Aanbestedingskalender

Met een aanbestedingskalender breng je vroegtijdig je toekomstige aanbestedingen onder de aandacht bij bedrijven en andere aanbestedende diensten. Dit heeft allerlei voordelen; zo kunnen bedrijven zich beter voorbereiden en zijn andere aanbestedende diensten sneller op de hoogte, wat kan leiden tot samenwerkingen of vroegtijdig bijstellen van plannen.

Aanbestedingskalender of inkoopkalender?

Een aanbestedingskalender is anders dan een inkoopkalender. In een inkoopkalender staan de inkoopbehoeftes van een aanbestedende dienst voor een bepaalde periode. Dit geeft een duidelijk overzicht voor de eigen organisatie. Een inkoopkalender is vooral een intern document.

Wat is een aanbestedingskalender?

Een aanbestedingskalender is een overzicht van welke aanbestedingen wanneer moeten starten om tot een gunning komen. Dit kun je op verschillende manieren vormgeven; zo kan het een handmatig bijgehouden Excel-bestand zijn, een tabel op de website of een functionaliteit in de inkoop- en contractmanagementsoftware. Ben je er nog niet helemaal uit? Dan kun je onderstaand format gebruiken.

Aanbestedingskalender format

Het programma Beter Aanbesteden heeft een format voor een aanbestedingskalender gemaakt. Deze kun jij gebruiken als startpunt voor binnen jouw organisatie. Het format is beschikbaar als Excel-bestand en open source.

Tips voor gebruik van de aanbestedingskalender

Wij raden aan om een vast moment te kiezen voor de update van de aanbestedingskalender, bijvoorbeeld ieder kwartaal. Besteed ook aandacht aan verwachtingsmanagement. Aanbestedingen die vermeld staan op de aanbestedingskalender zijn indicatief en aan publicatiedata en/of het daadwerkelijk publiceren van de genoemde aanbestedingen kunnen geen rechten ontleend worden. Benadruk dit ook nog op de plaats van publicatie. Zo kun je onderstaande tekst toevoegen om hier duidelijkheid over te scheppen.

Een voorbeeldtekst: De aanbestedende dienst heeft na het publiceren van een kalender nog steeds het recht om af te zien van de aanbestedingen. De termijnen en scope zijn indicatief. Potentiële deelnemers kunnen dan ook geen rechten aan deze kalender ontlenen.

Aanbestedingskalender promoten

De aanbestedingskalender kun je delen op de website van jouw aanbestedende dienst. Bij publicatie van de kalender kunt je ook een informatieavond organiseren gericht op het bedrijfsleven. Wanneer je samenwerkt met de communicatieadviseurs van jouw organisatie kunnen zij de aanbestedingskalender via de officiële communicatiekanalen onder de aandacht brengen. Maak daarbij inzichtelijk waar de aanbestedingskalender gepubliceerd is en waar mensen terecht kunnen met vragen.

Let op! Inhoudelijke informatie over de aanbesteding mag niet zomaar gedeeld worden, verwijs bij zulke vragen naar het platform waar de aanbestedingsstukken worden gepubliceerd.

Leer van andere organisaties

Ben je op zoek naar inspiratie om ook te starten met een aanbestedingskalender? Bekijk het voorbeeld van Gemeente Het Hogeland in het MKB-dossier. Hier vind je ook andere voorbeelden van het vergroten van de toegang van MKB tot opdrachten, een belangrijk beleidsdoel voor veel overheden.

Meer weten?

Neem bij vragen of behoefte aan meer informatie contact op met een van de regiomanagers van het programma Beter Aanbesteden.