Stappenplan functioneel specificeren
Bij functioneel specificeren beschrijft u helder de eisen waaraan een innovatieve oplossing moet voldoen, maar geeft u leveranciers voldoende ruimte en vrijheid om met eigen ideeën te komen. Hiermee hebben ze de ruimte om de beste oplossing aan te bieden. Dit kan een oplossing zijn die u zelf niet van tevoren had kunnen bedenken. Zonder functioneel specificeren geen innovatie.
Stel, u werkt bij een gemeente en u wilt een nieuw fietspad laten aanleggen. Dan kunt u in een technische specificatie opnemen met welke materialen het fietspad gebouwd moet worden. Bij functioneel specificeren laat u een dergelijke ‘strakke’ omschrijving achterwege, om niet op de stoel van de ondernemer te gaan zitten. In plaats daarvan formuleert u de eisen over bijvoorbeeld gebruik en levensduur zoals dat het fietspad een bepaalde uitstraling dient te hebben, bestand dient te zijn op de fysieke belastingen en ten minste een bepaalde hoeveelheid jaar meegaat. U geeft de ondernemer op deze manier meer ruimte om met een innovatieve oplossing te komen.
Stappenplan
-
Maak een overzicht van functionele behoeften
Bij het opstellen van functionele specificaties wilt u achterhalen welke functie de dienst, het product of de oplossing gaat vervullen. En waarom dit voor uw organisatie belangrijk is. In dit proces stelt u bijvoorbeeld vragen als: welk probleem willen we oplossen? Wat is de oorzaak van dat probleem? Door deze vragen te beantwoorden krijgt u zicht op de oplossing van het probleem.
Dit proces helpt u om helder te krijgen welke behoefte er precies is. U probeert vervolgens een balans te vinden tussen de gespecificeerde vragen -die de vrijheid van de leverancier kunnen inperken- en de meer algemene vragen. Na deze stap heeft u een overzicht van de functionele behoeften waaraan de oplossing moet voldoen. Houd er wel rekening mee dat elke stakeholder een andere kijk op het probleem kan hebben. Deze belanghebbenden kunnen ook buiten uw organisatie staan, zoals een externe onderhoudspartij of inwoners van een gemeente.
-
Borg een evenwichtige specificatie
Doel van een functionele specificatie is het vinden van een goed evenwicht. U wilt duidelijke eisen stellen, maar de ondernemer nog voldoende ruimte en vrijheid bieden. Een aantal tips om dit evenwicht te bereiken:
- Gebruik technologie neutrale eisen en termen;
- Omschrijf vooral gedetailleerd wat de behoefte van uw organisatie en niet de wijze waarop deze behoefte moet worden gerealiseerd;
- Maak een mix van functionele en gedetailleerde specificaties. Geef ruimte waar mogelijk en specificeer in detail waar nodig;
- Zorg er wel voor dat de specificaties uw doelstelling volledig omschrijven;
- Denk naast de technische specificaties, ook aan de eisen aan de logistiek, financiën en kwaliteit borging.
Gevaar van overspecificatie
In de praktijk beschrijven organisaties in specificaties vaak tot in detail hoe een oplossing moet werken. De gedachte hierachter is dat ze dan precies weten wat ze krijgen. Dit leidt in veel gevallen tot ‘overspecificatie’. Het op deze manier afdichten van een uitvraag werkt prima bij eenvoudige vragen, waarvoor een beproefde oplossing ingezet kan worden. Maar deze methode werkt juist niet als u wilt profiteren van de creativiteit en het innovatief vermogen van ondernemers.
Wees u ervan bewust dat u soms ook ‘verborgen’ technische specificaties opneemt. Bijvoorbeeld door verwijzingen naar normen, ontwerprichtlijnen en beleidsvoornemens. Deze schrijven soms specifieke oplossingen voor of beperken oplossingsrichtingen die maar iets van de standaard afwijken. Dit belemmert de leverancier in het indienen van innovatieve oplossingen. Lees ook veelvoorkomende problemen bij functioneel specificeren.
-
Toets specificaties aan de markt
Voordat u de functionele specificaties opneemt in uw aanbestedingstukken, is het belangrijk om te toetsen of de markt uw specificaties begrijpt en of ze in staat zijn oplossingen te leveren die aan deze specificaties voldoen. En of de gevraagde oplossing niet onnodig duur wordt. Deze kennis en inzichten krijgt u door een marktverkenning of een marktconsultatie uit te voeren. Pas uw specificatie vervolgens aan op basis van deze inzichten.
-
Controleer of de oplossing voldoet
Zorg ervoor dat u leveranciers aan de functionele specificaties kunt houden. Dat betekent dat u niet alleen de functie van de oplossing beschrijft, maar ook aangeeft op welke manier de leverancier kan aantonen dat zijn oplossing voldoet aan de functionele specificaties. Geef ook aan op welke wijze u de aangeboden en geleverde oplossing toetst aan de functionele specificaties.
Gunningscriteria bij functionele specificaties
Past u functionele specificaties toe, dan lijkt gunnen op basis van beste-prijs-kwaliteit verhouding het enige passende gunningscriterium. Het is aannemelijk dat de aangeboden oplossingen ook kwalitatief substantieel van elkaar verschillen. Dit kwaliteitsverschil kunt u zo belonen. De subgunningscriteria kunnen in het verlengde liggen van de functionele eisen of aansluiten bij de ambitie van de aanbesteding.
Systems Engineering
Om te komen tot functionele specificaties kunt u overwegen gebruik te maken van System engineering. System engineering is een aanpak om gestructureerd informatie vast te leggen, over te dragen en miscommunicatie te voorkomen en zo fouten, vertragingen en. De uitgangspunten van System engineering zijn:
- Vroeg in de ontwikkelingsfase beschrijven van eisen en functies.
- Tegelijkertijd zowel eisen afleiden als het ontwerp verder uitwerken.
- Opstellen van klanteneisen-, systeemeisen- en vraagspecificaties.
- Gestructureerd ontwerpen van de passende oplossing bij de eisen.
- Realiseren van de oplossing en aantonen dat deze voldoet.
Deze aanpak is gangbaar in de grond-, weg- en waterbouw (GWW)-sector. Maakt u gebruik van Systems Engineering? Dan is het belangrijk hierover te communiceren met uw leveranciers, zoals bijvoorbeeld Rijkswaterstaat doet.