Inkoopvoorwaarden en overeenkomstmodellen ICT
De meeste aanbestedende diensten hanteren inkoopvoorwaarden ('algemene voorwaarden') bij het plaatsen van een opdracht. Een kenmerk van de voorwaarden is dat deze in zijn algemeenheid gelden, de kernbedingen (prijs, looptijd, enzovoort) van een opdracht worden in de overeenkomst zelf geregeld. Zowel de Rijksoverheid als de Waterschappen hebben algemene inkoopvoorwaarden bij IT‑overeenkomsten opgesteld.
Algemene Rijksvoorwaarden bij IT‑overeenkomsten (ARBIT)
De huidige ARBIT geldt vanaf 10 september 2022. En zijn vooral bedoeld voor kleine en middelgrote IT-inkopen door de overheid en niet zozeer voor grote en bijzondere IT-projecten. Dat neemt niet weg dat ze ook dan als uitgangspunt voor het opzetten van een meer specifieke contractuele relatie met de IT markt kunnen dienen. Vanwege de flexibiliteit van de bijbehorende modelovereenkomst kan deze veelal ook gebruikt worden bij de inzet van specifieke IT-producten en diensten zoals bijvoorbeeld webhosting of SaaS (software as a service). Een zorgvuldige specifieke omschrijving van een dergelijk nieuw product of dienst moet dan worden opgenomen in de Overeenkomst. Daarna kunnen de ARBIT, die zoveel mogelijk techniekonafhankelijk zijn geschreven, ook daarop in beginsel gewoon van toepassing worden verklaard. De combinatie van ARBIT en Overeenkomst kan daarmee een solide basis vormen voor IT-contractering.
Toepassing
De ARBIT worden als geheel in de te sluiten overeenkomsten tussen opdrachtgever(s) en opdrachtnemer(s) toepasselijk verklaard, ook indien het om één van de modules gaat. Hiervoor zijn een aantal modelovereenkomsten opgesteld. Deze dienen als basis voor het opstellen van de concept overeenkomsten bij aanbestedingen en kunnen op verschillende onderdelen nader worden uitgewerkt door de gebruiker (optionele bepalingen). Zowel bij een aanbesteding als bij een (meervoudige) onderhandse offerteprocedure wordt de concept-overeenkomst samen met een meezendversie van de ARBIT en eventuele overige aanbestedingsdocumenten c.q. offertedocumenten naar de inschrijver dan wel de geselecteerde gegadigden gezonden of gepubliceerd op TenderNed.
Afwijking
In uitzonderingsgevallen kan van de toepassing van de ARBIT worden afgeweken, waarbij de afwijkingsmogelijkheden, zoals aangegeven in de toelichting bij de ARBIT en in de bijbehorende modelovereenkomsten, als uitgangspunt gelden.
Gemeenten (GIBIT)
Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden helpen gemeenten om te waarborgen dat ze een product of dienst geleverd krijgen dat aansluit bij hun inkoopbehoefte. VNG adviseert gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden daarom de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) op te nemen in het inkoopbeleid en te gebruiken bij de inkoop van IT.
Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor ICT (AWBIT)
De Waterschappen kennen eveneens een set voorwaarden speciaal toegesneden op ICT inkopen (AWBIT). Alle waterschappen hebben dezelfde voorwaarden. Dit zorgt voor herkenbaarheid en maakt het voor leveranciers eenvoudiger.
Voorwaarden Nederland ICT
De meest gebruikte ICT-branchevoorwaarden komt van brancheorganisatie Nederland ICT. Hoewel Nederland ICT de belangen van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer voor ogen stelt, zijn enkele voorwaarden voornamelijk gunstig voor de opdrachtnemer. PIANOo raadt aanbestedende diensten aan om ten aanzien van 'de battle of forms' te bepalen welke algemene set voorwaarden zij wenst te hanteren, en dit te communiceren in de aanbestedingsstukken c.q. de (offerte)uitvraag.