Leveranciersmanagement

Een geformuleerde doelstelling van de opdrachtgever in een uitvraag geeft richting. Bij de invulling van leveranciersmanagement hoeft dit niet de basis te zijn voor een goede samenwerking. Die doelstelling wordt pas een gedeelde ambitie wanneer opdrachtgever en opdrachtnemer deze hebben doorleefd en tot een gezamenlijke doelstelling hebben ontwikkeld. Maak ook concreet wat de ambitie betekent voor de verschillende rollen en taken in de samenwerking.  

Tips bij het creëren van gezamenlijke ambitie

• Ga met elkaar in gesprek om de doelstelling van de uitvraag en de inschrijving van de leverancier om te zetten in een gezamenlijk gedragen ambitie voor de samenwerking.
• Onderzoek als opdrachtgever en opdrachtnemer met elkaar welke betekenis deze voor uw ambities heeft en hoe belangrijk deze is voor beide partijen.
• Verken samen ook elkaars persoonlijke ambities. Het legt een goede basis voor wederzijds begrip en duiding van elkaars gedrag in de samenwerking.

Onderdeel van leveranciersmanagement is dat je in de afstemming en besluitvorming oog hebt voor en rekening houdt met de belangen die spelen. Als je hier geen aandacht voor hebt, ontstaan sneller conflicten of bestaat de kans dat je elkaar gaat tegenwerken of afhaken. Voer daarom een open gesprek over welke belangen er spelen. Pas als je dit soort zaken open bespreekt, kun je elkaar helpen om belangen te realiseren.

Tips voor omgaan met belangen

• Onderzoek elkaars belangen, wees nieuwsgierig naar die belangen en wees open over die van jouzelf. Organiseer dat gesprek!
• Wederzijds commitment begint met de bereidheid om de ander mee te nemen in wat je belangrijk vindt, wat je bezighoudt en oprechte nieuwsgierigheid naar de belevingswereld van de ander.

Goede persoonlijke betrekkingen zijn de smeerolie tijdens het leveranciersmanagement. Elke samenwerking is een samenspel van mensen die al dan niet iets moeten of willen met elkaar. In een goede samenwerking is er aandacht voor de juiste samenstelling van het team.

Realiseer je dat er in een samenwerking niet zomaar en ineens vertrouwen ontstaat. Leveranciersmanagement betekent ook dat je eraan werkt door samen ervaringen op te doen, samen problemen op te lossen, samen gedoe te overwinnen en zorgen te delen. Je besteedt aandacht aan het samen vieren van (deel)successen en plezier te maken, naast al het werk dat gedaan moet worden.

Verwar goede relaties niet met elkaar altijd aardig te willen vinden. Soms is het voor een goede relatie ook goed om te botsen of zakelijk duidelijk naar elkaar te zijn. Teams waar het altijd gezellig is, zijn niet persé de beste voorbeelden van samenwerking.

Tips voor goede relaties in samenwerking

• Leer elkaar zo snel mogelijk kennen: persoonlijk en professioneel. Bijvoorbeeld door elkaar te bevragen op wat je uit de samenwerking wilt halen of welke ervaring je meeneemt uit een eerdere samenwerking.
• Je hoeft geen vrienden te worden, maar moet elkaars gedrag wel gaan begrijpen.
• Maak met elkaar afspraken over wat je wil doen bij een verschil van inzicht of conflict. Bijvoorbeeld hoe je elkaar aanspreekt of wanneer je wil escaleren als je er écht niet uit komt.

Leveranciersmanagement moet je goed en professioneel organiseren. De inrichting van de organisatie moet houvast geven voor alle deelnemers. Dus een heldere rol- en taakverdeling, duidelijkheid over de besluitvorming en heldere afspraken en spelregels. Het contract dat opdrachtgever en opdrachtnemer sluiten speelt hierbij een duidelijke rol, maar doorslaggevend is hoe je invulling geeft aan dat contract, in de geest van dat contract. Het gesprek hierover is essentieel.

Tips voor het goed organiseren van een samenwerking

• Teken de gezamenlijke organisatie eens uit. Doorloop samen eens een aantal verwachte situaties en spanningen, om te toetsen of de juiste organisatievorm is bedacht om met deze spanningen om te gaan.
• Wees erop bedacht dat het niet alleen gaat om de formele structuren, maar ook om een aantal gezamenlijk kernwaarden en daarbij passende spelregels voor samenwerking. Probeer die spelregels met elkaar te benoemen.
• Denk na over hoe je de achterban op een goede manier aangehaakt houdt bij de samenwerking.
• Maak de organisatie niet complexer dan strikt noodzakelijk in het licht van wat je samen wilt bereiken. Voorkom complexe structuren die je uiteindelijk in de weg gaan zitten.

Elk opdrachtgever-opdrachtnemer relatie heeft een redelijk vast verloop qua proces, van de aanbesteding en de start van de samenwerking tot en met het einde van het contract. Hoe je samen de verschillende stappen in het samenwerkingsproces vormgeeft is toch steeds weer anders. Daarom is het belangrijk dat je met elkaar doorleeft wat in het samenwerkingsproces de mijlpalen en kritieke momenten zijn. En wat dit betekent voor de samenwerking in de verschillende stappen die je samen zet in het proces.  

Maak de samenwerking een terugkerend onderwerp van gesprek. Ook als het goed gaat. In een goede samenwerking is er blijvende aandacht voor de samenwerking en heb je zo nu en dan het gesprek over hoe het gaat in de samenwerking en welke verbeterpunten er zijn voor de volgende stap. Of om vroegtijdig potentieel gedoe op te sporen en bespreekbaar te maken.

Tips voor een goed proces

• Blijf elkaar ook tijdig en open informeren over zaken die voor de kwaliteit van de samenwerking van belang zijn. Het gaat natuurlijk om inhoud en voortgang, maar de kwaliteit van de samenwerking is daarop van grote invloed. Zet de samenwerking op de reguliere agenda van periodiek overleg.
• Schroom niet om bij belangrijke gesprekken (het doorleven van de gedeelde ambitie, de verkenning van elkaars belangen, spanning in de relatie, het bepalen van kernwaarden en spelregels, et cetera.) een begeleider in te schakelen. Het verhoogt de kwaliteit van het gesprek.