Gunnen

De gunningsstap komt voor in alle procedures. Bij een procedure met voorselectie (zoals een niet-openbare procedure) heeft het toetsen in de eerdere selectiestap plaatsgevonden en wordt voor de gunning de inschrijving getoetst. Bij een procedure zonder voorselectie (zoals een openbare procedure) omvat dit ook het toetsen van de inschrijvende partij.

U deelt uw gunningsbeslissing schriftelijk mee aan alle inschrijvers. U verstrekt desgevraagd nadere informatie over de gunningsbeslissing en handelt in voorkomend geval klachten en gerechtelijke procedures af. 

Op deze pagina:
Regels van toepassing op het gunnen 
Voorafgaande handelingen 
Openen van inschrijvingen
Toetsen uitsluitingsgronden en minimum geschiktheidseisen
Herstel van fouten en verduidelijken van inschrijving
Toetsen of de inschrijvingen voldoen aan gestelde voorwaarden en (minimum)eisen
Bepalen van de beste inschrijving (gunnen)
Motiveringsplicht
Verzenden van berichten van afwijzing en gunning
Informatieverstrekking over gunningsbeslissing
Rechtsbescherming 
Vastleggen van afspraken in een overeenkomst

Regels van toepassing op het gunnen

Het beoordelen van de geschiktheid van de inschrijvers vindt plaats aan de hand van:

• de door u in het beschrijvend document of de gunningsleidraad opgenomen procedurebepalingen;
• de uitsluitingscriteria en de geschiktheidseisen.

Het indienen, beoordelen en waarderen van de inschrijvingen vindt plaats aan de hand van:

• de door u in het beschrijvend document of de gunningsleidraad opgenomen procedurebepalingen;
• de eisen aan de inschrijving;
• de (sub)gunningscriteria. 

De door u als aanbestedende dienst voorgeschreven wijze van indiening en het uiterste tijdstip van indiening moeten door de inschrijver nauwgezet worden nageleefd. Het gelijkheidsbeginsel vereist strikte naleving van de voor de aanbestedingsprocedure geldende regels. Onjuist of te laat ingediende inschrijvingen worden niet in behandeling genomen maar terzijde gelegd.

Openen

U mag de inschrijvingen pas bekijken nadat de termijn van inschrijving is verstreken. De inschrijvingen moet u absoluut vertrouwelijk behandelen. Vanzelfsprekend mag aan niemand informatie worden verstrekt over welke partijen een inschrijving hebben ingediend, laat staan over de inhoud daarvan. Na het verstrijken van de termijn van inschrijving, komt het moment om de inschrijvingen te openen. Bij schriftelijke inschrijvingen betekent dit het openen van enveloppen, het liefst met minimaal twee personen. Het openen hoeft niet publiekelijk plaats te vinden.

Checken of aan formele eisen voor het in behandeling nemen is voldaan

In het beschrijvend document (bestek) heeft u formele eisen gesteld ten aanzien van het in behandeling nemen van de inschrijving.

Voorbeelden:

• Een bepaling over hoelang een aanbieder zijn aanbieding gestand moet doen, gerekend vanaf het moment van inschrijven.
• De voorwaarde dat een aanbieding ondertekend moet zijn door een daartoe bevoegde persoon.
• Een bepaling over de sluitingstermijn, over de wijze van indiening (schriftelijk indienen, aanleveren per post of e-mail, fysiek afgeven, indienen via een aanbestedingsplatform).
• Het verplicht gebruik van een bepaald format voor indienen van een inschrijving.
• Het moeten bijvoegen van een op de juiste wijze ondertekend model-K formulier.
• Het moeten bijvoegen van een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

U controleert of de inschrijvingen aan de door u gestelde formele eisen van indiening voldoen. Een inschrijving dient in beginsel volledig te zijn ingediend. Als dit niet het geval is, neemt u een inschrijving niet in behandeling.

Voor zover dit op basis van de regelgeving en jurisprudentie is toegestaan, kunt u inschrijvers in de gelegenheid stellen een gebrekkige inschrijving te herstellen.

Model-K verklaring

Wanneer u om een model-K verklaring heeft gevraagd, betekent het ontbreken van een op de juiste wijze ingevuld formulier dat de inschrijving niet in behandeling wordt genomen (let op, dit is een onherstelbare fout).

Proces-verbaal

Deze toets verricht u alleen in een openbare procedure. Bij de niet-openbare procedure heeft deze toets al in de selectiestap plaatsgevonden.

Uitsluitingsgronden

De Aanbestedingswet 2012 kent dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. Dwingende uitsluitingsgronden zijn altijd van toepassing op een aanbesteding. Facultatieve uitsluitingsgronden heeft u van toepassing kunnen verklaren.

Geschiktheidseisen

U beoordeelt of de bedrijven voldoen aan de door u gestelde minimumgeschiktheidseisen.

Controleren Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Bij een Europese procedure en nationale procedures verplicht de Aanbestedingswet 2012 het gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) indien uitsluitingsgronden en/of minimumeisen en/of geschiktheidseisen geformuleerd zijn. De gegadigden/inschrijvers verklaren met dit document dat geen (dwingende) uitsluitingsgronden op hen van toepassing zijn resp. dat zij voldoen aan de gestelde minimumeisen en/of in het bezit zijn van gevraagde documenten waaruit een bepaalde geschiktheid blijkt.

In beginsel gaat u uit van de juistheid van de informatie die een ondernemer in het UEA of andere door u gevraagde bewijsstukken heeft verstrekt. U controleert vóór de gunning van de opdracht (het verzenden van de voorlopige gunningsbeslissing) of het UEA volledig is ingevuld en rechtsgeldig is ondertekend. Bij zowel de niet-openbare procedure als de openbare procedure kunt u op meerdere momenten het UEA controleren/verifiëren door middel van het opvragen van bewijsstukken.

U bent niet verplicht de juistheid van een UEA (en de overige door u gevraagde bewijsstukken) direct na ontvangst daarvan te controleren als daarvoor geen aanleiding is. Let wel, als een belanghebbende meent dat een inschrijver niet aan de in de UEA gestelde eisen voldoet, dan kan deze voor de rechter afdwingen dat u alsnog de juistheid van de verstrekte gegevens toetst. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u de bewijsmiddelen voor gunning dient op te vragen bij degene aan wie u voornemens bent de opdracht te gunnen. U kunt de inschrijver vragen de overgelegde verklaringen en bescheiden toe te lichten en/of aan te vullen. Blijkt dat de verstrekte informatie onjuist is, dan moet u de inschrijver alsnog uitsluiten en gunt u de opdracht aan de inschrijver die als tweede is gerangschikt. Er bestaat geen verplichting tot gunnen. Niet-gunnen kan wel betekenen dat u in meer of mindere mate schadeplichtig bent ten opzichte van de (winnende) inschrijver(s). U mag de verificatie overigens ook al doen in de selectiefase van een niet-openbare procedure bij degenen die u wilt uitnodigen een inschrijving te doen.

U kunt een ondernemer uitsluitend verzoeken bewijsstukken bij een UEA te voegen die geen betrekking hebben op gegevens en inlichtingen die in dit document gevraagd kunnen worden. Dit tenzij het een lijst met referentiewerken die in de afgelopen periode van ten hoogste vijf jaar werden verricht of van de voornaamste leveringen of diensten die in de afgelopen periode van ten hoogste drie jaar werden verricht.

Bij twijfel over de juistheid van de verklaring adviseert PIANOo u deze zo spoedig mogelijk te controleren. Met een tijdige verificatie voorkomt u dat u de inschrijver later in de aanbestedingsprocedure alsnog moet uitsluiten of dat u in de postcontractuele fase de overeenkomst wegens dwaling of misleiding moet ontbinden voor zover dit proportioneel is. De Aanbestedingswet 2012 biedt verder een expliciete wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen.

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt dat u de juistheid van gegevens uit de UEA mag nagaan van degene aan wie u een opdracht wilt gunnen (of van degene die u bij een niet-openbare procedure wilt uitnodigen een inschrijving te doen). Daarbij kunt u vragen de overgelegde verklaringen en bescheiden toe te lichten en/of aan te vullen. Blijkt dat de verstrekte informatie onjuist is, dan moet u het bedrijf in kwestie alsnog uitsluiten en gunt u de opdracht aan de inschrijver die als tweede is gerangschikt. Er bestaat overigens geen verplichting tot gunnen. Niet-gunnen kan wel betekenen dat u schadeplichtig wordt ten opzichte van de (winnende) inschrijver(s).

Voor het gebruik van het UEA kunt u de wizard of de UEA-tool gebruiken, beide zijn te vinden in TenderNed. Het UEA hoeft niet ondertekend te worden als het onderdeel is van een groter pakket documenten waar een handtekening onder staat (zie artikel 2 lid 2 Aanbestedingsbesluit). PIANOo adviseert u daarom in uw aanbestedingsdocumenten op te nemen dat een handtekening onder de inschrijving/aanmelding ook geldt als een ondertekening van het UEA. Het digitaal onderteken van het UEA is niet mogelijk.

Meer informatie: Rechtsbescherming 

Afwijzen

Bij de niet-openbare procedure (of een andere procedure met voorselectie) toetst u in de inschrijvingsfase niet meer of een uitsluitingsgrond van toepassing is en of de inschrijvers aan de geschiktheidseisen voldoen. Een hernieuwde beoordeling mag alleen als na de selectiefase blijkt dat zich nieuwe gronden voor uitsluiting hebben voorgedaan of als de inschrijver niet (meer) aan de gestelde geschiktheidseisen voldoet.

In beginsel mag u een onvolledige of onduidelijke inschrijving niet in behandeling nemen. De algemene beginselen van behoorlijk bestuur, het evenredigheidsbeginsel en/of zorgvuldigheidsbeginsel impliceren echter dat u een herstel van fouten soms moet toelaten.

Heeft een inschrijver een kleine fout in zijn inschrijving gemaakt, die niet leidt tot vervalsing van de mededinging, dan mag deze hersteld worden. U kunt deze zelf ambtshalve herstellen of u kunt de inschrijver uitnodigen om die fout te herstellen. Bijvoorbeeld kennelijke verschrijvingen (een voor een ieder kenbare omissie) of het ontbreken van bepaalde standaardformulieren (niet zijnde model K). Het verdient uit oogpunt van transparantie aanbeveling om in het aanbestedingsdocument een herstelprocedure vast te leggen.

De algemene beginselen van behoorlijk bestuur, het evenredigheidsbeginsel en/of zorgvuldigheidsbeginsel impliceren dat u een herstel van fouten soms moet toelaten.

Er bestaat veel jurisprudentie over herstel van fouten. Hieruit volgt bijvoorbeeld dat u een te laat ingezonden model-K formulier en een gewijzigd plan van aanpak niet mag accepteren, maar een uittreksel KvK en ISO-certificaten wel. Er is geen scherpe lijn te trekken in wat wel en wat niet is toegestaan. Verduidelijkingen en aanvullingen zijn toegestaan. Inhoudelijke wijzigingen van de inschrijving (of het aanbestedingsdocument) zijn in beginsel niet toegestaan. Bovenal moet u alle inschrijvers gelijk behandelen. U dient zich te realiseren dat het bieden van herstelmogelijkheid aan één inschrijver mogelijk de concurrentiepositie van andere inschrijvers benadeelt. Vanwege het gelijkheidsbeginsel moet daarom zeer terughoudend worden gehandeld.

Verduidelijken van inschrijvingen

U mag van een inschrijver verlangen dat hij zijn offerte toelicht op bepaalde punten om deze te verduidelijken. Verduidelijking mag niet leiden tot een inhoudelijke wijziging van al verstrekte informatie of tot de acceptatie van nieuwe informatie. Een dergelijke handelwijze kan mogelijk tot een vervalsing van de mededinging leiden. Soms wordt in een aanbestedingsprocedure al vooraf een toelichtende gespreksronde met alle aanbieders ingepland. Vooral bij de aanbesteding van intellectuele diensten zie je vaak een presentatie van de voorstellen ingebouwd in de procedure. Een inschrijver heeft overigens geen afdwingbaar recht om een inschrijving te mogen toelichten.

Let op, onderhandelen over een ingediende offerte (buiten de onderhandelingsprocedure) is ten strengste verboden. 

Toetsen of de inschrijvingen voldoen aan de gestelde voorwaarden en (minimum)eisen

Inschrijvers uit de Europese Economische Ruimte (EER) en de GPA landen dient u toe te laten tot uw aanbesteding. Voor vragen over buitenlandse inschrijvers uit de Europese Unie kunt u vragen stellen op het Informatiesysteem Interne Markt (IMI) platform. Het IMI platform is een online-platform voor samenwerking tussen overheidsinstanties binnen de EER. 

Hierbij richt het platform zich op het wegnemen van twijfel over documenten en informatie, zoals:

• de authenticiteit van documenten of certificaten van inschrijvers;
• of een organisatie aan de technische vereisten voldoet op basis van bijvoorbeeld nationale normen, etikettering en conformiteitsbeoordelingen;
• het uitsluiten van inschrijvers op bijvoorbeeld een veroordeling wegens fraude;
• de standaardverklaring van inschrijvers.

Het gunningscriterium is de beste prijs-kwaliteitverhouding, tenzij u in het aanbestedingsdocument motiveert waarom u op de laagste prijs of de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit gunt.

Standaard moet in een bericht van afwijzing worden opgenomen:

• aan welke partij de opdracht is gegund;
• de gronden van de gunningsbeslissing;
• het bedrag waarvoor de opdracht wordt gegund;
• de score van de afgewezen inschrijver ten opzichte van de winnende inschrijving (waarbij ook de sterke en zwakke punten worden aangeven);
• hoe en binnen welke termijn inschrijvers rechtsmaatregelen kunnen aanwenden tegen de gunningsbeslissing.

Het ministerie van Economische Zaken (EZ) neemt verschillende maatregelen om de rechtsbescherming bij aanbesteden voor ondernemers te verbeteren. Hieronder valt ook de klachtafhandeling bij aanbesteden.

Meer informatie: Rechtsbescherming