Inhuur ICT-personeel

Veel aanbestedende diensten hebben ICT-werkzaamheden die verricht dienen te worden. Soms is er sprake van een (tijdelijke) piek in ICT-werkzaamheden waardoor er extra personele capaciteit gewenst is. Inhuur van personeel wordt soms ook gebruikt om (specifieke) ontbrekende ICT-kennis aan te trekken. De term 'inhuur van personeel' is in de praktijk een soort verzamelbegrip van verschillende soorten diensten, waarbij personeel of deskundigen al dan niet via een bemiddelingsopdracht binnen de organisatie van de aanbestedende dienst werkzaam zijn. De term als zodanig bestaat niet in de EU-richtlijnen en de Aanbestedingswet 2012.

Er kan onderscheid gemaakt worden tussen het inhuren van een kracht (die niet in dienst treed van de aanbestedende dienst) en het uitbesteden van een opdracht (resultaatverbintenis). Deze pagina gaat over het inhuren van een kracht.

Marktsegmenten

Binnen de ICT-dienstverleningsmarkt kunnen de leveranciers worden ingedeeld per marktsegment. Soms is er geen sprake van daadwerkelijke inhuur, maar levert de marktpartij ondersteunende en noodzakelijke dienstverlening.

(Grote) Systemintegrators/Detacheerders

Dit zijn de (grotere) leveranciers die zich hebben toegelegd op het integreren van verschillende ICT-systemen en applicaties en/of het detacheren van eigen ICT-personeel. Ze zijn in staat om dit op inspanningsverplichte basis als ook op resultaatverplichte basis uit te voeren en beschikken over een brede expertise van het ICT-werkveld.

Gespecialiseerde leveranciers

Dit zijn vaak de wat kleinere marktpartijen die zich hebben gespecialiseerd in één of meerdere technieken, systemen, applicaties of bepaalde fabrikanten. Vanwege de schaarste van de kennis waarover zij beschikken, kunnen zij zeer belangrijke partijen zijn.

Producenten van hardware en software

Dit zijn leveranciers die zelf daadwerkelijk hardware of software fabriceren en tevens de daarbij behorende/noodzakelijke consultancy leveren. In voorkomende gevallen kunnen dit monopolisten zijn.

Brokers/intermediairs

Dit zijn ICT-bedrijven die in beginsel geen eigen ICT-medewerkers in dienst hebben maar die zijn gespecialiseerd in het matchen van vraag en aanbod naar ICT kennis en capaciteit. Zij hebben zich erop toegelegd om met een zo laag mogelijke overhead een netwerk van ICT-bedrijven en zzp'ers in stand te houden waarmee zij bemiddelen in het bij elkaar brengen van vraag en aanbod van ICT kennis en kunde.

Managed Service Providers (MSP's) of Neutral Vendors

Dit zijn partijen die hun dienstverlening ten opzichte van de dienstverleners van brokers verder hebben uitgebreid. Bij deze partijen wordt door de opdrachtgevers het complete inhuurproces uitbesteed. Dit heeft tot gevolg dat de opdrachtgevers geen nieuwe raamovereenkomsten meer hoeven af te sluiten, het contractbeheer en een groot gedeelte van het leveranciers-en contractmanagement, het behandelen van operationele uitvragen, alsmede het proces om te komen tot een (voor)selectie van kandidaten laten uitvoeren door de externe partij. De externe partij wordt hiermee voor de opdrachtgevers 'het eerste en enige loket' voor de ICT-inhuur.

Zelfstandigen Zonder Personeel (zzp'ers)

Het betreft een grote groep ICT-professionals met zeer uiteenlopende kennis, ervaring en specialisaties. Soms bieden de zzp'ers zich aan via georganiseerde zzp-samenwerkingsverbanden. De onderhavige groep ICT-deskundigen wordt veelal via de systemintegrators en de brokers ingezet bij eindklanten.

Afhankelijkheidsrisico's en integriteit

Het inhuren van personeel kan risico's met zich meebrengen. Een aanbestedende dienst kan afhankelijk worden van een bepaalde medewerker. Daarnaast kunnen integriteitsrisico's optreden.

Afhankelijkheid

Door het inhuren van ICT-personeel kan er een afhankelijkheidsrelatie ontstaan ten opzichte van de ingehuurde werknemer of de uitlenende instantie. Deze afhankelijkheid kan zelfs leiden tot continuiteitsproblemen wanneer de ingehuurde kracht wegvalt.

De Rijksoverheid hanteert bij externe inhuur een pas toe of leg uit norm van 10% voor externe personeelsbezetting. Het Rijk als totaliteit dient onder de norm van 10% te blijven. De gedachte achter deze beperking is dat er een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering kan worden gerealiseerd.

Integriteit

Het inhuren van ICT-personeel kan integriteitsrisico's met zich meebrengen. Veel ICT'ers hebben immers toegang tot veel digitale informatie. Het is raadzaam om vooraf een inschatting te maken welke kansen en risico's er kunnen ontstaan als er een externe medewerker wordt aangetrokken.

Procedures

Verschillende procedures kunnen worden toegepast bij het inhuren van personeel.

Losse inhuuropdracht (onder de drempel)

Opdrachten onder de drempel kunnen mogelijk via een enkelvoudig onderhands of een meervoudig onderhandse procedure worden uitgevraagd. Opgemerkt wordt dat bij een langdurige opdracht de drempelbedragen al snel in zicht komen.

Raamovereenkomst

Een veelgebruikte verwervingsmethode voor het inhuren van ICT personeel is de raamovereenkomst. Een raamovereenkomst kan worden gesloten met één of meerdere ondernemers. De raamovereenkomst zelf is geen opdracht, maar slechts een voorbereidende stap voor het plaatsen van opdrachten.

Er zijn verschillende keuzemogelijkheden bij het bepalen van de reikwijdte van de raamovereenkomsten en de specifieke marktsegmenten die de aanbestedende dienst beoogt kansen te geven op opdrachten. Een aanbestedende dienst kan ervoor kiezen raamovereenkomsten af te sluiten waarbinnen de organisatie alle soorten ICT-functies kan afroepen. Ook kan hij ervoor kiezen om voor diverse ICT-expertisegebieden verschillende raamovereenkomsten af te sluiten of om een geografische 'knip' in de raamovereenkomsten te maken.

Gunningscriteria en prestatie-indicatoren

Via gunningscriteria kunnen de meest geschikte marktpartijen partijen uit de markt worden gehaald. 
Enkele voorbeelden van kwalitatieve gunningscriteria zijn:

• Beschikbaarheid
• Matchingsproces
• Kennisoverdracht van de inhuurkracht richting de inlener

Prestatie-indicatoren

Het is mogelijk raadzaam om voor de uitvoering van de inhuuropdracht gebruik te maken van (objectieve) prestatie-indicatoren. De aanbestedende dienst kan hierdoor beter sturen op de kwaliteit van de dienstverlening en concrete afspraken maken met de opdrachtnemers over de consequenties van het wel/niet halen van bepaalde prestatieniveaus.

Enkele voorbeelden van prestatie-indicatoren zijn:

• Aanbiedingspercentage (de mate waarin op aanvragen tijdig geschikte kandidaten zijn aangeboden)
• Terugtrekkingspercentage (de mate waarin de voorgestelde kandidaten bij een raamovereenkomst tijdens de minicompetitie worden teruggetrokken)
• Uitvalpercentage (van de medewerkers gedurende de opdrachten)
• Aanleveren rapportages 

Categorieplan ICT-professionals Rijk

De Rijksoverheid heeft veel externe ICT-professionals nodig, als tijdelijke vervanging of aanvulling op haar eigen capaciteit. In het categorieplan ICT-professionals is de inkoopstrategie van de Rijksoverheid uitgewerkt. Ook zijn ambities uitgewerkt om deze samenwerking beter te benutten en maatschappelijke waarde te leveren.