Terugblik: Slimmer gebruik maken van de ruimte onder de Europese aanbestedingsdrempels

Grote potentiële impact

In Nederland gaat het ‘onder de drempels’ in totaal om ongeveer 200.000 inkooptrajecten per jaar met een waarde van circa €65 miljard. Hoewel concrete cijfers ontbreken, zijn deze inkopen samen naar schatting goed voor zo’n  10% van de nationale CO2 uitstoot. Daarmee is de mogelijke impact van het maximaliseren van de maatschappelijke waarde enorm. Voor al deze inkooptrajecten is er veel vrijheid voor het inrichten van de procedures. “Maar”, ziet Schotanus, “die vrijheid wordt niet optimaal benut. En dat terwijl inkopers de procedures zelf zo kunnen inrichten dat ze duurzaamheid, effectiviteit en efficiëntie mee kunnen nemen in de inkoop.”

Problemen

Hoewel er verschillende goede voorbeelden zijn van slim inkopen onder de drempelbedragen, is er soms ook kritiek van leveranciers, journalisten, inkopers en interne opdrachtgevers over de inkoopprocedures. Zo zouden inkopers te zware of juist te weinig concurrentie stellen, komen er te weinig nieuwe gezichten aan tafel en is er gebrek aan inzicht in wat er eigenlijk allemaal gebeurt onder de drempels. Dit is inefficiënt en ineffectief en bovendien worden de mogelijkheden om sociaal en duurzaam in te kopen weinig benut.  

Hanteer hogere inkoopdrempels

Om slimmer in te kopen onder de Europese drempelbedragen, pleit Schotanus voor het verwijderen van drempelbedragen uit het inkoopbeleid van individuele overheden en hogere drempelbedragen die nationaal worden vastgelegd. In Italië schrijft nationaal beleid bijvoorbeeld voor dat leveringen en diensten vanaf €140.000 meervoudig onderhands (MVO) moeten worden aanbesteed en werken vanaf €150.000. Dit betekent niet dat alle inkopen onder die drempel enkelvoudig onderhands (EVO) worden aanbesteed. Wel geeft het de inkoper meer ruimte om na te denken wat passend is en welke aspecten er nog meer meewegen dan alleen de prijs.

Vereenvoudig je inkoopprocedures

Ook roept Schotanus op tot het onderzoeken van de juridische toelaatbaarheid van een lichte MVO-variant met begrijpelijke taal en gunningscriteria in afnemend belang, zonder gunningsmodel, met meer dialoog en een uitgebreidere motivering voor verliezende inschrijvers. Momenteel zijn inkoopteksten en -trajecten onder de Europese drempelbedragen vaak nog ingewikkeld. Door bijvoorbeeld aan te besteden op 3 A4 en een inschrijfvergoeding te bieden bij zware MVO-trajecten is het aantrekkelijker voor het mkb en sociale ondernemingen om zich in te schrijven. Dit vergroot de diversiteit in het aanbod. 

Geef meer aandacht aan sociale en duurzame ondernemingen 

De doelen van sociale ondernemingen en de overheid overlappen. Daardoor lijken ze een goede match en is er minder competitie en controle nodig. Maar hoewel sociale en duurzame ondernemingen de overheid vaak goed weten te vinden aan de subsidiekant, doen ze vaak niet mee aan EVO’s en MVO’s. Als ze wel meedoen, dan winnen ze niet vaak. Schotanus’ suggestie? Introduceer hogere drempelbedragen voor het 1-op-1 contracteren van sociale ondernemingen en maak duurzaam inkopen ‘verplicht, tenzij er een goede reden is om het niet te doen’. Zo’n reden moet wel openbaar worden gemaakt of bijvoorbeeld door de accountant worden gecontroleerd. 

Genereer meer transparantie

Tot slot riep Schotanus op tot het véél meer monitoren en publiceren over inkoop onder de drempelbedragen. Om meer vertrouwen, betere competitie, beter marktonderzoek, nuttiger onderzoek en minder corruptie te genereren. “Hogere drempels werken namelijk het best als je weet wat er gebeurt in je organisatie. Dan kan je als inkoper meekijken, helpen en het gesprek aangaan. Bijvoorbeeld als je ziet dat een interne opdrachtgever geregeld te veel of te weinig concurrentie stelt of kansen voor duurzaamheid nog niet benut.” 

Verslag PIANOo-congres 2023

Bekijk het verslag van het PIANOo-congres 2023.