Fase 1: Voorbereiden opdracht

Voor het aanbesteden gelden Europese en nationale regels. Met welke regelgeving moet je rekening houden?

Opdrachten boven een bepaald drempelbedrag moet je in principe volgens Europese procedures aanbesteden.

Bepaal en concretiseer je inkoopbehoefte aan een bepaald product, vorm van dienstverlening of bouwkundig of civieltechnisch werk.

Je hebt een zekere vrijheid om de inhoud en omvang van de opdracht te bepalen. Houd daarbij rekening met de beleidsdoelen van de organisatie én de mogelijkheden die de markt kan bieden. 

Met inkoop kun je als aanbestedende dienst aan verschillende beleidsdoelstellingen invulling geven.

Koop je zelf in of doet een ander dit voor jouw organisatie? Maat je een inkoopplan en heb je een inkoopstrategie? 

Er zijn verschillende aanbestedingsprocedures om een opdracht in de markt te zetten. Hoe kies je een passende procedure?

Wanneer je meerdere partijen vraagt een aanbieding te doen, geef dan vooraf aan welke gunningscriteria je toepast.

Hoe intensief en in welke vorm je marktkennis verzamelt is afhankelijk van de aard en omvang van een aanbesteding.

Bij een procedure met voorselectie selecteer je de meest geschikte bedrijven, die aan de minimumgeschiktheidseisen voldoen.

Specificeren is het nader beschrijven en vastleggen van je inkoopbehoefte (eisen en wensen) in een vraagspecificatie.

In de aanbesteding leg je al de basis over hoe je gaat samenwerken met de marktpartij. Kies vanaf het begin de juiste toon en het gewenste ritme in de samenwerking.

Je bepaalt hoe een verzoek tot deelneming en een inschrijving moeten worden ingediend en welke termijn van gestanddoening je verlangt.