Specificeren algemene voorwaarden

Op deze pagina:
Standaardbepalingen
Inkoopvoorwaarden en leveringsvoorwaarden
Van toepassing verklaren
Welke algemene voorwaarden gelden  
Wel of niet integraal toepassen 

Standaardbepalingen

In uw algemene voorwaarden formuleert u standaardbepalingen voor te sluiten overeenkomsten. Denk hierbij aan bepalingen over wanprestatie, meer- en minderwerk, overmacht en aansprakelijkheid. Ook financiële bepalingen, zoals facturering en controle, neemt u op in de voorwaarden. Denk ook aan praktische zaken als een geschillenregeling, verzekeringen en garantiebepalingen.

Afspraken over de kernbedingen van de overeenkomst zoals prijs, looptijd en hoeveelheid maken geen deel uit van de algemene voorwaarden. Deze worden expliciet in de overeenkomst geregeld.

Algemene voorwaarden moeten redelijk zijn. Het is verboden om onredelijk bezwarende voorwaarden te gebruiken. U mag bijvoorbeeld geen voorwaarden gebruiken waarbij alle aansprakelijkheid uitgesloten wordt en naar de andere partij wordt overgeheveld. Vindt de andere partij dat uw voorwaarden onredelijk zijn of op onredelijke wijze tot stand zijn gekomen, dan kan hij de rechter inschakelen. Is de rechter het met hem eens, dan worden de voorwaarden nietig verklaard.

Wanneer u als overheid overeenkomsten aangaat met ondernemers geldt dit als zakelijk verkeer. Er zijn verschillende regels voor overeenkomsten met consumenten en voor overeenkomsten in het zakelijk verkeer. Consumenten worden beter beschermd dan zakelijke partijen. In het Burgerlijk Wetboek staat een zwarte en grijze lijst met voorwaarden die voor consumenten onredelijk bezwarend zijn of waarvan dit wordt vermoed.

De lijsten gelden niet bij overeenkomsten in het zakelijk verkeer. Wel past de rechter steeds vaker deze lijsten toe naar analogie bij geschillen tussen zakelijke relaties.

Zwarte lijst (Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 236)
Grijze lijst (Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 237)

Inkoopvoorwaarden en leveringsvoorwaarden

U kunt als inkopende aanbestedende dienst uw eigen algemene voorwaarden definiëren, zogenaamde algemene inkoopvoorwaarden. Leveranciers (dienstverleners, aannemers of andere opdrachtnemers) hebben vaak hun eigen algemene leveringsvoorwaarden. Algemeen betekent niet meer dan dat u of een leverancier deze voorwaarden zelf in het algemeen toepast. Het opstellen van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar wel verstandig. Over de inhoud van deze voorwaarden hoeft u in principe niet meer te onderhandelen. Een contract komt met algemene voorwaarden sneller tot stand en wint aan overzichtelijkheid omdat de standaardbepalingen als bijlage worden bijgevoegd.

In sommige sectoren zijn door opdrachtnemers sectorbrede algemene leveringsvoorwaarden opgesteld. Bijvoorbeeld voor adviseurs, zoals architecten en ingenieurs (De Nieuwe Regeling 2011, DNR 2011) en horeca (Uniforme Voorwaarden Horeca, UVH). Grote instellingen stellen vaak eigen algemene inkoopvoorwaarden op.

Ook gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk hebben eigen algemene (inkoop)voorwaarden. Bij het Rijk zijn algemene (inkoop)voorwaarden vastgesteld voor de inkoop van diensten, leveringen en IT-producten en -diensten (ARVODI, ARIV en ARBIT).

In de bouw hebben opdrachtgevers en opdrachtnemers gezamenlijk algemene voorwaarden opgesteld, de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken (Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) 2012). Deze voorwaarden, een combinatie van inkoop- en leveringsvoorwaarden, kunnen van toepassing worden verklaard op aannemingsovereenkomsten in de bouw. De voorwaarden zijn uitgegroeid tot een standaardregeling. 

Dossier: Voorwaarden

Van toepassing verklaren

Algemene voorwaarden moeten per opdracht expliciet van toepassing worden verklaard. Uw leverancier moet zich akkoord verklaren met uw algemene inkoopvoorwaarden, of u moet zich akkoord verklaren met de leveringsvoorwaarden van uw leverancier. Deze instemming kan uitdrukkelijk of stilzwijgend plaatsvinden. Vermeld in het contract altijd expliciet dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en dat andere voorwaarden van de hand worden gewezen. Doe dit ook in de tekst van het offerteverzoek of het aanbestedingsdocument.

De andere partij moet weten of kunnen weten dat uw voorwaarden van toepassing zijn. Als u niet aan deze informatieplicht voldoet, kan een rechter uw voorwaarden nietig verklaren. In dat geval gelden uw voorwaarden niet.

De meeste organisaties sturen de algemene voorwaarden vooraf als bijlage mee bij de offerte of het aanbestedingsdocument. U kunt de voorwaarden ook op uw eigen website publiceren. 

Alleen als u in de aanbestedingsdocumenten of in het contract hiernaar verwijst heeft zo'n publicatie rechtskracht. Daarbij moet u uw algemene voorwaarden aan de leverancier geven. Dat moet uiterlijk bij het tot stand komen van de overeenkomst. 

Welke algemene voorwaarden gelden

Welke algemene voorwaarden geldig zijn, moet bij het sluiten van de overeenkomst duidelijk zijn. Wat gebeurt er als uw leverancier verwijst naar zijn voorwaarden, en u naar die van uw organisatie? Bij een dergelijke 'battle of the forms' geldt in principe 'wie het eerst komt, het eerst maalt'.

De voorwaarden waarnaar het eerst wordt verwezen zijn geldig, tenzij de andere partij de voorwaarden uitdrukkelijk afwijst. Bij aanbestedingen zal dit niet snel voorkomen, omdat een aanbestedende dienst in de aankondiging van een opdracht of bij het offerteverzoek veelal zijn eigen inkoopvoorwaarden van toepassing zal verklaren. Als een inschrijver dan toch inschrijft met zijn eigen leveringsvoorwaarden, moet de inschrijving als een voorwaardelijke inschrijving terzijde worden gelegd. 

Wel of niet integraal toepassen

Heeft uw organisatie algemene voorwaarden opgesteld, dan kunt u per opdracht ervoor kiezen om de voorwaarden integraal toe te passen of van bepaalde voorwaarden af te wijken. Het is aan te raden om bij de voorbereiding van de opdracht de algemene inkoopvoorwaarden te bekijken en de noodzaak van elk van de voorwaarden af te wegen.

Het komt vaak voor dat voorwaarden integraal van toepassing worden verklaard, terwijl dit niet past bij de aard en omvang van de opdracht. Denk hierbij aan het opleggen van een onbeperkte aansprakelijkheid bij opdrachten waarbij geen of maar beperkt schade op kan treden.

Bekijk dus altijd of de algemene inkoopvoorwaarden passend zijn voor de opdracht of dat sommige bepalingen niet moeten toegepast of specifiek moeten worden gemaakt. 

Voorwaarden die van invloed zijn op de prijs of gunning moet u kenbaar maken aan inschrijvers vóór zij een inschrijving doen. Andere voorwaarden die niet van invloed zijn op de aanbestedingsprocedure en de totstandkoming van de overeenkomst kunnen geregeld worden bij het tekenen van het contract. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bepalen van het factuuradres, de contactpersonen enzovoort.