Toelichting evaluatieformulier aanbestedingen

Het Friese samenwerkingsverband Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland ontwikkelde en testte in 2019 een eerste versie van het formulier, in het kader van de Actieagenda Beter Aanbesteden. Dit formulier is nu verder aangevuld.

Vragen evaluatieformulier

Het evaluatieformulier bestaat uit 10 vragen over verschillende onderdelen van de aanbesteding. Bijvoorbeeld over de toegankelijkheid van documenten, de gestelde voorwaarden, of de gestelde termijnen. De laatste vraag betreft een algemene beoordeling van het aanbestedingsproces. Onderaan het document krijgt de inschrijver de kans om verdere opmerkingen te noteren.

Gebruik evaluatieformulier

Het Beter Aanbesteden evaluatieformulier biedt een mogelijke opzet en kunt u gebruiken als basis. Afhankelijk van verschillende factoren, zoals de inkoopvolwassenheid en aanbestedingsprocedure, kan het wenselijk zijn om de vraagstelling aan te passen. U kunt bijvoorbeeld vragen weglaten, of juist uitbreiden door vragen toe te voegen die dieper ingaan op het aanbestedingsproces.

Meetmethode

De eerste 10 antwoorden zijn op basis een 5-puntsschaal, met als antwoorden ‘slecht’, ‘onvoldoende’, ‘neutraal’, ‘goed’ en ‘uitstekend’. Als antwoord kan ook worden gegeven ‘niet van toepassing’. De laatste vraag gaat over de algemene tevredenheid van de inschrijver over het aanbestedingsproces. Deze beantwoordt de inschrijver met een score van 1 tot en met 10, waarbij 1 voor de slechtste en 10 voor de beste ervaring staat.

Versturen evaluatieformulier

Wij adviseren u het evaluatieformulier naar de inschrijvers te sturen na de definitieve gunning van de opdracht. U kunt de evaluatieformulieren, inclusief een toelichting, sturen:

• per e-mail
• via de berichtenmodule van het aanbestedingsplatform naar de inschrijvers
• middels een enquêtetool plaatsen, waarbij u de inschrijvers de link naar de enquête toestuurt

U kunt er voor kiezen om in het aanbestedingsdocument alvast te benoemen dat inschrijvers wordt verzocht om de aanbesteding na afloop te evalueren. Houd bij het kiezen van de vorm er rekening mee dat inschrijvers sociaal gewenste antwoorden kunnen geven wanneer de evaluatie niet anoniem is.

Rapportage maken

U kunt de antwoorden van het evaluatieformulier verwerken in een rapportage. U kunt op basis van individuele aanbestedingen evalueren en rapporteren, of u kijkt breder naar de evaluaties van aanbestedingen in een bepaalde categorie of periode. Hieronder worden deze opties uitvoeriger beschreven.

Rapportage individuele aanbesteding

U kiest er voor om één aanbesteding te evalueren. Als u slechts één ingevuld formulier ontvangt, neemt u deze door met uw team. Wanneer u meerdere ingevulde formulieren ontvangt, raden we aan deze per formulier te bekijken, maar ook als totaalpakket. Door elk formulier te bekijken, kunt u ze vergelijken en de terugkomende opmerkingen bespreken in uw team. Daarnaast kunt u de ingevulde formulieren als geheel bespreken, door de scores van de formulieren samen te voegen.

Rapportage algemene beoordeling 

Wanneer u meer wilt weten over de algemene beoordeling van uw aanbestedingsprocessen, kunt u periodiek de evaluaties van meerdere aanbestedingen bij elkaar voegen voor een rapportage. Denk hierbij na over het volgende:

• Over welke periode wilt u rapportages maken? Bijvoorbeeld halfjaarlijks of jaarlijks?
• Zijn er voldoende data zijn om conclusies te trekken?
• Is er voldoende tijd en/of mankracht binnen uw organisatie?
• Zijn er binnen uw organisatie veel aanbestedingen? Hoe wilt u hierover rapporteren? Per proceduresoort of inkooppakket?

Rekenvoorbeelden rapportages

Twee rekenvoorbeelden voor zowel de 5-puntsschaal als de 10-puntsschaal.

• Rapporteren 5-puntsschaal
  U kunt de percentages van de antwoordcategorieën berekenen. Bijvoorbeeld 40% van de inschrijvers vond de aanbestedingsdocumenten onvoldoende duidelijk, 40% was neutraal en 20% was tevreden. 
• Rapporteren 10-puntsschaal
  U berekent het gemiddelde van de scores. Bijvoorbeeld inschrijvers beoordelen deze aanbesteding gemiddeld met een 6,8.

Als de deelnemer één of meerdere vragen niet heeft ingevuld, dan kunt u de scores voor de vragen die wel zijn ingevuld nog steeds met elkaar vergelijken. U telt dan deze vraag of vragen die niet zijn ingevuld niet mee met het geheel.

Voorbeeld opbouw rapportage

Rapporteren over de evaluaties kan op verschillende manieren. Wij raden aan het beknopt en overzichtelijk te houden. Onderstaande opsomming is een voorbeeld wat u in een rapportage zou kunnen opnemen.

• Introductie: beschrijf het doel van de evaluatie, welke organisatie het betreft, welke aanbesteding(en) is/zijn geëvalueerd en over welke periode.
• Resultaten van de evaluatie: welke scores (in percentages en het gemiddelde van de laatste vraag) en welke opmerkingen gaven inschrijvers.
• Opvolging van resultaten en actiepunten: wat wordt met de resultaten gedaan, zie hieronder voor tips.
• Bijlage: leeg evaluatieformulier.

Aan de slag met de resultaten

U kunt op verschillende manieren aan de slag met de resultaten van de evaluaties. Denk bijvoorbeeld aan het contact opnemen met de inschrijver of het intern bespreken van de resultaten. 

Vraag inschrijvers om toelichting

Zeker wanneer een inschrijver niet tevreden was over het verloop van de aanbestedingsprocedure kan het nuttig zijn om contact op te nemen. Tips en verbeterpunten uit deze gesprekken kunt u meenemen in de rapportage en bij het formuleren van actiepunten. Contact opnemen met de inschrijver kan bovendien bijdragen aan wederzijds begrip.

Deel resultaten van evaluaties intern

Door de uitkomsten van evaluaties intern te bespreken, kunt u actiepunten formuleren. Wat zijn bijvoorbeeld verbeterpunten en wat moet u (juist) blijven doen. Enkele voorbeelden zijn:

• Voorbeeld: Blijkt uit de evaluatie dat de documenten niet helemaal duidelijk waren? U zou in het vervolg een collega van een andere afdeling kunnen vragen om het document door te lezen alsof deze gaat inschrijven, om feedback te ontvangen over de duidelijkheid.
• Voorbeeld: Wanneer er volgens inschrijvers te weinig ruimte was voor innovatie oplossingen, zou u een volgende keer kunnen overwegen of (uitgebreidere) een markconsultatie of -verkenning een oplossing is.