplan SBIR-competitie (PCP) met meer informatie hierover.

Criteria om oplossingen na afloop van de proeftuin te beoordelen

Welke criteria hanteert u bij het beoordelen van de oplossingen? U kunt een onderscheid maken tussen testen (werkt de oplossing?) en toetsen (hoe goed werkt de oplossing?). Hierbij kunt u gebruikmaken van bijvoorbeeld een meetsysteem, of van een enquête onder gebruikers.

Wanneer is de proeftuin geslaagd? Probeer dit zo concreet mogelijk te formuleren. Bedenk ook goed welke conclusies u aan welke resultaten wilt verbinden.

Voor de deelnemende ondernemers is het waardevol om te beschikken over meetgegevens uit de praktijk. Nemen er verschillende concurrenten deel aan de proeftuin? Of worden de resultaten gepubliceerd? Maak afspraken over het gebruik van de meetgegevens en laat een overleg (vooraf) plaatsvinden met de deelnemers hierover.

De locatie die als proeftuin functioneert, moet aansluiten bij het probleem waarvoor de oplossing getest wordt. Dit kan een fysieke omgeving zijn, zoals een gebouw of straat, maar ook een digitale omgeving. Kies een omgeving die maatgevend is, maar waar ook ruimte is om een probleem op te lossen. Bedenk dat de oplossing moet kunnen falen en dat de prestaties meetbaar moeten zijn.

Benader potentiële deelnemers voor uw proeftuin. Gebruik vakbladen, beurzen, reguliere media en experts in uw eigen organisatie om partijen te interesseren voor deelname. Ook kunt u het communiceren als vooraankondiging op uw eigen website, via uw eigen (sociaal) media kanalen, of bij een marktconsultatie.

Bovendien kunt u een bijeenkomst organiseren voor geïnteresseerde ondernemers. Daarmee geeft u deelnemers de gelegenheid om samen te werken. Een dergelijke bijeenkomst kan ook voor extra draagvlak binnen uw organisatie zorgen.

U nodigt de deelnemers uit om de proeftuin te voorzien van hun oplossingen. Zijn er nog zaken die de deelnemers hinderen? Maatregelen die u kunt nemen om de deelnemers te faciliteren zijn:

• zorg voor een vast aanspreekpunt
• begeleid deelnemers bij het krijgen van de benodigde vergunningen
• communiceer met eindgebruikers
• wijs deelnemers er op als ze subsidie bij andere partijen kunnen aanvragen
• stel inhoudelijke experts beschikbaar voor de deelnemers

Let erop dat u de volgende zaken alvast uitwerkt, die u later met de deelnemende partijen vastlegt:

• wie het gebruiksrecht heeft tijdens en na de proeftuin
• wie de kosten draagt voor verbruik van energie en materialen tijdens de proeftuin
• wie het intellectueel eigendom bezit
• hoe de veiligheid wordt gewaarborgd tijdens de looptijd van de proeftuin
• wie waarvoor aansprakelijk is
• welke andere rechten, plichten en verantwoordelijkheden er zijn

Aan het begin van de proefperiode begeleidt u het inpassen van de oplossingen in de proefomgeving. Tijdens de looptijd verleent u ondersteuning aan de leveranciers volgens de gemaakte afspraken.

De proeftuin biedt u de mogelijkheid om oplossingen te testen. Dit kan met een meetopstelling, maar ook door feedback te vragen van eindgebruikers. De resultaten hiervan leveren ook de deelnemers waardevolle informatie op. U kunt nadenken over een testpanel met gebruikers die feedback geven. Zorg er wel voor dat oplossingen die zich op hetzelfde probleem richten op dezelfde manier worden getest. Ook zijn er organisaties, zoals TNO, die kunnen helpen bij het uitvoeren van metingen.

Evalueer en documenteer de oplossingen met de betrokken partijen. Denk daarbij ook aan aspecten als gebruik en onderhoud. Kom na de evaluatie tot een eindoordeel: Leiden de innovaties tot het gewenste resultaat?

Zorg dat na afloop van de proeftuin er geen ondernemers worden bevoordeeld bij de gunning van eventuele opdrachten. Een uitkomst van een proeftuin kan wel zijn dat u inzichten uit de evaluatie meeneemt wanneer u de vraagstelling formuleert bij toekomstige opdrachten. Bij aanbestedingen kunt u de eisen en specificaties functioneel specificeren en hanteert u objectieve gunningscriteria. Op deze manier kunt u ruimte bieden aan innovatieve oplossingen, met het oog op de toelating van één of meer innovaties uit de proeftuin. Zolang andere partijen ook mogen deelnemen aan de aanbesteding. Het is daarbij wel belangrijk dat de informatievoorziening transparant is, zodat ook partijen die niet hebben deelgenomen aan de proeftuin met dezelfde kansen kunnen meedingen naar toekomstige opdrachten.

Na een proeftuin heeft u een duidelijker beeld van toekomstige behoeftes en een beeld van de reacties van de gebruikers. Uw ervaring met de oplossingen kan ertoe leiden dat de producten of diensten in de toekomst anders ingekocht worden.