Accountantscontrole: de te nemen maatregelen
Uw organisatie kan meerdere maatregelen nemen om onrechtmatigheden in het aanbestedingsproces te voorkomen en om te komen tot een periodieke spendanalyse die kan dienen als jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording. PIANOo heeft hiervan een (niet gelimiteerd) overzicht gemaakt.
Per onderwerp zijn er meerdere maatregelen die uw organisatie kan treffen om te komen tot een correcte rechtmatigheidsverantwoording.
De voorbereidingsfase
- Het (verplicht) betrekken van een inkoopadviseur bij:
- de formulering van een opdracht
- het opsplitsen van een opdracht in percelen
-de raming van een opdrachtwaarde
-het bepalen van de juiste CPV-code(s) - Het bepalen van de juiste en best passende aanbestedingsprocedure
- Het raadplegen van aanbestedingsjurist bij complexere aanbestedingsvraagstukken
- Ontwerp een vaste procedure voor opdrachtgevers waardoor de inkoopafdeling tijdig wordt betrokken bij een inkoopbehoefte
- Opstellen van standaard goedgekeurde formats en werkafspraken voor het opstellen van een aanbestedingsstrategie, hierin komen o.a. de volgende elementen voor:
- de raming van de opdrachtwaarde
- het opsplitsen in percelen
- de keuze voor een aanbestedingsprocedure - Stem vroegtijdig af met uw accountant over de noodzakelijke informatie, werkwijze en vastlegging om tot een goede rechtmatigheidscontrole te komen
- Werkafspraken maken over de vastlegging van de verplichte motivatie. Hierin dient minimaal beschreven te staan wat men vast dient te leggen, waar men het vast moet leggen en hoe het vastgelegd moet worden
De overeenkomst
- Het (verplicht) betrekken van een inkoopadviseur/contractmanager bij het verlengen van overeenkomsten
- Het tijdig raadplegen van (aanbestedings)jurist bij complexere vraagstukken over de overeenkomst
- Het zodanig vastleggen van alle contracten in een centrale contractenadministratie dat er een koppeling mogelijk is tussen de data uit de contractenadministratie, inkoopopdrachten en de financiële administratie. Bijvoorbeeld door het gebruik van crediteurennummer en CPV-codes/productgroep
- Het beheren van alle contracten op minimaal totale uitgaven en looptijd
- Het opstellen van standaard formats voor overeenkomsten
De spendanalyse
- Richt uw ICT systemen en processen in om periodiek een spendanalyse te maken
- Verbeter de kwaliteit van uw data
- Maak iemand verantwoordelijk voor het uitvoeren van een spendanalyse
- Stem tijdig af met uw accountant over de vormgeving van de rechtmatigheidsanalyse
- Periodiek (aanbeveling: per kwartaal) uitvoeren van een spendanalyse