Specificeren

Op deze pagina:
Minimumeisen en uitvoeringsvoorwaarden
Randvoorwaarden voor de vraagspecificatie
Taal aanbestedingsstukken
Technisch of functioneel specificeren
Standaardbestekken
Gevoelige informatie
Duurzaamheidscriteria
Rubriceren opdracht (CPV-codes)
Algemene voorwaarden 
Rekening houden met contractmanagement

Minimumeisen en uitvoeringsvoorwaarden

Bij het specificeren geeft u vorm en inhoud aan uw inkoopbehoefte. U beschrijft de technische of functionele (minimum)eisen waaraan de opdracht moet voldoen. Hierbij kunt u ook invulling geven aan beleidsdoelen van uw organisatie, zoals de wens om duurzaam in te kopen, het betrekken van het lokale MKB enzovoort

Verder legt u vast welke eventuele uitvoeringsvoorwaarden u wilt stellen aan de uitvoering van de opdracht. Dit zijn voorwaarden waaraan de ondernemer die de opdracht gegund heeft gekregen tijdens de uitvoering moet voldoen. In de Aanbestedingswet worden uitvoeringsvoorwaarden aangeduid als ‘bijzondere voorwaarden’ of ‘bijzondere uitvoeringsvoorwaarden’.

Uitvoeringsvoorwaarden onderscheiden zich van de technische specificatie van de opdracht omdat zij zich pas tijdens de uitvoering manifesteren. Inschrijvers gaan bij het indienen van de inschrijving akkoord met de uitvoeringsvoorwaarden, maar of zij hieraan zullen voldoen kan pas tijdens de uitvoering worden vastgesteld. Uitvoeringsvoorwaarden hebben meestal betrekking op economische, innovatiegerelateerde, arbeidsgerelateerde, sociale of milieuoverwegingen maar kunnen ook andere onderwerpen betreffen.

Een belangrijk vereiste is dat uitvoeringsvoorwaarden in een redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht en afgestemd zijn op wat de relevante markt kan bieden. Zo mogen uitvoeringsvoorwaarden alleen onderdelen van de bedrijfsvoering raken die in verband staan met het uitvoeren van de opdracht. Een uitvoeringseis dat verpakkingsmateriaal wordt gerecycled mag bijvoorbeeld alleen betrekking hebben op producten die worden gebruikt om de gegunde opdracht uit te voeren en niet op al het andere verpakkingsmateriaal dat wordt gebruikt in de onderneming.

Uitvoeringsvoorwaarden neemt u op in het bestek en/of de aankondiging van de opdracht en worden voor de duidelijkheid veelal ook opgenomen in de uiteindelijke overeenkomst. Na de aanbesteding, tijdens de uitvoering van de opdracht dient u als onderdeel van uw contractmanagement te toetsen of aan de uitvoeringsvoorwaarden wordt voldaan.

Een wettelijk verplichte uitvoeringsvoorwaarde, die is opgenomen in artikel 2.81 Aanbestedingswet 2012, is dat ondernemingen bij de uitvoering van de overheidsopdrachten moeten voldoen aan de toepasselijke verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht’ die gelden in het gebied of de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd. Aanbestedende diensten zijn bovendien verplicht om in de aanbestedingsstukken aan te geven waar ondernemingen informatie kunnen verkrijgen over de betreffende verplichtingen.

Een keurmerk dat voldoet aan de wettelijk gestelde eisen, kan ook worden toegepast als uitvoeringsvoorwaarde. Een voordeel van een keurmerk is dat de naleving aan de gestelde eisen ook wordt gecontroleerd door de partij die het keurmerk beheert. Dit is gunstig omdat de lasten van het contractmanagement tijdens de uitvoering hierdoor kunnen worden verlicht.

Randvoorwaarden voor de vraagspecificatie

Het opstellen van specificaties luistert nauw. De specificatie is één van de hoofdelementen van het aanbesteden; u formuleert zo goed mogelijk wat u wilt en krijgt daar offertes voor. De beste moet u (in beginsel) accepteren. Vanwege het grote belang van de specificatie geldt voor het opstellen daarvan een flink aantal wettelijke voorschriften, met name om te zorgen dat deze transparant is, non – discriminatoir en niet in strijd met het gelijkheidsbeginsel.

Als aanbestedende dienst bent u gehouden de technische specificaties van een opdracht in de aanbestedingsstukken op te nemen. Dit kunt u doen door deze te vermelden in de aankondiging van de opdracht of in het bestek. Het begrip 'technische specificaties' heeft in de Europese richtlijnen een ruime betekenis. Hieronder vallen niet alleen technische maar ook functionele eisen en voorschriften. U bent als aanbestedende dienst tot op zekere hoogte vrij om te bepalen tot op welk detailniveau u de eisen en wensen in de vraagspecificatie omschrijft.

Eisen en wensen moeten proportioneel zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de eisen ten aanzien van de technische capaciteit en financieel-economische draagkracht van aanbieders en de (minimum)eisen en wensen waarin u de te leveren prestatie omschrijft. De specificatie mag niet tot gevolg hebben dat de mededinging op de markt op onevenredige wijze wordt belemmerd en moet iedere ondernemer gelijke toegang tot de opdracht bieden. De Aanbestedingswet 2012 wijst de Gids Proportionaliteit als verplicht richtsnoer aan. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures die in het kader van de Aanbestedingswet 2012 worden gehouden. De eisen gesteld in de specificatie moeten in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.

Bij aankondiging van de opdracht moet u de specificaties en de gunningscriteria zo duidelijk mogelijk specificeren. U kunt daaraan niet later in het aanbestedingsproces invulling geven door deze bijvoorbeeld pas te publiceren in een nota van inlichtingen. Het verduidelijken van gepubliceerde specificaties en criteria is slechts mogelijk voor zover met de toelichting de oorspronkelijke vraagspecificatie niet wezenlijk wordt gewijzigd.

U formuleert als aanbestedende dienst de technische specificaties door:

• te verwijzen technische normeringen. Bij dit soort verwijzingen dient u de woorden 'of gelijkwaardig' te vermelden. Dit betekent dat u door aanbieders aangedragen alternatieve oplossingen die aan de specificaties voldoen moet toestaan. 
• te verwijzen naar prestatie-eisen en functionele eisen zoals milieukenmerken. De technische specificaties dienen zo nauwkeurig te zijn bepaald dat inschrijvers de aard en omvang van de opdracht kunnen bepalen en u als aanbestedende dienst de inschrijvingen goed kunt beoordelen.

Meer informatie: Keurmerken 
Dossier: Aanbestedingswet 2012 (Paragraaf 2.3.3.1)

Taal aanbestedingsstukken

Aanbestedende diensten mogen hun aanbestedingsdocumenten in het Nederlands opstellen. Maar onder omstandigheden kan het verstandig zijn om, afhankelijk van onder andere de aard van de opdracht en de wijze waarop de markt is georganiseerd, een andere officiële EU-taal te gebruiken.

Dit bevordert mogelijk de communicatie in een aanbesteding, de kwaliteit van het aanbestedingsproces en de kwaliteit van de inschrijvingen.

Technisch of functioneel specificeren

Op basis van de eisen en wensen die de interne gebruiker heeft, beschrijft u de specificaties van de opdracht. De eigenschappen waaraan een opdracht moet voldoen, kunt u technisch of functioneel specificeren. U legt de specificaties vast in het aanbestedingsdocument en meer in het bijzonder in het programma van eisen, het bestek of het beschrijvend document.  

Technisch

Technische specificaties geven een precieze omschrijving van het werk, de dienst of het te leveren product. U legt gedetailleerd vast aan welke afmetingen, prestaties, eigenschappen enzovoort de levering moet voldoen.

Deze manier van uitvragen wordt in de praktijk het meest toegepast. Nadeel van technisch specificeren is dat met een gedetailleerde specificatie veel tijd en dus kosten zijn gemoeid. Daarbij wordt aan de inschrijvers geen ruimte gelaten voor innovatieve oplossingen. Het beoordelen van de inschrijvingen is echter relatief eenvoudig. Technische specificaties zijn het meest geschikt voor opdrachten die op de laagste prijs worden gegund.

Functioneel

Wanneer u als aanbestedende dienst gebruik wilt maken van de kennis, ervaring en inventiviteit van marktpartijen, specificeert u functioneel. Hierbij beschrijft u het beoogde resultaat, de te leveren prestaties of het gebruiksdoel van het op te leveren werk, de dienst of het product. De aanbieders beschrijven hoe met hun aanbieding het resultaat bereikt wordt en geven hiervoor een prijs af. Het opstellen van een functionele specificatie is relatief eenvoudig. Het beoordelen en onderling waarderen van dergelijke inschrijvingen kost daarentegen veel tijd en kan ingewikkeld zijn. Een objectief toetsbaar beoordelingskader is noodzakelijk om de inschrijvingen onderling goed te kunnen vergelijken. 

De keuze voor functioneel specificeren wordt in de praktijk veelal gemaakt om de markt uit te dagen met creatieve / innovatieve oplossingen te komen of wanneer het lastig is om de opdracht technisch te specificeren. Bij functioneel specificeren stelt u minder gedetailleerde eisen ten aanzien van de wijze waarop (potentiële) opdrachtnemers de opdracht vormgeven. Hierdoor krijgt de opdrachtnemer meer verantwoordelijkheid. Het verschil tussen een technisch en functioneel specificeren komt tot uiting bij het formuleren van de vraag. Deze is bij functioneel specificeren nog niet gespecificeerd in een product, maar in een probleem waar een oplossing voor moet komen.

Wilt u functioneel specificeren? Maak dan gebruik van het stappenplan.

Dialoog

Bij complexe opdrachten blijkt het soms niet goed mogelijk voor de inkopende partij om specificaties op te stellen, omdat niet goed is aan te geven wat de oplossing voor uw inkoopvraag is. U kunt dan in dialoog met de markt de oplossing vinden. Hiervoor is een speciale procedure beschikbaar: de concurrentiegerichte dialoog. In sommige gevallen kan ook de mededingingsprocedure met onderhandeling een uitkomst bieden.

Standaardbestekken

In een aantal sectoren zijn in samenwerking tussen leveranciers en afnemers sectorbrede standaardbestekken opgesteld. Door hiervan gebruik te maken kan efficiënt op uniforme wijze helder gemaakt worden wat wordt verlangd. 

Voorbeelden zijn STABU- en de RAW (Rationalisatie en Automatisering Grond-, Water- en Wegenbouw)-bestekken. Verder zijn standaardbestekteksten voor open standaarden bij ICT-aanbestedingen op de PIANOo-website gepubliceerd. Deze zijn door het Forum Standaardisatie ontwikkeld en vormen een praktisch hulpmiddel bij het specificeren van ICT-aanbestedingen. 

RAW 2020 op raw.nl
STABU-systematiek op stabu.nl

Gevoelige informatie

Wees alert op het opnemen van commercieel- of privacygevoelige informatie in uw aanbestedingsdocumenten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ter beschikkingstellen van informatie over de omzetcijfers, maar ook bij andere (tot de persoon herleidbare) gegevens in aanbestedingsdocumenten. Denk daarbij aan gegevens van burgers (bijvoorbeeld binnen het sociaal domein), maar ook van eigen medewerkers (bijvoorbeeld bij het outsourcen van catering). Beoordeel of het noodzakelijk is om de betreffende informatie op deze wijze ter beschikking te stellen. Indien de informatie noodzakelijk is om tot een goede inschrijving te komen, kunt u overwegen om op grond van artikel 2:57a Aanbestedingswet 2012 eisen te stellen aan ondernemers om te zorgen dat de vertrouwelijkheid van de informatie wordt gewaarborgd.

Dossier Sociaal Domein: Privacygevoelige informatie

Duurzaamheidscriteria

De Rijksoverheid heeft voor verschillende productgroepen een lijst van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) criteria ontwikkeld die u bij de specificatie van uw opdracht in uw aanbestedingsdocument moet of kunt opnemen. De criteria worden beheerd door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De MVI-criteria zijn gebaseerd op de Europese criteria (GPP). 

Dossier: Maatschappelijk verantwoord inkopen (Duurzaam inkopen)

Rubriceren opdracht (CPV-codes)

Alle denkbare opdrachten voor werken, leveringen en diensten zijn beschreven in het Common Procurement Vocabulary (CPV), letterlijk vertaald: gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten. Bij een Europese aankondiging van een opdracht moet u de CPV-code(s) weergeven. 

In het CPV staan alle termen die bij het beschrijven van opdrachten worden gebruikt. Het CPV is vertaald in de 22 officiële talen van de Europese Gemeenschap. Het is een hulpmiddel voor alle gebruikers: aanbestedende diensten, gegadigden en inschrijvers. De standaardcodes maken overheidsopdrachten meer transparant. Ook voor buitenlandse bedrijven. Maar bovenal helpt het CPV u de opdracht goed in te delen. De meest recente lijst met CPV-codes is gepubliceerd met de Verordening (EG) nr. 213/2008.

Werk, levering of dienst

Voor de typering van een opdracht moet u eerst nagaan aan de hand van de CPV-code of deze valt onder de lijst van werkzaamheden zoals gespecificeerd onder bijlage II van richtlijn 2014/24/EU, afdeling 45 van de z.g. NACE-lijst voor de bouwnijverheid. Is dit het geval, dan is het een werk, is dit niet het geval, dan is sprake van een dienst of een levering.

Gaat het om de aankoop, huur, leasing of huurkoop van producten, dan is er sprake van een levering. In andere gevallen is sprake van een dienst. 

Het onderscheid tussen een werk en een dienst is in de praktijk soms lastig te maken. Hoewel sommige werkzaamheden de kenmerken van diensten hebben, worden deze toch aangemerkt als werk. Denk hierbij aan bepaalde schilderwerkzaamheden voor gebouwen. Een aanwijzing kan de CPV-code vormen. Wat betreft onderhoudswerkzaamheden aan bouwwerken geldt als vuistregel dat onderhoud van een bestaand bouwwerk als een werk moet worden aangemerkt, voor zover de werkzaamheden verdergaan dan het in stand houden van functies van het onroerend goed door middel van herstellen, vervangen en andere soortgelijke activiteiten. 

Willekeurige voorbeelden van wat ook tot werken gerekend wordt:  

• onderhoud van CV-installaties;
• plaatsen van een deur;
• behangen;
• schilderwerk;
• maaiwerk;
• aanbrengen zonwering;
• onderhoud daken.

Algemene voorwaarden

Bij overeenkomsten horen algemene voorwaarden. Bi jeen aanbesteding zijn dit doorgaan de inkoopvoorwaarden van uw organisatie of de leveringsvoorwaarden van de leverancier. In uw algemene voorwaarden formuleert u standaardbepalingen voor de te sluiten overeenkomsten.

Rekening houden met contractmanagement

In de specificatiefase kan het advies van een contractmanager van groot belang zijn. Het is bij de vraagspecificatie van cruciaal belang goed na te denken over de kernprestatie-indicatoren (KPI's) die voor de opdracht zullen gelden. Deze KPI's dienen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) in het te sluiten contract te worden geformuleerd, zodat in de praktijk op naleving gecontroleerd kunnen worden. De contractmanager kan hierover de nodige informatie verstrekken (wat werkte in het verleden wel, en wat niet). Tijdens de looptijd van de overeenkomst controleert hij of de leverancier de vastgelegde afspraken nakomt, stelt deze waar nodig bij en evalueert de onderlinge samenwerking. Dit kan alleen als de op te leveren resultaten en verificatoren helder zijn geformuleerd.

Contractmanagement is ook van belang om niet presterende ondernemers van deelname aan een aanbestedingsprocedure te kunnen uitsluiten. Dit kan alleen als u aan kunt tonen dat de betreffende ondernemers in het verleden wanprestatie hebben geleverd. Het is daarom van belang dat u wanpresterende opdrachtnemers in gebreke stelt en bij het in verzuim blijven de overeenkomst ontbindt. Het is vervolgens cruciaal om deze acties zorgvuldig in uw contractbeheer systeem vast te leggen. Alleen onder deze voorwaarden kunt slecht presterende marktpartijen bij een nieuwe aanbesteding uitsluiten.

Wachtkamerovereenkomst

Er zijn situaties waarin u het contract met de opdrachtnemer mogelijk wilt beëindigen. Bijvoorbeeld in geval van wanprestatie. In dat geval zult u in beginsel de aanbestedingsprocedure opnieuw moeten doorlopen. De vervanging van een contractpartner zonder heraanbesteding brengt namelijk veelal een niet toegestane 'wezenlijke wijziging' van de opdracht met zich mee. Een nieuwe aanbesteding is echter tijdrovend en kostbaar en kan de continuïteit van uw bedrijfsvoering in gevaar brengen. U kunt een dergelijke situatie voorkomen met een 'wachtkamerconstructie' .

Dit betekent dat naast de overeenkomst met de beste inschrijver van de aanbesteding u ook een overeenkomst onder opschortende voorwaarde met de nummer 2 aangaat. Hiermee stelt u zeker dat de nummer 2 in rangorde de uitvoering van de opdracht bij beëindiging van de initiële overeenkomst overneemt. Marktpartijen dienen tijdig kennis te kunnen nemen van het bestaan en de strekking van alle elementen van de aanbesteding. Daarom zult u de wachtkamerovereenkomst al bij aankondiging van de opdracht in de aanbestedingsstukken bekend moeten maken. U kunt een wachttermijn in de overeenkomst opnemen en eventueel ook een vergoeding voor het stand-by staan. 

Meer informatie: Inkoopproces Fase 3 – Uitvoeren
Meer informatie: Inkoopproces - Selecteren