Goed samenwerken begint al in de aanbesteding
Wat samenwerkende partijen zich niet altijd realiseren, is dat samenwerking al start in de aanbesteding. In deze fase leg je de basis voor de toekomstige samenwerking, die doorloopt tot ver na de afronding van de aanbesteding, wanneer het werk al volop bezig is. Een goed ingericht aanbestedingsproces biedt de kans om vanaf het begin de juiste toon en het gewenste ritme in de samenwerking te vinden.
Toch stimuleert een aanbesteding niet altijd het gewenste samenwerkingsgedrag. De opdrachtgever heeft een opdracht en marktpartijen concurreren om deze binnen te halen, wat vaak de basis legt voor competitie in plaats van samenwerking.
Bovendien is een aanbesteding een formeel proces, gefocust op specificaties en technische details. Dit proces nodigt niet altijd uit tot open contact of een gesprek over wat beide partijen van elkaar verwachten in de samenwerking.
Uitgangspunten voor een goede samenwerking
- Voorbeeldgedrag
In het contact tussen marktpartijen en aanbestedende diensten is het belangrijk om gedrag te tonen dat past bij de gewenste samenwerking. Als aanbesteder, laat jehet gedrag zien dat je in de uitvraag beschrijft. Vraag je bijvoorbeeld om gelijkwaardigheid in de samenwerking? Stel je dan tijdens informatiebijeenkomsten of dialogen ook gelijkwaardig op en geef de marktpartij ruimte voor inbreng en kritische vragen. Omgekeerd, als een marktpartij aangeeft proactief mee te willen denken, helpt het wanneer die partij initiatief toont en zelf ideeën en voorstellen aandraagt.
- Begrip voor elkaars positie
In een aanbesteding is het belangrijk dat beide partijen begrip hebben voor elkaars positie. Als marktpartij is het goed om te beseffen dat aanbesteders gebonden zijn aan wettelijke kaders en de Aanbestedingswet. En dat zij objectieve criteria moeten opstellen om alle partijen gelijk te behandelen. Aan de andere kant is het voor aanbestedende diensten belangrijk te erkennen dat marktpartijen voor grote opdrachten vaak speciale tenderteams inzetten en op eigen kosten flink investeren om kans te maken op de opdracht. Waardeer deze inspanning, bijvoorbeeld door een financiële tegemoetkoming of door begrip te tonen voor de inspanningen van marktpartijen om de opdracht goed te doorgronden en mee te denken aan tafel.
- Termijnen, planning en informatiebijeenkomst
Europese aanbestedingsprocedures hebben wettelijke minimumtermijnen, maar dat betekent niet dat je die termijnen altijd strikt moet hanteren. Korter dan het minimum mag niet, maar het kan nuttig zijn om extra tijd te geven. Hiermee geef je marktpartijen de ruimte om hun tender goed voor te bereiden en op te starten.
- Het omgaan met de deadlines en streefdata
Als een marktpartij te laat is met het indienen van een inschrijving, wordt deze ongeldig verklaard en valt de partij af. Maar hier komt de gewetensvraag: laat je als aanbestedende dienst zelf ook dit gedrag zien? Het is essentieel om als aanbesteder deadlines serieus te nemen en het goede voorbeeld te geven. Haal je door omstandigheden toch een deadline niet? Informeer de inschrijvers dan zo snel mogelijk.
Houd de aanbestedingsleidraad bovendien zo eenvoudig mogelijk en zorg dat deze leesbaar en uitnodigend is. Bij een complexe uitvraag kan een informatiebijeenkomst na publicatie nuttig zijn om de opdracht verder toe te lichten.