Fase 1: Voorbereiden de BPKV-inkoopopdracht

Op deze pagina:
Vaststellen inkoopbehoefte
Marktanalyse en marktconsultatie
Beoordelingsprotocol
BPKV of toch laagste prijs
Kiezen BPKV-criteria
Bepalen gewicht BPKV-criteria
Beoordelen BPKV-criteria

Vaststellen inkoopbehoefte

In uw organisatie ontstaat op enig moment de behoefte aan een bepaald product, een vorm van dienstverlening of een bouwkundig of civieltechnisch werk. Deze inkoopbehoefte brengt u zo goed mogelijk in kaart. Wat zijn de benodigde eigenschappen van het werk, het product of de dienst? Wat is het beschikbare budget? Wat zijn de doelstellingen? Is er voldoende bestuurlijk draagvlak? U vertaalt de inkoopbehoefte in een opdracht.

BPKV bij het behoeftestellen

Reeds bij het behoeftestellen is het nuttig om aan BPKV te denken. Concrete BPKV-criteria worden hier nog niet vastgesteld. Dit ligt anders wanneer volgens vastgesteld beleid al een of meer BPKV-criteria zijn bepaald, bijvoorbeeld op gebied van duurzaamheid. Belangrijk bij het vaststellen van de inkoopbehoefte is zeker ten aanzien van BPKV-criteria het contact tussen behoeftesteller en inkoper. De ervaring van het werken met BPKV-criteria van de inkoper kan de behoeftesteller helpen beter inzicht te krijgen in de rol en de functie van BPKV.

Marktanalyse en marktconsultatie

Vaak volstaat voor een aanbestedende dienst een analyse om zicht te krijgen op de markt. Een marktanalyse geeft echter niet altijd een gedetailleerd inzicht in de gebruikelijke BPKV-criteria. Daarvoor kunt u gebruik maken van een analyse van oude aanbestedingen via TenderNed of de lijst met praktijkvoorbeelden van BPKV.

Als vanwege de complexiteit van de opdracht of de markt een marktconsultatie nodig is als aanvulling op de marktanalyse, dan bestaat de mogelijkheid om in de marktconsultatie BPKV aan de orde te stellen.

Dit kan op twee manieren:

• Marktpartijen individueel of gezamenlijk vragen welke BPKV-criteria zij onderscheidend achten en welke waarde/belang/gewicht aan deze criteria gegeven zou moeten worden of
• De eigen wensen in de vorm ten aanzien van BPKV-criteria naar voren brengen en vragen of dit reële en onderscheidende criteria zijn.

Beoordelingsprotocol

Van algemeen belang voor het goed kunnen aanbesteden met BPKV is het beschikken over een beoordelingsprotocol. In het protocol staat hoe met beoordelingsverschillen wordt omgegaan, of met een procesbegeleider wordt gewerkt, hoe de score wordt afgerond en welke scores gehanteerd worden. Dit moet vooraf opgesteld zijn.

In het protocol moet rekening gehouden worden met:

• Strikte scheiding tussen beoordelen van prijs en kwaliteit
• Breed samengesteld beoordelingsteam van deskundige beoordelaars, vaak onder begeleiding van een procesbegeleider. 
• Verloop van discussie bij beoordelingsverschillen
• Transparantie van besluitvormingsproces
• Keuze score model
• Elke beoordeling moet omgezet worden in een motivering voor wel of niet gunnen.

Het is aan te raden reeds in een vroeg stadium van de voorbereidingsfase te starten met een beoordelingsteam. Door de verschillende invalshoeken/ervaringen binnen het team krijgt u meer inzicht in en kennis van het opstellen van BPKV-criteria. Hoe het beoordelingsteam inschrijvingen beoordeelt, moet vastliggen in een beoordelingsprotocol.

In bijlage 2 van de EMVI handleiding van Rijkswaterstaat staat een voorbeeld van een Intern protocol BPKV-beoordelingsfase.

BPKV of toch laagste prijs

Bij inkopen gaat het om de meeste waarde te krijgen voor je geld. Meestal weet een aanbesteder niet precies welke waarde door de markt geleverd kan worden voor het geld dat beschikbaar is. Met BPKV wordt de markt uitgedaagd om met meer waarde te komen dan minimaal geëist wordt.

BPKV (keuze) toegelicht

Transactiekosten

Aanbesteden met BPKV brengt meer werk en hogere kosten met zich mee dan gunnen op 'laagste prijs', zowel voor de aanbestedende dienst als voor de inschrijvers. Een aanbestedende dienst dient altijd de verhoogde transactiekosten af te wegen tegen de mogelijke meerwaarde van BPKV.

EIB onderzoek naar transactiekosten aanbesteden (pdf)

Motiveringen laagste prijs

Niet altijd wegen de hogere transactiekosten op tegen de (verwachte) meerwaarde van BPKV. Dan kan gunnen op laagste prijs een proportionele oplossing zijn. Om laagste prijs te mogen gebruiken is echter een degelijke motivatie verplicht.

Analyse motiveringen voor de laagste prijs

Gunning met een vast budget

Ook kunt u een opdracht gunnen op basis van alleen kwaliteitscriteria, met een vaste prijs als uitgangspunt. Zo beloont u inschrijvers die de meeste kwaliteit voor het beschikbare budget leveren en voorkomt u dat een kwalitatief mindere offerte alsnog de aanbesteding wint. In de factsheet Budgetgedreven inkoop van de vakgroep Inkoopmanagement leest u hoe u dit kunt implementeren.

Kiezen BPKV-criteria

BPKV-criteria moeten objectief, transparant en proportioneel zijn. Voor het overige heeft de aanbesteder een grote vrijheid bij de keuze van de BPKV-criteria, zowel op het punt van de inhoud van een criterium als het gewicht dat aan een criterium gegeven wordt. Ook het aantal criteria ligt niet in regels vast.

Wanneer eenmaal criteria zijn vastgesteld en gepubliceerd, mag een aanbesteder deze niet zomaar meer wijzigen, alleen verduidelijken. Wijzigt u de criteria, dan zult u altijd moeten beoordelen of sprake is van een wezenlijke wijziging. Is daar sprake van dan zult u de aankondiging moeten rectificeren en de termijnen aanpassen. In alle gevallen zullen de criteria zo geformuleerd moeten zijn dat inschrijvers deze eenduidig kunnen interpreteren.

Bepalen gewicht BPKV-criteria

In het gewicht van de BPKV-criteria moet de aanbestedende dienst door laten klinken wat hij overheeft – uiteindelijk in geld – voor meer kwaliteit, voor een snellere uitvoering, voor een duurzamere oplossing, voor een innovatieve oplossing, voor minder hinder, voor een betere communicatie enzovoort De wijze waarop dit gedaan wordt is niet voorgeschreven. Een aanbesteder heeft daardoor veel vrijheid in het bepalen van het gewicht, de waarde of het belang van een BPKV-criterium. Het gewicht geeft de waardering van de wensen aan. Een hoog gewicht houdt in dat de inschrijver ook een hogere prijs mag offreren om aan deze wens te voldoen.

Beoordelen BPKV-criteria

U beschrijft in de aanbestedingsstukken hoe u de BPKV-inschrijvingen beoordeelt. Belangrijk is dat vooral de wijze waarop inschrijvers invulling geven aan wensen beoordeeld wordt. De gekozen beoordeling mag tijdens de aanbesteding niet gewijzigd worden. Verder moet een lagere prijs altijd meer punten opleveren. Voor het overige schrijft de regelgeving niets voor. Dus op dit punt heeft u een zekere vrijheid.

Beoordelingsmethoden BPKV-criteria

De beoordelingsmethode hangt nauw samen met het BPKV-criterium. Er moet een of andere systematiek moeten worden toegepast, die zo objectief mogelijk is. De keuze voor een bepaalde methode is belangrijk omdat deze in belangrijke mate het resultaat van de aanbesteding bepaalt. Er zijn verschillende beoordelingsmethoden.

Interviews en presentaties

U kunt interviews of presentaties deel uit laten maken van de gunningscriteria. Dit geeft u de kans om, naast de schriftelijke beantwoording, ook de menselijke component mee te nemen in de  gunningsbeslissing. In beginsel is het organiseren van een interview of presentatie als onderdeel van de kwalitatieve beoordeling tijdens een aanbesteding toegestaan. Wel zijn er een aantal aandachtspunten om objectief te beoordelen en willekeur uit te sluiten.

Beoordelingsmodellen BPKV-criteria

Waar de beoordeling van het prijscriterium meestal leidt tot rekenen met formules, is bij de beoordeling van BPKV-criteria het gebruik van getallen niet altijd voor de hand liggend. Maar zonder getallen is het vrijwel onmogelijk om op objectieve wijze een uitkomst te bepalen. Bij elk beoordelingsmodel bepalen schaal, score en score grafiek samen met het gewicht de uitkomst van de beoordeling.