Integriteit van inkopers

Er zijn diverse instrumenten beschikbaar om integriteit bij inkopers te stimuleren, om alert te blijven op integriteitsaspecten en om integriteitsovertredingen te melden. Maar de basisvoorwaarde om integriteit bij de inkoper echt als een kenniscompetentie te ervaren is het continu bespreekbaar maken.

Regelgeving integriteit

Er zijn diverse regels opgesteld om integriteit bij inkopers te waarborgen en te stimuleren. U dient wetgeving en gedragscodes te volgen, misstanden te melden en beleid op te stellen. Wettelijke regels voor integer handelen vindt u in de Aanbestedingswet 2012, de Ambtenarenwet en het Huis voor klokkenluiders.

Gedragscodes

Een gedragscode kan een goed hulpmiddel zijn voor het stimuleren van integer gedrag. Met een gedragscode is het mogelijk om discussie over integriteit en integriteitsdilemma's aan te zwengelen. Het bespreekbaar maken van integriteitsvraagstukken blijft de belangrijkste insteek om integriteit op een hoger niveau te brengen. Voor het Rijk is de Gedragscode Integriteit Rijk opgesteld. Voor politieke ambtsdragers bij provincies, gemeenten en waterschappen is het Handboek Integriteit voor politieke ambtsdragers van decentrale overheden opgesteld.

NEVI gedragscode Handreiking verantwoord inkopen

De Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) heeft de NEVI gedragscode opgesteld voor inkopers uit de private en de publieke sector. Volgens de NEVI gaat het erom dat een inkoopprofessional eerlijk, integer en betrouwbaar is, handelt in overeenstemming met vaktechnische standaarden en beslissingen neemt op basis van feiten in plaats van eigenbelang. Betrokkenen in het inkoopproces verdienen gelijke kansen en het is zaak een gezonde balans te vinden tussen winstgevendheid, mens en milieu.

De gedragscode bevat 4 kernwaarden en 4 kernthema's. In het kort komt het erop neer dat de inkoopprofessional integer is, altijd probeert om ethisch juist te handelen en ervoor open staat om te leren. Hij neemt de geldende wetten en regels in acht, respecteert eerlijke concurrentie, behandelt zakelijke partners rechtvaardig en scheidt zakelijke en persoonlijke belangen. Hij beschermt organisatie- en bedrijfsgeheimen en is zich bewust van zijn positie bij het gebruik van social media.

Tips integer handelen

De NEVI heeft, in samenwerking met de 4 grootste steden, speciaal voor de publieke inkoper naast de gedragscode ook nog een achttal tips opgesteld als hulpmiddel voor integer handelen in de praktijk.

De tips luiden in het kort:

• Onthoud voor wie u inkoopt.
• Houd faire marktwerking altijd voor ogen.
• Voorkom zelfs de schijn van belangenverstrengeling.
• Voorkom zelfs de schijn van corruptie.
• Ga zorgvuldig om met informatie.
• Ken de integriteitsregels.
• Maak twijfels bespreekbaar.
• Meld (vermoedens van) integriteitschendingen.

Gedragscode integriteit rijk

In 2016 is de Gedragscode Integriteit Rijk uitgebracht door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De gedragscode stimuleert het bespreekbaar maken van integriteitsdilemma's. Deze gedragscode voor de Rijksoverheid beschrijft het kader dat rijksbreed als minimumkader geldt. De gedragscode is dus niet vrijblijvend. Organisaties binnen de Rijksoverheid kunnen deze gedragscode overnemen, of als basismodel hanteren en waar nodig nader specificeren. Organisaties mogen daarbij wel strikter, maar niet minder strikt zijn in hun normering dan het rijksbrede kader aangeeft. De gedragscode kan worden gezien als een hulpmiddel voor verdere invulling van de regelgeving. De code bevat gedragsaanwijzigingen en instructie aan rijksambtenaren en beschijft welke uitgangspunten gelden voor inkopers.

Eigen gedragscodes van aanbestedende diensten

Veel aanbestedende diensten hebben eigen gedragscodes opgesteld voor integriteit, met vaak specifieke aandacht voor inkoop. Alleen op inkoop gerichte gedragscodes worden zelden opgesteld. In de meeste codes staan praktische invullingen van het begrip integriteit met de belangrijkste afspraken die binnen een aanbestedende dienst zijn gemaakt.

Opleidingen en dilemmatrainingen

Naast opleidingen over integriteit kunt ook gebruik maken van dilemmatrainingen. Dilemmatrainingen zijn onder meer gericht op morele oordeelsvorming, waarbij onderwerpen als moraal, ethiek en integriteit aan de orde komen. De deelnemers van een dergelijk training gaan het gesprek aan over hun professionele normen en warden en ontwikkelen eventueel een stappenplan over hoe om te gaan met integriteitkwesties. Door de training ontstaat een meer gemeenschappelijk beeld van waar men als team of organisatie voor wil gaan staan en wat men van elkaar verwacht.

Advies vragen bij integriteitskwesties

Wanneer het niet mogelijk is om integriteitsproblemen bespreekbaar te maken, dan resteert alleen het melden. De normale gang van zaken is om het eerst intern te melden, eventueel gebruik te maken van de vertrouwenspersoon integriteit en wanneer niets met de melding gedaan wordt het Huis voor klokkenluiders in te schakelen.

Interne melding

Waarschijnlijk hebben alle aanbestedende diensten procedures voor een interne melding van een missstand. Zelden worden daar expliciet inkoop gerelateerde misstanden genoemd maar wel impliciet. Een duidelijke uitzondering vormt Rijkswaterstaat waar in het meldingsformulier een aantal aspecten van inkoop genoemd worden zoals omkoping, corruptie, lekken informatie en belangenverstrengeling.

Vaak kan een melder ook kiezen voor een anonieme melding bij de vertrouwenspersoon integriteit.

Vertrouwenspersoon integriteit

Binnen de meeste aanbestedende diensten zijn een of meer vertrouwenspersonen integriteit (VPI) aangewezen. Heeft u twijfels of een vermoeden van een misstand of wilt u een dilemma bespreken en weet u niet goed met wie u dat zou kunnen doen, dan is de vertrouwenspersoon daarvoor de aangewezen persoon. Een gesprek is altijd vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon fungeert als klankbord, gids en in geval u een vermoeden van een misstand zou willen melden ook als meldpunt. Degene die het gesprek met de VPI aanvraagt bepaalt zelf de vervolgstappen. In een paar zeer speciale, met name ernstige situaties, is de vertrouwenspersoon verplicht actie te ondernemen. Concreet betekent dit de VPI in situaties waarin sprake is van ernstige misdrijven zoals doodslag, corruptie of een situatie waarbij sprake is van direct gevaar voor gezondheid, veiligheid of milieu van personen, hij zijn vertrouwelijkheid zal moeten doorbreken als de gesprekspartner zelf geen actie onderneemt om de juiste personen te informeren.

Huis voor Klokkenluiders

De wet Huis voor klokkenluiders geldt vanaf 1 juli 2016 en verplicht dat organisaties waar 50 of meer mensen werken een klokkenluidersregeling moeten hebben. De verplichting geldt ook voor aanbestedende diensten. Deze interne meldregeling regelt de mogelijkheden en bescherming van werknemers die een vermoeden van een misstand willen melden en hoe de werkgever hiermee omgaat. Hieronder vallen ook misstanden met betrekking tot integer handelen.

Aanwijzingen niet integer gedrag inkoper

Er zijn signalen / aanwijzingen waaraan u niet integer gedrag van een inkoper kunt herkennen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Onverklaarbare voorkeursbehandeling van een leverancier.
• Ongebruikelijke grote inkopen bij een leverancier.
• Nauwe banden tussen inkoper en verkoper.
• Onverwachte toename in weelde van een inkoper.
• Onnodige tussenpersoon betrokken.
• Lange periode tussen gunnen en tekenen contract.
• Inkoper wijst promotie af naar andere positie.
• Frequent gebruik van onderhandelingsprocedure.
• Verkorte termijnen.
• Klachten van afgewezen inschrijvers.
• Contract bevat gewijzigde voorwaarden.
• Belangrijke wijzigingen van het project na sluiting contract.
• Negatieve berichtgeving in de pers.