Contractduur bepalen voor sociaal domein opdrachten

De Aanbestedingswet 2012 schrijft geen maximum contractduur voor, behalve bij raamovereenkomsten. Wel bevat de wet een aantal duidelijke uitgangspunten. Zo moet u goed nadenken over de meest geschikte contractduur voor de voorziening die u gaat inkopen. Het is belangrijk om een goede motivatie voor de looptijd van de opdracht op te nemen in de aanbestedingstukken.

Keuze contractduur

U mag een opdracht niet in tijd in meerdere opdrachten splitsen met enkel als doel om onder de toepassing van de aanbestedingswetgeving uit te komen. Leidend voor de looptijd is onder meer de situatie in de markt (dynamische markt of juist niet), de behoefte aan continuïteit van zorg bij de burger, de terugverdientijd van ondernemers en de aard van het product.

Langdurige contracten

Om bijvoorbeeld het continuïteitsbeginsel te kunnen borgen is het denkbaar dat u voor een langere contractduur kiest. U levert daar wel flexibiliteit voor in. U kunt een contract immers tussentijds niet wezenlijk wijzigen. Aandachtspunten bij langlopende contracten:

• Belangrijke veranderopgaven
  Langlopende contracten zijn interessant wanneer het gaat om transformatiedoelstellingen, belangrijke veranderopgaven en integrale ondersteuning. Deze vragen namelijk om een langetermijnrelatie en intensieve samenwerking met de aanbieders. Op het moment dat een duidelijk doel in beeld is en beide partijen investeringen doen is het niet verstandig om contracten met een korte looptijd af te sluiten en van aanbieder te wisselen.
   
• Investeren door zorgaanbieder
  Als een zorgaanbieders moet investeren voor uw opdracht en de terugverdientijd langer is dan de duur van de opdracht dan is een langlopend contract een goede keuze. Een contract met een korte looptijd kan er in dit geval voor zorgen dat u geen inschrijvingen ontvangt of dat de prijs erg hoog wordt.
   
• Continuïteit
  Wilt u dat er een duurzame relatie ontstaat tussen gemeenten, zorgaanbieders (hulpverleners) en
  inwoners (cliënten) dan zijn langdurige contracten geschikt. Met langdurige contracten investeert u in de onderlinge relatie, infrastructuur en continuïteit inburgeren en participatie.
   
• Maximale contractduur
  Een contractduur kan niet voor onbepaalde tijd zijn. De markt zou daardoor op slot zitten wat niet goed is voor vernieuwing en innovatie. Ook wordt gezonde concurrentie tussen aanbieders uitgeschakeld. De Gids Proportionaliteit en vaste rechtspraak geven aan dat een contract voor onbepaalde tijd in strijd is met het ‘nuttige effect’ van het aanbestedingsrecht.
   
• Raamovereenkomst
  Voor raamovereenkomsten geldt het uitgangspunt dat deze voor 4 jaar worden gesloten, maar u heeft de mogelijkheid om hier gemotiveerd van af te wijken.

Kortdurende contracten

Wenst u in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen dan ligt een kortere contractduur voor de hand. Aandachtspunten bij kortlopende contracten:

• Kwaliteit vasthouden
  Een kortdurend contract van 1 tot 2 jaar met de optie tot verlenging, kan ervoor zorgen dat een zorgaanbieder gericht blijft op het leveren van kwaliteit. Presteert de aanbieder niet goed genoeg dan volgt er geen verlenging en neemt u afscheid van elkaar.
   
• Beleidsonzekerheid
  Een korte contractduur is een voordeel als er beleidsonzekerheid is. Denk hierbij aan een toekomstige wetswijziging.
   
• Leren en transitiekosten
  Het nadeel van kortdurende contracten is dat er weinig tijd is om te leren en de dienstverlening goed ‘in te regelen’. Een nadeel is ook dat er relatief snel weer opnieuw aanbesteed moet worden en dit brengt transactiekosten met zich mee.

Verlenging lopende contracten

Een verlenging van een bestaand contract is mogelijk, zonder een nieuwe aanbestedingsprocedure te starten, indien aan 2 voorwaarden is voldaan.

Deze voorwaarden zijn:

• de oorspronkelijke opdracht moet reeds zijn aanbesteed (met inachtneming van de Europese drempelbedragen) en
• in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken moet expliciet een optiebeding of verlengingsclausule zijn opgenomen.

Aandachtpunten

• Sluit geen contracten voor onbepaalde tijd of met stilzwijgende verlenging af.
• Als u kiest voor een langdurig contract, creëer dan ruimte in het contract voor innovatie en doorontwikkeling tijdens de uitvoering van het contract en bijvoorbeeld ook voor wijzigingen naar aanleiding van nieuwe inzichten, ontwikkelingen en omstandigheden.
• Verdeel de risico’s bij langdurige contracten proportioneel tussen u en de aanbieder.
• Consulteer de aanbieders voorafgaand aan uw inkoop over de ideale contractduur en welke mogelijkheden zij zien voor innovatie en doorontwikkeling (bijvoorbeeld ten behoeve van het terugdringen van kosten of het uitproberen van een nieuw concept voor een klein deel van de opdracht).  
• Bied ruimte voor tussentijdse aanpassingen (met wederzijdse goedkeuring) als de aanbieder bijvoorbeeld een mogelijkheid ziet voor innovatie of verbetering. Waar nodig kan dat leiden tot aanvullende afspraken mits het niet gaat om een wezenlijke wijziging.